Moki Checklist

como fazer o pop procedimento operacional padrão

Como elaborar POP (Procedimento Operacional Padrão)? [Guia]

Uma forma de garantir qualidade e constância no produto ou serviço final da sua empresa é manter um registro dos procedimentos necessários nas diversas etapas do processo.

Vamos mostrar aqui de que forma você pode construir um documento de padronização dessas tarefas, conhecido como POP.

O que é POP e quando aplicar um procedimento operacional padrão?

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão, documento com roteiro padronizado e detalhado das tarefas a serem executadas na empresa. Tem como finalidade garantir a qualidade do produto final.

Seu objetivo é manter o processo funcionando de acordo com os padrões estabelecidos e minimizar desvios de execução. O POP permite estabelecer uma rotina com um passo a passo dos principais aspectos envolvidos em uma atividade específica.

O seu uso  justifica-se, principalmente, nas ações que impactam diretamente o resultado da empresa. Normalmente, são usados em operações produtivas e administrativas, mas também podem ser aplicados a atividades mais específicas, como higienização de espaços comuns.

Quais elementos um POP deve conter?

No POP, deve conter instruções que busquem elevar a produtividade e evitar o desperdício de recursos. O documento é resultado de pesquisas e visa à maior eficiência operacional.

Desse modo, há alguns elementos que devem estar presentes em sua estrutura:

  • Nome do procedimento
  • Responsável por sua elaboração
  • Área ou local de aplicação
  • Responsáveis pela tarefa de acordo com cargo e função
  • Lista de materiais envolvidos
  • Descrição das siglas
  • Documentação de referência
  • Passo a passo do procedimento
  • Perspectivas

Qual é a importância de Procedimentos Operacionais Padronizados?

Os Procedimentos Operacionais Padronizados são necessários na medida em que a existência de um padrão de qualidade a ser seguido diminui as chances de falhas no processo. 

Rotinas consolidadas e documentadas evitam brechas que podem comprometer o trabalho dos colaboradores e a satisfação dos clientes.

Entre as vantagens do uso nas organizações estão:

  • Melhoria da produtividade, já que com definições prévias os funcionários conseguem desempenhar sua função com confiança e eficiência;
  • Redução de falhas de comunicação e de acidentes de trabalho;
  • Aumento da qualidade dos produtos graças à sistematização dos processos;
  • Possibilidade de substituição de um funcionário sem prejuízo da produção.

Conheça os formatos de apresentação de um POP

principais tipos de POP

Como o POP é destinado a quem irá executar as tarefas, é importante que seja simples, completo e objetivo. O documento pode ser criado nos seguintes formatos:

1. Fluxograma

O fluxograma é um formato de Procedimento Operacional Padrão em formato de gráfico que apresenta as etapas de um determinado processo de forma sequencial e ordenada. 

Sua vantagem é a facilidade de visualização e mapeamento das tomadas de decisão de um procedimento. 

Esse tipo de diagrama de fluxo de processos é muito útil especialmente quando o documento contempla diversos colaboradores. É possível, inclusive, a utilização de símbolos padronizados para representar cada etapa. Veja como você pode montar um fluxograma.

2. Hierárquico

No entanto, se ele contiver várias etapas que envolvem a tomada de decisão, o formato mais indicado é o hierárquico. O mais comum é uma lista numerada ou com marcadores das etapas principais, seguida por outra contendo as etapas mais específicas. 

A vantagem desse formato é que é fácil de montar e de seguir. Além disso, não há muito espaço para erros de interpretação. No entanto, não é o formato mais favorável para a inserção de muitos detalhes ou pontos de decisão.

3. Atividades em etapas simples

Procedimentos de rotina curtos e fáceis podem ser apresentados no formato de etapas simples. Esse tipo de documento é o mais conciso, contém as diretrizes de segurança e outra documentação obrigatória em uma lista simples com frases curtas e claras. 

Neste formato de POP, como opção, você pode elaborar checklists para usá-los com ferramenta de planejamento e controle.

Quais são os tipos de POP existentes?

As atividades a serem padronizadas dependem das necessidades de cada organização.

No entanto, há alguns tipos de Procedimento Operacional Padrão que afetam mais diretamente o produto final e a experiência do cliente, por isso são mais frequentes dentro de uma empresa. São eles:

Fundamentais (Modelos)

Esse é o alicerce sobre o qual os demais POPs serão criados. Ele traz diretrizes sobre a criação de Procedimentos Operacionais Padrão de outras categorias, padronizando todo o processo. Isso garante que possam ser utilizados como roteiros.

Metódicos

A principal característica do POP Metódico é o caráter de teste que apresenta. O documento descreve um método completo de investigação.

Esse procedimento é rigoroso e feito por uma equipe especializada. Pode ser utilizado também no caso de um acidente de trabalho para investigar suas possíveis causas.

De segurança

Este abrange questões de segurança e ações a serem tomadas em uma situação de emergência. Não apenas serve como forma de evitar acidentes, mas para comprovar as instruções de trabalho em caso de auditorias dos processos serem realizadas.

De qualidade

O foco aqui são as orientações para análise e controle de qualidade. São descritos detalhadamente os parâmetros, quantidades e maneiras de se realizar determinados processos.

De armazenamento

O armazenamento correto de produtos é a principal preocupação na utilização de um Procedimento Operacional Padrão desse tipo, já que o não seguimento das normas pode acarretar prejuízos para a empresa ou acidentes para os funcionários.

De produção

Esse documento concentra-se em detalhar as práticas necessárias à realização de cada uma das etapas de produção. Com isso temos a garantia de que o produto esteja em acordo com as normas e requisitos necessários à sua comercialização.

De arquivamento

Nessa categoria o Procedimento Operacional Padrão irá suprir as necessidades de organização e arquivamento de documentos bem como estabelecer um roteiro para lidar com reclamações e conduzir a conversa com o cliente.

Aplicação do POP nas empresas: veja 3 exemplos

procedimento operacional padrão exemplo

Apresentamos abaixo três exemplos de Procedimentos Operacionais Padrão aplicados a diferentes setores da indústria.

POP na Segurança do Trabalho

A segurança do trabalho é uma das áreas na qual o Procedimento Operacional Padrão deve ser aplicado.

A análise do passo a passo das tarefas do setor permite isolar cada um dos elementos, verificar os riscos presentes, corrigi-los ou controlá-los. 

É importante ter sempre em mente os objetivos da Segurança do Trabalho dentro da empresa.

Em sua maioria,  visam à redução de acidentes e doenças relacionados às atividades laborais, à garantia de que os equipamentos de proteção individual estão em bom funcionamento e à realização de cursos sobre boas práticas de segurança.

Os principais fatores que levam a acidentes de trabalho são: 

  • a falta de concentração e atenção dos funcionários;
  • prazos curtos que levam à execução apressada.
  • pouca comunicação entre gestores e equipe;
  • cultura de distração entre as equipes;
  • falta de investimento em manutenção e substituição de equipamentos;
  • desobediência às normas de segurança do trabalho;
  • falta de segurança no recolhimento de detritos ou entulhos;
  • inexistência de fiscalização para o cumprimento das normas de segurança;
  • necessidade de treinamentos e cursos

Como usar checklists para segurança do trabalho? [Guia com modelo]

POP em alimentos

Com o objetivo de estabelecer boas práticas para serviços de alimentação e garantir as condições higiênico-sanitárias do alimento preparado, é imprescindível a produção de um POP que siga as orientações da ANVISA e evite prejuízos ao consumidor, como a ingestão de alimentos contaminados.

Isso inclui estabelecimentos que façam manipulação, preparação, fracionamento, armazenamento, distribuição, transporte, exposição à venda e entrega de alimentos preparados para o consumo humano.

Nesse documento podem ser abordados temas como a higienização de instalações, equipamentos e móveis, o controle integrado de vetores e pragas urbana, a higienização do reservatório de água e a higiene e saúde dos manipuladores.

A Vigilância Sanitária, nas RDC 216 e RDC 275, estabelece que os registros devem ser mantidos por pelo menos 30 dias após a preparação dos alimentos e conter especificações do setor a que se destina, a frequência de execução da operação e os produtos e utensílios necessários.

Conte com o Moki Checklist para otimizar operações no Varejo de Alimentos!

POP para limpeza

Essa é outra área em que a vigilância sanitária exige um Procedimento Operacional Padrão.  O uso do documento permite estabelecer padrões de manutenção e limpeza para que o ambiente permaneça em ordem e seguro. 

O POP de higienização de instalações, equipamentos e móveis é o primeiro citado na legislação.

Ele deve conter a natureza da superfície a ser higienizada, o método de higienização, o princípio ativo selecionado e sua concentração, o tempo de contato dos agentes químicos ou físicos e a temperatura utilizada.

É indispensável desenvolver um treinamento com os manipuladores para que o documento seja incorporado à rotina de trabalho e haja padronização na execução das tarefas do estabelecimento.

E, caso haja necessidade de desmontar algum equipamento para higienização, o POP deve trazer as etapas detalhadas tanto do desmonte quanto da montagem posterior.

Como fazer um POP? 5 etapas para elaboração

O Procedimento Operacional Padrão deve ser elaborado pelo colaborador que executa a tarefa em cada setor, já que ele é quem melhor conhece o processo. 

Para isso ele precisa ser treinado, habilitado e qualificado naquela função. No entanto, pode haver contribuição de outros setores afins. O seu desenvolvimento deve seguir as seguintes etapas:

1. Estabeleça o objetivo do documento

Conhecer o resultado esperado é essencial para definir o que é importante constar do esboço.

Para isso, reúna os profissionais responsáveis pela tarefa, afinal são eles que conhecem as particularidades de cada tarefa.

2. Defina o formato no qual irá produzir o POP

Acima vimos três formatos que podem ser adotados para o procedimento. Analise qual dos formatos melhor atende ao objetivo definido no passo anterior.

3. Escolha o responsável e forme o grupo de trabalho

Não necessariamente o responsável pelo POP será o responsável pela tarefa.

Mas é importante que ele faça parte do grupo já que seu conhecimento será essencial para delimitar os aspectos mais relevantes do documento.

4. Escreva o POP

O documento deve conter pelo menos as informações principais, um índice e a apresentação dos procedimentos específicos.

Não se esqueça de também criar um nome para o documento, já que isso tornará mais fácil referir-se a ele futuramente.

Cada etapa deve ser descrita de forma detalhada, o que inclui o tempo despendido para a execução da tarefa, os materiais utilizados e os resultados esperados ao final do processo.

5. Planeje e gerencie planos de ação

Aqui é o momento de criar uma rotina de checagem, inclusive apontando as rotinas mais críticas e que podem comprometer o resultado se não forem realizadas adequadamente.

Essa checagem pode ser feita de diversas formas. O uso de um software de gestão possibilita agilizar e otimizar os Procedimentos Operacionais Padrões.

O uso de um software de gestão possibilita agilizar e otimizar os Procedimentos Operacionais Padrões.

Conheça a ferramenta de gestão da informação Moki Checklist e gerencie suas ações com apenas um clique.

Conclusão

Vimos neste artigo o que é um Procedimento Operacional Padrão, os tipos existentes, os formatos possíveis e como elaborar o documento ideal para a sua empresa.

Processos realizados sem um POP costumam demandar uma constante supervisão. Além disso, estão mais suscetíveis a falhas durante a execução.

É normal que um Procedimento Operacional Padrão seja criado a partir de um processo já existente que precisa ser padronizado e documentado. Para isso é preciso que o processo já esteja em conformidade com a legislação vigente.  

Em outras situações é possível que a necessidade de implementar um documento desses surja justamente por conta de falhas observadas durante a execução ou no resultado final.

Nesse caso, deve-se primeiramente identificar as causas dessas falhas e estabelecer as etapas necessárias para eliminá-las, bem como para evitar que se repita.

Nunca é demais lembrar que o POP de um setor da empresa pode depender do de outros setores, por isso é essencial o trabalho em equipe.

Conheça o Moki Checklist e entenda como podemos otimizar a sua gestão!

Ilustração de um computador com uma tela cheia de gráficos e uma lupa em sua frente.
0 0 votes
Article Rating
Inscreva-se
Notificar quando houver
guest
0 Comentários
Inline Feedbacks
Ver todos os comentários
0
Queremos muito saber o que achou, comente aqui!x
()
x
Rolar para cima