Você sabe a importância de criar um plano de ação e o que é preciso para implementar um em sua empresa? Sabe quais ferramentas e metodologias estão disponíveis?
Uma empresa precisa se planejar para atingir suas metas. Definir objetivos, executar, acompanhar e analisar os dados definem um plano de ação bem elaborado, o que faz toda diferença nos resultados e no planejamento estratégico.
Reunimos informações suficientes para conseguir elaborar seu próprio plano de ação. Continue lendo e tenha um guia completo de sua implementação e atinja as suas metas empresariais.
O que caracteriza um Plano de Ação Empresarial?
Um Plano de Ação Empresarial é um cronograma de ações necessárias para atingir determinado objetivo.
Trata-se de um planejamento de atividades detalhado que visa, normalmente, a conclusão de um projeto, o alcance de determinada meta ou a resolução de um problema.
E por que é importante? Benefícios do planejamento de atividades
O objetivo do plano de ação é trazer clareza. Através dele, a empresa sabe qual o objetivo, os responsáveis, recursos disponíveis, prazos e as formas de controle das ações necessárias para determinado fim, seja ele um problema a ser resolvido, uma meta ou um projeto a ser concluído.
Quantas e quais etapas um plano de ação possui?
Basicamente, um plano de ação de qualidade tem cinco etapas:
1. Início
Defina seus objetivos, saiba o que quer alcançar.
Saber para onde se está indo faz toda diferença, evita que haja perda de foco e tempo com tarefas sem importância. Também torna o processo mais eficaz e eficiente.
2. Planejamento
Defina as ações que devem ser colocadas em prática para atingir suas metas.
Estabeleça prazos, algumas ações podem ser mais trabalhosas e demoradas, enquanto outras são mais simples, tudo depende do objetivo final.
Escolha os responsáveis por cada tarefa, assim será mais fácil saber de quem cobrar o resultado.
Não se esqueça de incluir em seu cronograma os custos para cada etapa, é essencial que isso seja feito antes da execução para avaliar se há adequação ao orçamento disponível.
3. Execução
Chegou a hora de colocar em prática o planejamento. Cada etapa deve corresponder com o cronograma traçado.
Mas tenha sempre um plano B na manga caso algo dê errado ou haja atraso em alguma tarefa.
4. Monitoramento
Essa fase é muito importante para avaliar se está tudo sendo feito conforme planejado.
Caso aconteçam imprevistos ou falhas no plano de ação, o monitoramento servirá para identificá-las para serem logo solucionadas.
Listar as causas desses problemas para que não ocorram novamente, também faz parte dessa etapa.
5. Encerramento
Depois de todas as fases concluídas, chegamos a uma etapa tão importante quanto as outras.
Nessa hora, são coletados todos os dados do plano de ação, tudo que foi feito até aquele momento é reunido em um relatório.
É preciso documentar todas as etapas para, de alguma forma, avaliar os resultados.
O cruzamento desses dados é muito importante, pois a partir deles as empresas obtêm informações que podem definir seus próximos passos e estratégias.
Exemplos de aplicações dos Planos de Ações nas empresas
Como vimos, os planos de ação podem servir para resolver um problema, alcançar uma meta ou mesmo para concluir um projeto que teima em não sair do papel.
Confira em quais áreas eles também podem ser muito úteis:
1. Controle de Qualidade
Planos de ação geram oportunidades de melhorias, afinal você está “consertando” aquilo que não está funcionando muito bem ou no seu processo, traçando estratégias e adotando práticas para alcançar melhores resultados.
Isso se reflete no controle de qualidade do seu produto ou serviço. Uma vez que você aprimora seus processos, a tendência é que você trabalhe com mais qualidade, entregue melhores produtos e aumente as chances de fidelizar clientes.
2. Prevenção de Perdas
A prevenção de perdas é um setor chave em grande parte dos segmentos de mercado, afinal, os prejuízos podem ser imensos.
Por isso, é necessário ter um plano de prevenção de perdas bem estruturado que considere todos os riscos da operação. Esse plano precisa ser constantemente acompanhado e revisado.
Ao encontrar uma irregularidade, é necessário agir com rapidez para eliminar essa falha.
O plano de ação é extremamente eficiente na gestão de prevenção de perdas, por permitir a criação de um documento bem estruturado com estratégias eficazes para minimizar riscos e resolver não conformidades de forma ágil.
3. Auditoria de Processos
Auditar processos dentro de uma empresa exige o levantamento de todas as atividades envolvidas, seus custos e os responsáveis por elas. Isso lembra alguma coisa, não? Exato! Planos de ação.
A gestão de processos tem objetivos estratégicos e o plano de ação na auditoria de processos é o que vai tirá-la do papel e trazer resultados práticos para seus negócios!
Metodologias e ferramentas para desenvolver o Plano de Ação?
Vamos conhecer algumas das ferramentas e metodologias mais adotadas para o desenvolvimento de um plano de ação.
5W2H
Uma das etapas mais críticas de um plano de ação é descobrir exatamente quais ações devem ser realizadas.
Para ajudar a defini-las, a ferramenta 5W2H pode funcionar como um checklist, onde serão verificados os 5 Ws e os dois Hs:
What → O que
Why → Por que
Where → Onde
Who → Quem
How → Como
How much → Quanto custa
Veja no vídeo abaixo como o app da Moki Checklist pode ajudá-lo a criar seu plano de ação personalizado.
Diagrama de Ishikawa
O famoso método da Espinha de Peixe aborda as causas de cada problema a ser resolvido. A partir daí, são definidas as soluções e as medidas de correção que devem ser tomadas.
É ideal para fazer o controle de qualidade dos processos.
PDCA
O método PDCA (plan, do, check e action) foca na melhoria contínua e costuma ser aplicado como um ciclo com as seguintes etapas:
Plan (Planejar) - é a primeira etapa, nela se faz o planejamento através de um plano de ação.
Do (Fazer) - execução do que foi planejado.
Check (Checar) - avaliar e medir o que foi feito. Conferindo se tudo saiu de acordo com o planejado.
Act (agir) - é a hora de corrigir e ajustar diferenças, padronizar e concluir o plano de ação.
Como dito anteriormente, esse método é um ciclo contínuo em que todas as etapas são interligadas.
A oportunidade de avaliar e corrigir ações, faz com que seja um processo de constante melhoria.
Não basta agir é preciso medir e ajustar todas as etapas para um resultado crescente.
Elaborando um Plano de Ação assertivo: 5 dicas de ouro
1. Foque em metas mensuráveis
Tome cuidado para não se perder em metas muito amplas ou de difícil mensuração.
“Capacitar 60% dos funcionários em gestão de projetos até o fim do ano” é mais eficaz do que “Aumentar número de funcionários capacitados”.
Tenha metas fáceis de serem averiguadas, sempre.
2. Ações eficazes
Verifique se as ações definidas em seu plano de ação são adequadas ao objetivo que você pretende atingir.
Eleja suas prioridades, seja realista, dificilmente será possível realizar tudo de uma só vez.
3. Um responsável por tarefa
Cuidado! Cada tarefa deve ser de responsabilidade de somente um funcionário.
Ao delegar a mesma atividade para mais de uma pessoa, corre-se o risco de sobreposição de funções.
Cada responsável deve acompanhar de perto o que foi planejado e deixar claro para todos o andamento de seu trabalho.
4. Vigie o orçamento
Você não vai querer uma surpresa desagradável nos seus custos, vai?
Antes de começar a execução de cada etapa, certifique-se que esta cabe no seu orçamento e as controle separadamente, assim fica mais fácil calcular o custo total.
5. Utilize software de gestão
Um software de gestão facilita o controle de cada etapa de criação de um plano de ação, especialmente o controle das atividades que devem ser implementadas e da comunicação em equipe.
Outra vantagem de se usar um software de gestão é a possibilidade que ele oferece de empresas fazerem um planejamento estratégico eficaz a partir do cruzamento de dados reais coletados.
Moki Checklist: Conheça o Sistema de Gestão da Informação da Moki
No Moki é possível criar planos de ação avulsos ou vinculados a um checklist.
Este último permite que o próprio supervisor de campo crie planos durante a auditoria assim que constatar uma não conformidade, o que torna o processo mais fácil e ágil.
Os planos de ação do Moki podem ser preenchidos no formato 5W2H ou da maneira que você achar melhor.
Nele, é possível que você estipule os responsáveis e os prazos para sua execução e dispare alerta aos envolvidos.
No software do Moki é simples fazer o acompanhamento dos planos, sugerir alterações, inserir comentários, anexar fotos e documentos, e atualizar status e andamento das ações.
Além disso, os planos também podem ser colocados em fluxos de aprovação, o que garante que gerentes e responsáveis estabeleçam as ações a serem tomadas ou se certifiquem que elas estejam no orçamento e adequadas ao objetivo final.
O Moki ainda gera relatórios de fácil entendimento que permitem realizar análises acerca da execução dos mesmos.
Conclusão
Um plano de ação empresarial bem estruturado pode ser o grande diferencial para resolver aquele problema que se arrasta há muito tempo em sua empresa. Ou para tirar do papel aquele grande projeto que pode revolucionar seus negócios.
De qualquer forma, hoje em dia, temos muitas ferramentas e métodos disponíveis para implementar um plano de ação eficiente que gera resultados de fato.
Uma dessas soluções é o intelligent checklist, que traz uma forma fácil de controle de cada etapa, bem como de custos, responsabilidades e tempo de conclusão das tarefas.
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