A organização das etapas de um projeto é fundamental para alcançar as metas estabelecidas de acordo com o que foi planejado.
É necessário definir muito bem o que se pretende em cada etapa, seus prazos e seus responsáveis.
Um projeto bem elaborado tem mais chances de obter sucesso na execução das tarefas e na detecção de não conformidades.
Uma das ferramentas que não pode faltar na hora de modelar um projeto é o cronograma.
Estabelecer um tempo para a realização de cada atividade é imprescindível para se ter o controle do andamento e para iniciar novas etapas no momento mais adequado.
Neste artigo veremos como montar um cronograma de projeto eficiente e qual o seu papel na elaboração e gestão de projetos.
O que é um cronograma?
O cronograma de projeto é uma ferramenta que registra todas as tarefas a serem realizadas e seus respectivos prazos, bem como a relação entre as atividades que serão executadas.
Deve conter todos os starts das tarefas, as relações de dependência entre elas e seus prazos, que são conferidos através do deadline.
Ele funciona como um núcleo de organização e controle do projeto, do qual se obtém informações de execução, atrasos, desvios de função, entre outras.
Tipos de projeto
Antes de entender como montar um cronograma, é interessante conhecer os diversos tipos de ferramentas que existem disponíveis e avaliar qual seria a mais adequada às especificidades da empresa e do projeto.
Os mais usados no mercado são:
Gráfico de Gantt
Também conhecido como Diagrama de Gantt, é uma ferramenta visual que permite organizar e controlar o cronograma do projeto.
O gráfico mostra em um painel os avanços das etapas com destaque para os intervalos de tempo e as tarefas a serem realizadas, bem como a relação de dependências entre as atividades.
Cronograma de Milestone
Conhecido em português como Cronograma de Marcos, ele é estruturado em linhas e colunas, assim como o Gantt, porém a visualização não é dividida por tarefas a serem executadas e sim por marcos do projeto.
Esses marcos são os eventos que foram escolhidos como importantes e que devem ser destacados.
Diagrama de rede
O foco do diagrama de rede é a relação de dependência e interação entre as tarefas estabelecidas para serem executadas em cada etapa.
As atividades são representadas em boxes que se conectam a outros por meio de setas, como em um fluxograma.
A vantagem dessa ferramenta é a visualização de atividades que podem acontecer simultaneamente.
Plano de ação MOKI
Com a Moki é possível criar e gerenciar planos de ação através do app, que permite a visualização das tarefas a serem executadas, os prazos com seus respectivos status (concluídos, atrasados, dentro do prazo) e diversos filtros de busca, até mesmo por responsável.
É prático e simples, os próprios colaboradores podem ter acesso às tarefas atribuídas a eles.
Como montar um cronograma de um projeto?
Para montar um cronograma o mais indicado é seguir um passo a passo básico, composto por 7 fases, que vamos ver agora.
1. Defina as etapas do projeto
É importante definir muito bem o que acontecerá em cada etapa do projeto, essa delimitação é fundamental para a montagem do cronograma.
Nesse primeiro escopo entram também as informações de estimativa de tempo, orçamento e os recursos necessários para a execução das tarefas.
Todas essas informações serão bastante úteis para a construção da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que veremos a partir do passo seguinte.
2. Elabore a Estrutura Analítica do Projeto
A EAP é uma representação gráfica das entregas que devem ser realizadas pelo projeto, um desdobramento mais visual do escopo.
Para criar uma estrutura analítica dessas é preciso já ter uma lista de tarefas que serão executadas por entrega ao longo do projeto.
É na EAP também que a relação de dependência entre as tarefas já é pensada para facilitar os próximos passos.
Veja aqui mais dicas para montar a EAP:
3. Defina objetivos e prioridades
Uma vez que se tem todas as tarefas listadas e agrupadas, é necessário estabelecer as prioridades de execução, o sequenciamento dessas tarefas.
É nessa fase que se deve registrar também todas as atividades que dependem de outras para serem realizadas, ou seja, a hierarquização das tarefas e, ainda, definir quais atividades podem ser realizadas de forma simultânea.
É importante que as tarefas sejam detalhadas, porém objetivas.
4. Observe os materiais necessários
Levantar todo o material que será necessário para a execução de cada etapa evita atrasos e imprevistos.
O planejamento de material, equipamentos e recursos humanos é fundamental para conseguir definir todos os prazos e objetivos.
Além disso, uma das funções do cronograma é facilitar a visualização de recursos alocados e materiais utilizados tornando possível a realocação e a antecipação caso alguma aquisição seja necessária.
5. Defina o período do projeto
O tempo estimado para cada tarefa é uma das informações mais importantes do cronograma.
A duração de cada atividade e o somatório para realizar cada etapa ou marco de projeto devem ser bem definidos para refletir a realidade da complexidade das tarefas, da quantidade de recursos e do orçamento disponíveis.
Para tal, pode ser útil consultar o histórico de execução de outros projetos semelhantes.
6. Atualize sempre o cronograma
Para que o cronograma funcione de maneira eficiente é necessário ser constantemente atualizado e revisado.
Os tempos de duração das etapas e o andamento do projeto exigem o uso de uma ferramenta dinâmica para que os gestores possam fazer o acompanhamento do andamento das atividades de forma regular e confiável.
As alterações de cronograma devem ser feitas sempre que for necessário e o mais breve possível após detectar qualquer tipo de mudança de direcionamento ou desvios no andamento do projeto.
7. Compartilhe com a equipe
Todas as informações devem ser comunicadas à equipe de trabalho. Uma boa comunicação é sempre importante para que as atividades sejam realizadas conforme o planejado.
Um sistema de gestão pode ajudar bastante nessa tarefa, o Moki oferece um software que permite que todos os envolvidos com um determinado projeto possam acessar o sistema e buscar informações sobre as atividades, como prazos, responsáveis e status de execução.
Quais as vantagens de se montar um cronograma para projetos?
O cronograma é indispensável para a organização e o controle de um projeto, sem ele é impossível monitorar as tarefas realizadas e o tempo que cada etapa leva, bem como criar estimativas de tempo para cada fase.
Não seria exagero dizer que é a alma do planejamento de um projeto e deve ser elaborado de forma objetiva e coerente.
Outra função importante de um cronograma de projeto é avaliar o desempenho da equipe de trabalho conforme as etapas vão sendo realizadas, comparar as projeções com as execuções e verificar que tipo de desvio ocasionou atrasos ou adiantamentos.
Dessa forma é possível corrigir problemas ao longo do projeto e realocar recursos se for necessário. Além disso, serve como aprendizado para a realização de outros projetos.
Uma vantagem interessante em montar um cronograma de projeto é a visualização da estrutura de forma simples e com os destaques necessários ao acompanhamento de cada etapa e, também, a visão do projeto como um todo.
Para tal, a escolha de um software inteligente é um diferencial, já que cada ferramenta disponível no mercado oferece determinados tipos de acompanhamento dos gráficos.
Pode-se considerar a escolha da ferramenta um passo complementar aos que já vimos, já que não só o registro das informações pode ser facilitado como o acompanhamento por toda a equipe de trabalho deve ser simples e compartilhado.
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Conclusão
A gestão de projetos depende de organização e planejamento.
Pensar em como montar um cronograma é também pensar na elaboração do projeto como um todo, os desdobramentos das atividades por etapas, os marcos importantes, os recursos alocados e o orçamento necessário e disponível.
A visualização das etapas e seus prazos é imprescindível para o cumprimento das etapas estabelecidas e só é possível com a adoção de uma ferramenta que possa auxiliar na criação de um gráfico que destaque todos os pontos.
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