Você já ouviu falar na Quarta Revolução Industrial (também conhecida como Indústria 4.0)?
O conceito reúne ideias como a adoção de tecnologias de automação, coleta e uso de dados estratégicos em tempo real.
Além da adoção de computação em nuvem para armazenamento e compartilhamento de informações-chave nas empresas.
A automação comercial é um dos pilares desta Revolução.
De acordo com pesquisas recentes, o nível de automação nas empresas brasileiras aumentou 3% entre 2019 e 2020.
O estudo traz destaque para o setor industrial de bens semi-duráveis, com crescimento de 15% nos últimos 4 anos. Já o setor de comércio e serviços apresentou crescimento de 11% no mesmo período.
O que esses números representam? Eles mostram que a adoção de sistemas de automação comercial é um caminho sem volta, sendo utilizados nos mais variados processos internos de uma empresa, como relacionamento com o cliente e os colaboradores, atendimento, logística, dentre outras áreas estratégicas, como veremos a seguir.
Neste artigo você vai compreender o que é automação comercial, uma tendência que vem revolucionando a forma de conduzir os negócios em vários setores e em empresas dos mais variados portes, trazendo produtividade, reduzindo falhas e otimizando processos que antes eram feitos manualmente.
Continue lendo para saber mais.
O que é automação comercial?
A automação comercial consiste no uso da tecnologia para automatizar determinadas tarefas em uma empresa que antes eram conduzidas manualmente. Pode ser utilizada em várias frentes, tanto na área operacional quanto em setores estratégicos.
Com a automação, os processos ganham agilidade, confiabilidade e padronização. A produtividade da organização como um todo dá um grande salto.
Tarefas antes repetitivas agora podem ser performadas por máquinas e softwares, o que reduz a possibilidade de erros, amplia os meios de captação de dados para a tomada de decisões e libera a mão de obra qualificada para outras atividades.
O atendimento ao cliente é, tipicamente, uma área onde a automação pode ajudar muito, evitando a sobrecarga dos colaboradores e agilizando o contato e a resposta aos que buscam seus serviços.
No entanto, há muitas outras aplicações.
Como, por exemplo, na gestão de contratos e seus prazos; em serviços de marketing, como no envio de e-mails para a carteira de clientes e no atendimento pelas redes sociais; na logística; no financeiro e em vários outros setores, como veremos a seguir.
Qual a importância da automação comercial?
A automação comercial utiliza máquinas, softwares e sistemas baseados no ambiente digital para o ganho de produtividade e eficiência.
Além disso, promove maior confiabilidade, pois reduz a probabilidade de erros em tarefas que antes eram conduzidas manualmente por funcionários.
Os sistemas de automação também são capazes de gerar dados sobre os negócios, sejam eles de pequeno, médio ou grande porte, influenciando na tomada de decisões estratégicas. É o caso da automação na área de vendas.
Um software voltado para esta área é capaz de gerar relatórios em tempo real, integrados com dados de outros setores da empresa, oferecendo uma ferramenta estratégica poderosíssima para o time de vendas, que pode atuar com mais precisão e mais rápido.
Não se trata, portanto, somente de liberar os colaboradores das tarefas repetitivas. A automação torna todo o negócio mais competitivo.
Imagine um sistema de automação que consegue lidar, ponta a ponta, com os dados de áreas-chaves da empresa, do controle de estoque até a emissão da nota fiscal? Trata-se de um avanço enorme em produtividade, sem dúvidas!
Assista a seguir um vídeo da AFRAC – Associação Brasileira de Automação para o Comércio e veja como a inovação tecnológica pode impactar seus negócios, especialmente com os avanços dos softwares de automação comercial.
Quais as vantagens da automação comercial?
A automação comercial pode auxiliar em diferentes setores de uma organização. Envio de propostas, atendimento a clientes, geração de relatórios, auxílio no compliance, engajamento de equipes, entre outras milhares de aplicações.
Em todas as áreas em que for necessário ganhar produtividade, acelerar processos e reduzir erros, a automação será bem-vinda.
Um software de gestão como o Moki oferece funcionalidades completas que não só automatizam tarefas como também permitem o acesso rápido e fácil aos dados coletados e depositados em nuvem.
Veja o caso das franquias. A necessidade de padrões operacionais, típica do setor, fizeram do Moki o software mais utilizado neste tipo de negócio.
Ele permite a padronização das vitrines através da funcionalidade de checklists com fotos, viabiliza a criação de planos de ação que elevam a qualidade dos processos, o monitoramento das performances das lojas e muito mais.
A seguir, você vai encontrar características da automação comercial e uma lista das principais vantagens da adoção de um software como o Moki, que podem ser percebidas em qualquer setor.
Redução de custos
A primeira grande vantagem notada por empresas que implementam a automação comercial é a redução de custos. Afinal, quanto custa um colaborador qualificado atuando em atividades e processos repetitivos e rotineiros que podem ser automatizados?
Ainda, quanto a empresa perde com controles manuais feitos em planilhas improvisadas, livros rasurados e falta de padronização de processos?
Com todos os aprimoramentos que a automação traz aos processos, a redução de custos é inevitável, pois as falhas são reduzidas drasticamente.
Além disso, setores que sofrem com fraudes também ganham com a adoção de softwares, reduzindo os custos com desvios e má-fé.
Otimização do tempo
Outro grande benefício da automação é o ganho de velocidade nos processos da empresa. A participação de funcionários, em muitos casos, é totalmente dispensada.
Além disso, com os colaboradores liberados das tarefas repetitivas, o desempenho da equipe melhora.
Softwares que trazem funcionalidades para coleta de informações, como checklists digitais integrados, facilitam a análise em tempo real, a colaboração coletiva da equipe e ainda permitem a visualização de dados essenciais em gráficos de fácil compreensão.
Tudo isso gera maior produtividade, com a produção de mais tarefas em menos tempo. Veja o caso do Grupo Boticário, que implementou o sistema de checklist da Moki para automatizar processos e efetuar uma análise de dados em tempo real.
Controle do fluxo de caixa
Para o fluxo de caixa há soluções de automação que conseguem monitorá-lo, controlando as entradas e saídas com precisão e em tempo real. É possível acompanhar KPIs e intervir imediatamente, antecipando-se a gargalos financeiros.
Os softwares de automação geram relatórios e gráficos do fluxo de caixa a partir de dados coletados continuamente, permitindo a integração com outras informações relevantes, tais como obrigações fiscais, contas a pagar, vencimento de obrigações, despesas, contas a receber, entre outras.
A automatização do fluxo de caixa abre espaço para o crescimento da empresa de forma saudável e monitora dificuldades sazonais e outros eventos que podem afetar as finanças de uma empresa.
Os dados coletados a partir da automatização vão servir para tomar decisões estratégicas e assertivas.
Organização logística
A padronização de procedimentos como o controle de inventário, a geração de relatórios, o gerenciamento de vendas e a avaliação de desempenho permitem uma análise mais precisa de várias áreas estratégicas para as empresas, inclusive para as operações logísticas.
O aumento de dados disponíveis garante aos gestores o suporte necessário para a tomada de decisões. Quando os armazéns são controlados por softwares e ferramentas automatizadas, é perfeitamente viável, por exemplo, ter um controle online e imediato da armazenagem e do transporte.
As ferramentas de automação também podem ser utilizadas para rastrear produtos de forma confiável e segura, planejar rotas, prevenir falhas, aprimoramento de embalagens e até para se determinar o manuseio ideal da carga.
Produtividade
Agilidade nas vendas, emissão eficiente de notas fiscais, controle de estoque automatizado, resposta rápida ao cliente, operações de venda otimizadas... impossível pensar em tudo isso e não enxergar o aumento da produtividade para toda a equipe.
A troca de informações mais rápida entre os setores, os processos com menos erros e falhas, e os dados confiáveis coletados com precisão são os três pilares de um software que traz maior produtividade para as operações de uma empresa.
Softwares voltados para a inteligência operacional, que fazem uma análise de dados em tempo real, monitorando as principais atividades de uma empresa, são ideais para negócios que precisam ganhar em produtividade e eficiência.
Quais processos são atingidos pela automação comercial?
Os softwares de automação que integram os processos-chave das empresas geram dados que facilitam a gestão, tornando-a mais eficiente. Podem ser implementados em várias áreas, trazendo muitos benefícios para o dia a dia dos negócios.
Algumas dessas áreas apontadas a seguir possuem processos que são o coração da empresa. Todas elas têm um salto de produtividade e eficiência quando contam com tecnologias de automação.
Financeiro
A gestão financeira dos seus negócios pode mudar da água para o vinho com a implementação da automação. Você gerencia contas a pagar e receber com mais facilidade, passa a confiar em seu fluxo de caixa automatizado e mantém todo o compliance fiscal junto aos órgãos reguladores.
Com a automatização do seu financeiro você pode emitir boletos, acompanhar o cumprimento de contratos, fazer a conciliação bancária com mais facilidade e muitos outros recursos que vão poupar tempo e aumentar a produtividade do setor.
Controle de estoque
Um sistema de automação é capaz de controlar o inventário do estoque em tempo real. Nada de mercadorias paradas ou faltando, a gestão eficiente deste processo está sempre voltada para o equilíbrio entre a demanda e a oferta de produtos.
A automação da gestão de estoque permite que sua empresa acompanhe indicadores-chave que impactam seus negócios: o giro de estoque, a lucratividade e a representatividade dos bens e produtos no faturamento da empresa são alguns desses KPIs que podem ser monitorados.
Além disso, o estoque automatizado amplia a satisfação do cliente, pois a empresa estará sempre preparada para atender aos seus pedidos, reduzindo as ocorrências de rupturas de estoque e feedbacks negativos de potenciais compradores.
Documentação
Os softwares de automação também ajudam no controle da documentação. É o caso de programas que auxiliam no lançamento de notas fiscais, na emissão de boletos e no controle de contas e despesas.
Além desses, existem também, documentos legais e regulatórios que devem estar sempre dentro da validade e que precisam ser monitorados sempre.
Alvarás de funcionamento, laudo de vistoria do Corpo de Bombeiros, alvarás sanitários e certificados de limpeza e desinfecção são alguns exemplos.
Sistemas em nuvem documentam, armazenam e integram informações da gestão, promovendo uma ferramenta estratégica para a tomada de decisões.
Com a documentação sob controle, várias atividades são facilitadas: fechamento do caixa, controle das vendas por cartão, além dos dados fiscais.
E não é só isso. A substituição de documentos impressos pelo armazenamento online facilita a consulta, aumenta o controle e a segurança, além de eliminar boa parte da burocracia envolvida no envio/recebimento de documentação.
Conclusão
A implementação da automação de processos em uma empresa é um dos pilares do que hoje denominamos de Indústria 4.0. Basicamente, uma utilização inteligente da tecnologia para uma gestão estratégica dos negócios com aumento de produtividade.
A automação comercial permite o mapeamento de todos os processos de gestão, o compartilhamento de informações em tempo real, a gestão documental eficiente, e garante a segurança do armazenamento em nuvem, profissionalizando o ambiente de negócios.
Os checklists digitais do Moki coletam dados, geram relatórios e dashboards que facilitam a análise de indicadores e ainda permitem que sua empresa alcance as metas com planos de ações especialmente desenvolvidos para as suas necessidades.
Além disso, o Moki também pode capturar dados de dispositivos IoT e de outras fontes externas e cruzá-los com com as mais variadas informações, como as provenientes de checklists digitais.
Isso permite que o software entenda o seu negócio de forma a automatizar processos indispensáveis, como a criação de planos de ação, nos casos de queda de produtividade, inconformidades ou resultados abaixo das metas, por exemplo.
Chega de pilhas de papel ou de tabelas eletrônicas improvisadas que deixam a gestão confusa e insegura na hora de tomar decisões. Tenha indicadores confiáveis de seus negócios e compartilhe as ações com todos os setores envolvidos, simultaneamente, em tempo real.
E para você, gestor, que está na dúvida se deve ou não automatizar seus processos, acredite: seus negócios vão dar um grande salto com a tecnologia e você vai se esquecer de que um dia optou por processos manuais!
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