Criar produtos ou serviços inovadores é algo essencial para realizar inúmeras vendas, mas, saiba que isso ainda não é o suficiente para ter sucesso.
Uma empresa também deve ter seus processos internos bem organizados, além de conformidade entre donos, acionistas e outros profissionais. É aqui que entra o conceito de GRC.
A sigla traz três aspectos diferentes que ajudam a definir processos, necessidades e condutas dos negócios. Dessa forma, fica mais fácil, para todos os envolvidos, entenderem como agir no dia a dia profissional em busca do sucesso.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e descubra os detalhes com a Moki!
O que significa GRC?
GRC é a sigla que corresponde aos termos Governança, Risco e Compliance (originários do inglês Governance, Risk and Compliance).
Nos próximos tópicos, vamos comentar melhor cada parte dessa tríade. Por ora, vale dizer que todos esses conceitos começaram a ser praticados em empresas de diferentes segmentos.
Isso porque, donos de negócios entenderam que era preciso alinhar pensamentos e ações de todas as pessoas: desde a liderança, passando pelas equipes operacionais e, também, chegando aos acionistas e clientes.
Afinal, sem a sincronicidade, não é possível ter atividades assertivas e, consequentemente, crescimento constante da empresa. A seguir, você confere mais detalhes sobre cada um dos termos de GRC.
Governança
A Governança é o conjunto de processos que mostra como os profissionais devem conduzir as atividades e, principalmente, as decisões da empresa.
Essa padronização oferece um apoio para que os negócios sejam conduzidos da melhor maneira possível. Tudo é feito sempre de maneira estratégica.
Afinal, é bem comum que, em um ambiente com pessoas diferentes, existam concepções e opiniões diferentes. Mas, independentemente de qualquer coisa, os profissionais precisam seguir uma mesma linha de pensamento na hora de conduzir a empresa.
Vamos usar o exemplo de uma instituição familiar, ok? Imagina se houver um desentendimento entre pais e filhos (donos e sócios dos negócios).
Nesse caso, os conflitos familiares devem ser deixados de lado, os membros precisam, então, seguir todos os processos que estão definidos na Governança. Caso contrário, os investimentos e resultados podem ir ladeira abaixo.
Risco
Por mais organizada e estratégica que seja uma empresa — por meio da própria Governança — os negócios ainda podem sofrer imprevistos e, consequentemente, riscos.
As ameaças podem ser internas, como a quebra de uma máquina, que ocasione a fabricação de centenas de produtos com defeito. Além disso, também existem as ameaças externas, por exemplo, uma crise na economia mundial.
A pandemia causada pela Covid-19 foi um caso de risco externo para milhares e milhares de empresas em todo o mundo. Muitas delas, inclusive, não resistiram aos impasses e tiveram que fechar suas portas.
Dito isso, fica evidente que é de extrema importância ter uma gestão de riscos dentro da empresa, não é mesmo? O objetivo aqui é o de levantar todas as ameaças possíveis e já se precaver contra elas.
>> Leia também: O que é APR e como fazer uma Análise Preliminar de Riscos?
Compliance ou Conformidade
Complicance, também conhecido como Conformidade, é o conceito usado para colocar a empresa a par de: normas, processos, legislações e boas práticas, sejam elas obrigatórias ou não.
Um exemplo disso é a garantia de que toda a empresa cumpra as leis trabalhistas e fiscais. Esses cuidados ajudam a impor a posição ética dos profissionais e, claro, a integridade de toda a instituição.
Sem isso, fica muito mais complicado evitar corrupções, fraudes e afins dentro da empresa.
Também vale frisar que, as empresas que seguem as normas, têm muito mais chances de crescer e, claro, ser visto com bons olhos por investidores.
Qual é a sua importância para as empresas?
Para você não ter dúvidas do quanto o GRC é realmente válido para as empresas, reunimos algumas vantagens sobre a tríade, neste tópico.
Confira quais são os pontos positivos:
Alinhamento estratégico
Nunca é demais lembrar que: ter investidores é algo muito importante para uma empresa.
Os acionistas, por exemplo, são os responsáveis por oferecer um capital imprescindível para que os empresários tenham recursos para colocar ideias em prática e, dessa forma, vender produtos e serviços de excelência.
Só que, como tudo relativo aos negócios, também existem desafios na relação entre donos, acionistas e administradores da empresa. E como alinhar todos os objetivos, desejos e necessidades, então? A resposta certa é GRC.
A padronização de processos e lógicas para a tomada de decisões (Governança) + a prática de leis e normas internas e externas à empresa (Complicance) coloca todos os interessados na empresa em uma mesma página.
Ou seja, o que ganha foco é o conjunto de necessidades e padrões da empresa, deixando de lado, os interesses particulares dos donos, investidores e administradores.
Gestão de ativos
Vale lembrar que os ativos tratam-se de todos os tipos de bens físicos de uma empresa, como: estoque de produtos, equipamentos do escritório, frota de veículos, entre tantos outros.
Justamente, como esse conjunto de bens pode ser algo bastante amplo, é importante que se tenha um controle sobre tudo.
É nesse ponto que entra a gestão de ativos, que corresponde ao conjunto de atividades para extrair resultados melhores dos bens físicos, por exemplo: aumento da produtividade e redução de custos.
Quem realiza uma gestão de ativos consegue, por exemplo, entender quando é a hora de trocar máquinas e equipamentos, de modo a aumentar a quantidade de fabricação de produtos.
Outro ponto da gestão de ativos é que ela está ligada à inspeção e manutenção preventiva dos equipamentos da empresa, com isso, há a redução de custos com manutenções e consertos.
Melhora da comunicação entre todos os profissionais
Mais uma vantagem do GRC é a comunicação eficiente entre donos, CEOs, administradores, times operacionais e acionistas.
Afinal, todas as regras, código de conduta e necessidades dos negócios ficam bem definidos e, mais do que isso, expressos a todos.
A partir desse ponto, todos os profissionais conseguem se entender verdadeiramente e, digamos que, “falar a mesma língua”.
Maior transparência em processos e atividades
Além de tudo, o GRC também está ligado à maior transparência sobre o dia a dia da empresa. Tanto os processos quanto as atividades internas e externas ficam claras para todos.
A partir disso, os colaboradores conseguem agir de forma mais assertiva, realmente fazendo tarefas que a empresa necessita para crescer.
Ao mesmo passo, também fica mais fácil para os líderes avaliarem se as atividades e condutas dos colaboradores estão dentro dos acordos pré-estabelecidos.
Redução de conflitos
Como dissemos, lá no início do conteúdo, a sincronicidade de pensamentos e atitudes entre todos os envolvidos na empresa é crucial.
Essa combinação elimina desejos e necessidades particulares e, enfim, coloca todas as pessoas em busca dos objetivos da empresa.
Logo, também há a diminuição de conflitos e desentendimentos, sobretudo, entre donos, acionistas e administradores.
Maior visibilidade para a empresa
A visibilidade é um aspecto extremamente importante para os negócios. Ter uma boa imagem e reputação faz com que a empresa atraia investidores e, claro, seja vista com bons olhos pelos clientes.
Para andar na linha, o GRC também é uma ótima solução. Pense, por exemplo, no Compliance…
O termo mostra quais são as regras, leis e normas internas e externas que a empresa deve seguir.
Isso já elimina o risco da instituição sofrer, por exemplo, processos trabalhistas, o que mancharia bastante a imagem e a reputação dela.
Como fazer o gerenciamento de Riscos, Compliance e Governança?
Nós vimos, até aqui, toda a parte conceitual de GRC (Governança, Riscos e Compliance).
Mas, afinal, como colocar todos os três aspectos em prática? Para te ajudar a implementar as soluções, indicamos três passos. Veja:
Análise e gestão de riscos
O começo de tudo é a análise de todos os riscos. Sendo assim, reúna a diretoria da empresa e discuta quais são os tipos de ameaças que os negócios estão sujeitos. Lembrando que é preciso pensar em riscos não só internos, mas também externos.
Então, depois de fazer um levantamento completo de possíveis problemas, já dá para seguir para o próximo passo, que é justamente a gestão de riscos.
Nessa parte, pensem em quais são os recursos que a empresa já tem ou, ainda, que deve buscar para evitar ou reduzir os riscos.
Vale dizer que nem sempre dá para evitar um problema. Pensemos, novamente, na pandemia da Covid-19.
Esse é um tipo de ameaça que nenhuma empresa poderia evitar, mas, claro, há maneiras de reduzir as consequências. Nesse caso, podemos citar a reserva de emergência.
Gestão de não conformidades
Vamos relembrar que o termo não conformidades é referente a processos, serviços ou produtos que não atendam aos padrões da empresa.
Já para fazer a gestão de não conformidades, primeiramente, é necessário mapear quais são os padrões esperados para atividades, processos, produtos e serviços.
Todas as definições devem ficar bem claras para todos os colaboradores. Além disso, também é necessário estabelecer quem serão os responsáveis por inspecionar equipes, operações de trabalho e infra-estrutura (máquinas e equipamentos).
É essa pessoa quem vai identificar a não conformidade e tomar os devidos e necessários passos para a correção.
Desenvolvimento da política de Compliance
Como vimos, o Compliance refere-se ao grupo de normas, legislações e regulamentações internas e externas que a empresa deve seguir.
Sendo assim, para ter um GRC eficiente, procure saber quais são as obrigações e legislações que a empresa precisa se adequar.
Um exemplo clássico é o caso da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que entrou em vigor em 2020.
A norma exige que os clientes tenham total consentimento a respeito da coleta e uso de seus dados pessoais.
Nesse caso, então, se você quiser pegar os dados cadastrais de um cliente, por exemplo, terá que informar quais são os intuitos da coleta.
E se preferir, o cliente também pode pedir que as informações a respeito dele sejam excluídas da base de dados da empresa. Fora isso, outro cuidado importante é estabelecer ou transformar os padrões de conduta e ética internos.
O próximo passo é deixar as regras claras a todos os envolvidos da empresa, desde sócios aos investidores. Por fim, mas não menos importante, é indicado fazer a análise e a inspeção para ver se todas as normas estão sendo seguidas.
3 etapas para uma estabelecer diretrizes de GRC
A seguir, também deixamos algumas dicas sobre como definir um plano de GRC. Vale conferir, também, esse cuidado.
1. Mapeamento de processos e funções
Além de deixar definido quais serão os processos e os respectivos responsáveis por eles, é muito importante fazer o mapeamento de tudo.
Isso soma à clareza e, também, ao acompanhamento eficaz de tudo. Ou seja, a liderança poderá saber como está o andamento de cada atividade dentro da empresa.
2. Análise e auditoria de processos
O segundo passo diz respeito à análise e auditoria de processos. Isso significa que a empresa, além de tudo, deve sempre verificar se os processos atuais ainda fazem sentido e como eles estão sendo executados.
A auditoria também é uma atividade que entra nesse aspecto. Basicamente, trata-se do cuidado de realizar investigações para saber se a empresa não está passando por fraudes, golpes e afins.
Um exemplo: muitas empresas realizam a auditoria financeira para saber se o saldo e os custos de um mês específico estão realmente de acordo com o planejado.
3. Acompanhamento de indicadores
Impossível falar sobre a implementação de GRC sem citar os indicadores de desempenho. Mas, antes de tudo, é necessário definir os objetivos da empresa.
Em seguida, vem os indicadores de desempenho, que nada mais são do que dados qualitativos e quantitativos sobre os negócios.
Por exemplo: um dos objetivos é aumentar a base de clientes, ok? Assim, os indicadores de desempenho serão o número de novos contratos assinados e, também, o tempo que as equipes precisaram gastar para receber o “sim” dos clientes.
Qualquer indicativo negativo, nesse contexto, de repente, pode mostrar a falta de conformidade com os processos pré-definidos do GRC.
Conclusão
Como você pôde ver, neste conteúdo, o GRC é a sigla que corresponde aos termos Governança, Risco e Compliance.
O primeiro trata de padrões ligados a processos e lógica para a tomada de decisões na empresa. Já o segundo, diz respeito às possíveis ameaças que os negócios podem sofrer e, também, a todo o conjunto de precauções.
O terceiro, por sua vez, é o conjunto de leis, normas e regulamentações (internas e externas), além de padrões de conduta, que todos os profissionais precisam atender. Caso contrário, a empresa fica à mercê de sofrer processos e ter a sua imagem manchada.
De fato: existem muitos pontos a se observar e colocar em prática, quando o assunto é GRC. Para te ajudar nessa empreitada, existe o Moki Checklist, um aplicativo de software para negócios B2B.
Com ele, você pode, por exemplo, criar uma lista de tarefas para suas equipes e, ao mesmo tempo, verificar como tudo está sendo cumprido.
Outra vantagem é a possibilidade de acompanhar todos os indicadores de desempenho e os relatórios diretamente pelo app.
Esses são somente alguns exemplos, o Moki Checklist ainda tem várias outras vantagens para os negócios.
Não perca mais tempo, saiba outras informações, e tenha um dia a dia mais organizado e em conformidade com acionistas, diretores, administradores e times operacionais!
Implemente as diretrizes de GRC com auxílio do Moki, app de Gestão da Informação!
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