Controlar o estoque com precisão é um desafio diário para empresas varejistas, centros de...
O controle preciso da entrada e saída de mercadorias é uma das etapas mais críticas nos processos logísticos, industriais e de distribuição. Quando feito de forma manual, usando planilhas ou anotações em papel, o risco de falhas operacionais, prejuízos financeiros e retrabalhos aumenta exponencialmente.
Neste artigo, abordaremos:
- O que é o registro de entrada e saída de mercadorias
- Por que esse processo exige rigor e rastreabilidade
- Principais erros na execução manual e seus impactos
- Como a automação elimina perdas e otimiza resultados
- Boas práticas para digitalizar esse controle
Ao final, você entenderá como fortalecer a integridade operacional usando tecnologia, com enfoque em auditorias, inventários e prevenções de perdas conectadas às rotinas de recebimento e expedição.
O que é registro de entrada e saída de mercadorias?
A entrada e saída de mercadorias envolve o controle físico e sistêmico dos materiais que chegam (recebimento) e que deixam (expedição) o estoque de centros de distribuição, plantas industriais ou lojas de varejo.
Esse processo tem como objetivo principal:
- Garantir que o que entrou ou saiu esteja de fato registrado corretamente.
- Confrontar dados físicos e fiscais.
- Rastrear divergências e facilitar auditorias.
Esse registro deve indicar:
- Data e hora das movimentações.
- Identificação dos produtos.
- Fornecedor (no recebimento) ou cliente (na expedição).
- Quantidade movimentada.
- Responsáveis pela operação.
- Local de destino ou origem.
Empresas que operam esse processo de forma informal ou em planilhas correm riscos como perda de produtos, inconsistência nos saldos de estoque, impactos financeiros, atrasos e penalidades fiscais.
Por que o registro de entrada e saída é crítico para o negócio?
Em diferentes segmentos — varejo, indústria, logística e distribuição — esse controle é obrigatório e estratégico. Ele influencia diretamente indicadores operacionais e financeiros como:
- Acuracidade do inventário
- Redução de perdas e extravios
- Conformidade fiscal
- Controle de validade
- Produtividade da equipe de recebimento e expedição
Vejamos os principais impactos da má gestão:
1. Perda de rastreabilidade
Sem um sistema eficiente que registre cada movimentação de mercadorias de maneira confiável, torna-se difícil identificar a localização, o tempo e os responsáveis por cada item. Isso pode gerar problemas na gestão do estoque e insatisfação do cliente.
2. Erros contábeis e fiscais
Divergências entre os saldos físicos e os registros sistemáticos podem resultar em inconsistências contábeis, deixando a empresa exposta a problemas com o Fisco. Implementar um sistema automatizado de controle pode minimizar essas falhas.
3. Danos ao giro de estoque
Quando os produtos não são registrados corretamente na entrada, eles podem não estar disponíveis no sistema para venda ou expedição, prejudicando o nível de serviço. Isso não só afeta as vendas, como também a imagem da empresa diante dos clientes.
4. Aumento de retrabalho
A cada divergência nos registros, surgem a necessidade de verificações adicionais, recontagens ou auditorias internas, gerando um aumento significativo de retrabalho e custos operacionais.
5. Risco de fraudes
Sem um controle digital, a manipulação mal-intencionada dos registros é facilitada, criando um ambiente propício para fraudes nas entradas e saídas de mercadorias. A adoção de soluções tecnológicas pode ajudar a reforçar a segurança.
Sinais de que você precisa digitalizar o processo
Se sua empresa ainda opera o controle de entradas e saídas usando planilhas de Excel, documentos impressos ou preenchimento manual no ERP, sinais como os abaixo indicam que a operação está vulnerável:
- Falta de visibilidade imediata sobre o que entrou ou saiu.
- Estoque sistêmico diferente da quantidade real no armazém.
- Auditorias recorrentes apontam falhas.
- Recebimentos geram lentidão nas docas.
- Produtos enviados incorretamente ao cliente.
- Dificuldade em rastrear responsáveis por movimentações.
Automatizar esse processo reduz erros humanos e traz agilidade operacional. Isso se conecta diretamente a práticas fundamentais como a prevenção de perdas e a gestão por inventário contínuo.
Como automatizar o registro de entrada e saída de mercadorias
A digitalização do processo envolve três pilares principais: padronização, rastreabilidade e mobilidade. Aqui estão as etapas para uma implementação eficaz:
1. Aplicação de auditoria operacional
Utilize checklists digitais e workflows em dispositivos móveis para garantir que cada etapa das entradas (conferência, romaneio, registro no ERP) e das saídas (separação, conferência, carregamento) esteja devidamente documentada em tempo real.
>> Veja também: Checklist de Recebimento de Mercadorias: baixe o modelo pronto para sua operação
2. Plataforma mobile com integração
Soluções como o Moki permitem realizar registros diretamente no local da movimentação, com dispositivos móveis, de forma online ou offline. Isso substitui planilhas e reduz tempo de resposta frente a divergências.
3. Atribuição clara de responsáveis
Cada registro deve identificar o colaborador que executou a operação. Isso fortalece a rastreabilidade e a responsabilização em caso de erros ou fraudes.
4. Operações guiadas por workflow
Registre o passo a passo: chegada do caminhão, apontamento do pedido de compra, conferência documental, inspeção física, aceite da NF, entrada no estoque. Esse fluxo deve ser padronizado e obedecido sempre.
5. Integração com ERP e sistemas
A plataforma precisa dialogar com o ERP para alimentar dados em tempo real, atualizando saldos e disponibilizando informações para outras áreas como fiscal e contábil.
Benefícios da digitalização do processo
Ao substituir processos manuais por plataformas móveis de registro em campo, empresas dos setores de varejo, distribuição e logística observam reduções significativas em perdas, retrabalhos e desvios.
Veja os principais ganhos:
- Redução de 50% até 80% nos erros de lançamento
- Eliminação de divergências entre físico e sistema
- Aumento da produtividade nas docas e armazéns
- Visibilidade em tempo real das entradas e saídas
- Melhoria no SLA de entrega e recebimento
- Maior conformidade com normas fiscais
- Rastreabilidade completa
- Diminuição de perdas e extravios
Esses benefícios são potencializados quando o controle de entradas e saídas está conectado com o inventário cíclico.
>> Veja como a Jadlog alcançou resultados expressivos com o Smart Scan nos processos de entrada e saída de mercadorias.
Boas práticas para controlar movimentações de estoque
A adesão à tecnologia, por si só, não garante o sucesso. É fundamental construir rotinas e padrões operacionais claros. Veja boas práticas que devem ser implementadas:
1. Criar fluxos de trabalho (workflows) documentados
2. Utilizar checklists digitais validados por supervisores
3. Registrar data, hora e geolocalização das operações
4. Integrar leitura de código de barras ou QR code
5. Exigir foto ou anexo em casos de avarias
6. Aplicar checklist para recebimento fiscal e físico
7. Registrar responsável e aprovação do supervisor
8. Auditar entradas e saídas em ciclos definidos
9. Manter histórico acessível por item, data e operador
10. Conectar registros com inventário e expedição
A adoção de soluções especializadas permite estruturar essas práticas em um sistema único de controle, fortalecendo o monitoramento completo da operação.
>> Veja como implementamos essa abordagem na área de logística e distribuição.
Digitalize o controle de entradas e saídas e evite perdas
Empresas que ainda operam o registro de entrada e saída de mercadorias de forma manual enfrentam obstáculos significativos: perdas não detectadas, divergências sistêmicas, atrasos operacionais e falta de rastreabilidade.
Ao digitalizar esse processo com apoio do Moki, você elimina vulnerabilidades que impactam a produtividade, a acuracidade de estoque e o compliance fiscal.
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