O sistema de gestão integrada é uma solução que vem sendo adotada por muitas organizações com o objetivo de reunir informações relevantes de diversas áreas em um só ambiente de trabalho.
Essas informações, quando analisadas de forma consistente, se tornam um poderoso trunfo na tomada de decisões estratégicas.
Apesar de um número considerável de organizações já terem adotado esse tipo de sistema, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre como funciona e quais são os efeitos da implementação, na prática.
Antes de adotar qualquer modelo de gestão, é comum que o gestor se pergunte: Quais são as vantagens em adotar um sistema como esse para o meu negócio?
Neste artigo, você vai compreender o que é o sistema de gestão integrada e quais são os benefícios oferecidos.
SGI nas empresas: o que faz e por que adotar uma solução de gestão integrada
É um conjunto de processos e dados que engloba todas as áreas de uma organização, disponibilizado em um único ambiente de trabalho, em um único sistema. Basta apenas um acesso e todas as informações necessárias estão disponíveis para consulta.
O SGI pode abranger processos de gestão da qualidade, ambiental, segurança do trabalho, saúde ocupacional, entre outros.
Esse modelo de gestão faz com que o controle dessas informações seja centralizado, facilitando o trabalho dos gestores e, com isso, otimizando o tempo e auxiliando na tomada de decisões.
Assista ao vídeo abaixo da entrevista com o Prof. Jaime Cazuhiro Ossada para saber mais sobre gestão integrada.
Benefícios da gestão integrada nas empresas
Mas, afinal, quais vantagens podem ser observadas nas empresas com a adoção da gestão integrada? Na verdade, isso depende do intuito de cada organização, mas podemos listar:
Padronização dos processos e documentos
O uso de fluxogramas e a integração dos dados em um só ambiente possibilita o estabelecimento de padrões mais efetivos. Isso reflete em uma melhor gestão de documentos, facilitando as consultas e comprovações fiscais, por exemplo.
A padronização também permite atividades muito melhor otimizadas para os colaboradores, que não precisam planejar processos rotineiros. Eles passam a ser feitos a partir de etapas pré-estabelecidas, sem demandar tanto tempo.
Aumento significativo da produtividade
Com a padronização, outro impacto é o aumento na produtividade das equipes, que dedicam sua atenção às atividades menos repetitivas. Assim, melhoram a produção e também a qualidade das entregas.
Redução de custos operacionais
No sistema de gestão integrada, alguns padrões como o Procedimento Operacional Padrão podem impactar diretamente nos resultados financeiros da empresa.
Isso porque o sistema evita falhas, reduz riscos e pode rapidamente identificar e corrigir gargalos. Com o melhor aproveitamento, não só o aumento da produtividade como também a redução de custos geram resultados positivos ao caixa.
Democratização da informação
Sincronização resume essa vantagem para as empresas. Todos os funcionários podem acessar em tempo real as informações fornecidas e trabalhar de maneira mais alinhada aos resultados.
Produção de informação integrada e relevante
Não se restringindo ao acesso, o sistema possibilita também a filtragem e seleção das informações mais relevantes. Dessa maneira, a cultura de dados da organização é favorecida, possibilitando, por exemplo, a melhoria de processos a partir de pontos-chave de melhoria.
Apoio nas decisões estratégicas
Não há maneira mais segura de tomar decisões-chave na empresa do que se baseando em dados. Com informações de períodos longos sobre a área de finanças, por exemplo, é possível definir o melhor período para investir ou cortar gastos na empresa.
Processos mais eficientes e menos burocráticos
Com a visão ampliada sobre os processos e a circulação das informações, o núcleo da empresa passará a ter cada vez menos burocracias e tarefas repetitivas.
A exemplo, se antes seria necessário registrar a movimentação de mercadorias, com entrada e saída, posteriormente o processo pode se tornar automatizado e não demandar a inserção dessas informações mais de uma vez.
Qual é a importância da gestão integrada nas corporações?
O SGI se faz necessário especialmente no cenário cada vez mais competitivo em que vivemos.
A rapidez na análise de dados e a obtenção de informações, possivelmente estratégicas, são importantes para auxiliar nas tomadas de decisões. É importante que as organizações acompanhem a velocidade da informação no mundo atual.
Uma das áreas onde mais cresce a adoção do SGI como modelo de gestão é a área de Construção civil. Se aprofunde no tema com este artigo sobre as aplicações da gestão integrada na engenharia civil.
Como implantar um sistema de gestão integrada?
O primeiro passo é entender como funciona e como poderia ser útil para o seu negócio.
Após compreender como esse modelo de gestão pode ser útil, apresentamos aqui as etapas seguintes, propostas por Cerqueira (2007), autor do livro Sistemas de Gestão Integrados – Conceitos e Aplicações.
1. Planejamento
Visa definir o caminho que será seguido desde a situação atual até a efetiva implementação do sistema. Nesse cenário, é fundamental planejar cada uma das etapas e estabelecer os objetivos com o SGI.
2. Preparação
Durante a qual será estabelecida a política do SGI, que deve ser divulgada, entendida e cumprida por todos os níveis da organização. É o momento de reunir os colaboradores para a adaptação ao novo modelo.
3. Implantação:
Compreende as atividades de disseminação da documentação desenvolvida na etapa anterior, o entendimento das responsabilidades e autoridades de cada um e a mudança efetiva da forma de trabalhar.
Na prática, é a partir desse momento que se iniciam as atividades com a gestão integrada. É fundamental monitorar o progresso das adaptações e averiguar se os profissionais estão conduzindo de acordo.
4. Detalhamento e implementação:
Nesta etapa, deve-se estabelecer a forma mais adequada para prover a conscientização dos colaboradores e realizar auditorias internas para verificar a adequação do sistema.
O cumprimento destas etapas, de forma criteriosa, é o segredo para o sucesso da implementação de um sistema de gestão integrada no seu negócio!
Quais são os desafios do processo de implementação do SGI?
Os principais desafios se concentram em compreender como o SGI pode alavancar seus negócios e te ajudar a se posicionar no mercado e, obviamente, a fase de planejamento.
É muito importante que as etapas de implementação sejam seguidas para que se tenha um sistema robusto, capaz de atender as necessidades da empresa e cumprir esse papel de integração. Planejamento é essencial para que as organizações funcionem.
A adaptabilidade das equipes aos sistemas de dados também é de muita importância e não pode ser desconsiderada, já que muitos profissionais têm dificuldades em se adaptar às novas tecnologias.
Por fim, desenvolver padrões de processos que, de fato sejam efetivos para a empresa pode demandar um certo tempo.
Nem sempre a primeira versão se alinha a todos os setores da organização, então é sempre necessário atentar-se e adaptá-los continuamente.
Como o Moki pode trabalhar com um sistema de gestão
A construção de uma visão multi departamental de levantamentos de campo é uma forma eficiente de construção de visões operacionais e uma forma muito utilizada pelas empresas que tem no Moki a ferramenta para auditoria operacional e regulatória.
Cada departamento constrói sua verificação e estabelece os seus indicadores e pesos, para cada um dos itens analisados. Enquanto a rotina de checagem acontece de forma descentralizada, o Moki vai construindo visões consolidadas por área, unidade avaliada ou checklist.
Desta forma cria-se uma “visão guarda-chuva” da operação, possibilitando análises mais complexas e uma tomada de decisão mais embasada.
Conclusão
Em um mercado cada vez mais competitivo é preciso ficar de olho em todas as novidades que possam ajudar sua empresa a sempre se manter bem posicionada. Para isso, é preciso ficar antenado!
Não há maior valor atualmente que a informação. Mas não estamos falando de qualquer informação, e sim daquela que possui relevância e pode ajudar em decisões importantes para o seu negócio.
O sistema de gestão integrada, além de facilitar o acesso às informações, torna possível uma redução nos custos relativos à tecnologia, já que todo o desenvolvimento e manutenção se concentram em um só sistema.
E o que isso quer dizer? Que tanto as grandes organizações como as pequenas podem acessar este modelo de gestão.
O modelo de gestão integrada possibilita acessar tudo que é necessário em um mesmo ambiente, em apenas uma plataforma. Isso gera informação de qualidade, otimização do tempo e, consequentemente, processos mais eficientes e menos burocráticos.
Agora que você já sabe o que é e quais benefícios poderá usufruir de um sistema de gestão integrada, basta escolher qual modelo melhor se encaixa a sua realidade!