O mapeamento de processos ajuda a compreender os fluxos de trabalho dentro de uma empresa.

Neste artigo, você vai compreender o que é esta poderosa ferramenta de gestão e seus aspectos mais relevantes.

O que é um mapeamento de processos?

Mapear processos é detalhar quem e o que está envolvido em um determinado fluxo de trabalho, revelando aspectos que podem ser aprimorados.

Ele representa, visualmente, uma sequência de atividades relacionadas ao fluxo de trabalho, bem como as pessoas e as decisões envolvidas no processo.

Quais são os tipos de mapeamento de processos?

Há muitas formas de se mapear processos, algumas mais fáceis de serem implementadas, outras mais detalhadas e complexas.

Assista a seguir um vídeo bem didático sobre elaboração de fluxogramas, um modelo de mapeamento:

Como se vê, há vários tipos de mapeamento e o fluxograma é um deles. Abaixo, seguem os mais conhecidos e utilizados:

Fluxograma de processos (flowchart)

No fluxograma de processos, utilizamos símbolos e formas padrão para representarmos graficamente o fluxo de trabalho. As atividades e etapas do processo ficam bem demarcadas e de fácil compreensão.

O mercado também aplica o fluxograma horizontal, versão mais aprimorada do fluxograma original. Neste tipo, as etapas do processo vêm no eixo horizontal e os responsáveis no eixo vertical.

Já o fluxograma vertical é o tipo mais utilizado para reconhecer a rotina de um setor de trabalho, muito útil para trabalhos de levantamento.

Existe ainda o mapofluxograma, desenhado em cima da planta de uma linha de produção. Com ele é possível estudar os movimentos dentro do processo produtivo.

Diagrama UML (Unified Modeling Language) 

Trata-se de uma linguagem padrão (UML – Linguagem de Modelagem Unificada) que auxilia desenvolvedores na visualização do processo de criação de softwares.

É composta por um conjunto de diagramas: os diagramas estruturais (detalham a parte estática do sistema) e os diagramas comportamentais (detalham a parte dinâmica, ou seja, como os componentes devem funcionar).

BPMN (Business Process Model and Notation) 

O BPMN – Modelo e Notação de Processos de Negócio é uma notação gráfica padrão que permitiu que as empresas unificassem a modelagem de seus processos.

Com ela é possível mapear todos os processos de negócio e acompanhar todas as atividades operacionais.

A notação BPMN é atualizada e aprimorada constantemente e, em 2005, passou a ser gerida pela Object Management Group.

Como se faz um mapeamento de processos? 

Ele se inicia com a identificação dos pormenores do fluxo de trabalho e é finalizado com seu aprimoramento, formando um ciclo que incentiva a melhoria constante.

Escolha os processos a serem mapeados 

Quais os fluxos de trabalho que precisam ser mapeados em sua empresa? Quais os mais críticos?

Os mais complexos e com maior necessidade de atendimento a normas e regulamentações? Esses devem ter prioridade.

Escolha o tipo de mapeamento 

Considerando os tipos de mapeamento e a área de atuação de sua empresa, qual é o mais adequado para sua gestão?

Escolhido o tipo, estude seus detalhes e recursos para aplicá-lo corretamente.

Discrimine todas as atividades e seus responsáveis 

Seja qual for a ferramenta utilizada, mapear processos exige o levantamento de todas as atividades envolvidas, das ações requeridas e dos responsáveis por elas.

Verifique e otimize todo o processo 

Ao mapear um fluxo de trabalho, verifique se todos os fatores envolvidos foram considerados.

Em seguida, é necessário pensar na otimização deste workflow e atualizá-lo sempre que o fluxo de trabalho exigir novas melhorias.

Primeiro exemplo de mapeamento de processosPrimeiro exemplo de mapeamento de processos otimizado

Qual a relação entre gestão e mapeamento de processos? 

Numa empresa, o objetivo do mapeamento de processos é ser usado para planejar novos projetos, analisar e gerenciar fluxos de trabalho, ajudar as equipes a se comunicarem, encontrar soluções para problemas, entre outros fins.

Melhores ferramentas para mapeamento de processos

Mapear processos deve ser um trabalho contínuo numa empresa, por isso algumas ferramentas podem ser úteis.

Indicadores de Desempenho (KPIs) 

Se você mapeou os processos em sua gestão, agora é o momento de controlar os indicadores de desempenho (KPIs).

Faça ajustes regulares e tome decisões com base nesses indicadores para a melhoria contínua dos processos.

Business Process Improvement (BPI) 

Outra ferramenta para a melhoria contínua dos processos.

O BPI faz pequenos ajustes ao longo do tempo para minimizar gargalos no processo e otimizar o serviço dos responsáveis por cada atividade.

Softwares de gestão 

Os softwares de gestão automatizam diversos processos de uma empresa, por isso são vitais em seu mapeamento, sendo grandes aliados de gestores.

Checklists

Ter um checklist é o mesmo que desenhar um roteiro para mapear processos com uma relação de tarefas, pessoas e documentos ou EPIs envolvidos nos fluxos de trabalho.

Funciona como um formulário para mapear processos, em que é necessário preencher, conferir e compartilhar dados.

Com um checklist adequado, o gestor terá em mãos uma poderosa ferramenta de gestão.

Saiba como a Moki Checklist é útil para o seu mapeamento de processos.

Modelo de mapeamento de processos: veja exemplos 

Um bom exemplo de mapeamento de processos organizacionais é aquele aplicado ao recrutamento.

O primeiro passo deste workflow pode ser a entrega do currículo, em seguida, a análise de suas qualificações mínimas pelo RH.

Com base nas qualificações, os candidatos são divididos em categorias. Em seguida, pode ser aplicado outro parâmetro, como tempo de atuação.

Após aplicados todos os filtros, os candidatos são chamados para a entrevista.

Outro exemplo: setor de compras.

Esse workflow se inicia com a solicitação ao departamento de compras, que buscará fornecedores, solicitará orçamentos e selecionará os mais adequados.

Uma vez que o fornecedor aceite o serviço e as condições, o pedido de compra será submetido à aprovação.

Aprovado, uma ordem de compra é emitida ao fornecedor. Ele envia a fatura e o processo termina após o pagamento.

Veja mais um exemplo de mapeamento abaixo:

Segundo exemplo de mapeamento de processosSegundo exemplo de mapeamento de processos otimizado

Conclusão 

O mapeamento de processos faz parte da gestão de qualidade nas empresas. Escolher o tipo ideal para seus negócios é um desafio, mas garante a melhoria contínua dos seus serviços e produtos.

Para auxiliar neste processo, compreender o conceito de fluxograma, reconhecer e utilizar notações padronizadas e atentar-se para a otimização contínua são a chave para bons resultados.

Além disso, o uso de indicadores de resultado, softwares de gestão e checklists eficientes podem tornar tudo mais confiável, com resultados duradouros.

A Leroy Merlin é um case de sucesso no uso da Moki Checklist no acompanhamento e gestão de processos. Veja como o mapeamento bem estruturado e o uso de dados em tempo real podem mudar sua gestão.