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Como fazer a matriz de risco?

Matriz de Risco: veja as principais etapas para aplicá-la!

Todo projeto, por mais que tenha sido bem planejado, pode apresentar um número de riscos que devem ser tratados quanto antes e, assim, evitar impactos negativos para os negócios de sua empresa.

Estamos falando de gestão de riscos, que consiste em avaliar os fatores de risco e se antecipar aos possíveis acontecimentos. Para tal, algumas ferramentas podem ser bastante úteis aos gestores na tomada de decisões.

Neste artigo vamos ver como funciona a Matriz de probabilidade e impacto de risco, mais conhecida como: Matriz de Risco.

Não basta monitorar seus riscos e as não conformidades operacionais. É preciso entender o impacto que eles causam no seu resultado financeiro.

O que é a Matriz de Risco?

Matriz de risco é uma ferramenta que permite visualizar e selecionar quais são os riscos que devem ter prioridade de tratamento em uma organização, ou seja, é uma ferramenta que auxilia na avaliação dos riscos a serem tratados de forma hierarquizada.

O mapeamento de possíveis riscos e a realização de uma análise preliminar desses riscos é fundamental para traçar um plano de prevenção eficiente.

Matriz de Risco e Plano de Gestão de Riscos

O planejamento é a etapa mais importante de qualquer projeto de gestão, é nesta etapa que serão definidos os parâmetros de como será realizado um determinado trabalho para atingir as metas estratégicas da organização.

Portanto, o Plano de Gestão de Riscos deve estabelecer uma série de definições fundamentais para o tratamento dos riscos que afetam ou podem vir a afetar sua empresa. Vejamos as principais:

  • Metodologia: a escolha da metodologia a ser adotada é de suma importância e deve levar em consideração a adequação do método às especificidades da organização.
  • Funções: é importante definir bem as responsabilidades de cada um da equipe, assim como disponibilizar os treinamentos necessários ao exercício das funções.
  • Orçamento: definir o orçamento é imprescindível para dimensionar a equipe, as atividades, o tempo, ou seja, outras definições dependem do estabelecimento do orçamento.
  • Cronograma: o cronograma deve ser bem definido, incluindo tempo de treinamento dos funcionários, reuniões e todo o tipo de evento previsto ao longo da execução.
  • Relatórios de acompanhamento: os relatórios devem conter as informações necessárias ao acompanhamento das atividades e dos resultados. Eles servem para nortear os gestores e possibilitar a reavaliação das decisões tomadas.
  • Matriz de probabilidade e impacto: a Matriz de Risco envolve a definição das probabilidades de risco, a categorização desses riscos e a avaliação dos impactos. É a ferramenta que vai mostrar quais riscos devem ter prioridade de tratamento.
  • Tratamento: a partir dos parâmetros já citados, deve-se definir quais são os tratamentos necessários para os riscos detectados, sejam eles imediatos ou preventivos.

Vale ressaltar que em toda implementação de um plano de gestão é importante estabelecer diretrizes de boas práticas para que as novas funções façam parte da cultura organizacional da empresa e, assim, se torne um processo de melhoria contínua.

E como a matriz funciona?

A Matriz de Risco nada mais é que uma tabela dinâmica que relaciona dois fatores: probabilidade e impacto.

Através desses dois parâmetros é possível calcular e classificar os riscos, possibilitando a avaliação dos gestores de quais riscos devem ter prioridade de tratamento.

A probabilidade trata da possibilidade de um acontecimento e o impacto mostra qual a gravidade desse mesmo acontecimento, essas duas dimensões combinadas determinam o nível crítico do risco a ser tratado.

A tabela (matriz) deve ser elaborada de uma maneira que a visualização dos níveis críticos seja rápida e simples, facilitando a análise do gestor sobre cada um dos riscos. Vejamos agora um exemplo de matriz de risco:

Para que serve a matriz de risco?
Para que serve a matriz de risco?

Observe que conforme aumenta a probabilidade e o impacto, tem um maior número de células vermelhas (alto e risco alto). A combinação dos fatores gera automaticamente os status críticos de cada risco.

Os níveis de probabilidade e gravidade (impacto) devem ser definidos na construção da matriz através da atribuição de uma pontuação, de forma que seja parametrizado basicamente o que é: alto (ou elevado), médio (ou moderado) e baixo.

Neste exemplo temos ainda o parâmetro extremo. Ainda neste artigo, veremos o passo a passo para a elaboração de uma matriz de risco.

Mas por que adotar essa matriz como parte da gestão de riscos?

Como seu uso pode beneficiar sua empresa?

O principal benefício dessa metodologia é a antecipação de acontecimentos que podem causar prejuízos para os negócios da empresa. A partir da priorização de riscos é possível estabelecer um plano de prevenção e tratamento adequado.

Mapear os riscos de forma sistemática cria, inclusive, oportunidades para que a organização repense seus processos de trabalho e elabore estratégias mais consistentes.

Um problema não tratado é só uma “pedra no sapato”, um problema identificado e tratado contribui para o processo de melhoria contínua.

Uma outra vantagem importante que a matriz de risco oferece é a facilidade de visualizar as dimensões do problema em um gráfico de interface simples e fácil de interpretar, que pode ser usado para guiar toda a equipe de trabalho.

Como a matriz de risco pode ser aplicada nas empresas?

A matriz de risco pode ser aplicada a qualquer tipo de processo da organização, seja da área operacional, de produção ou até mesmo um projeto específico. Vejamos algumas das suas aplicações:

Compliance

O setor que trata de compliance nas organizações é um setor bastante sensível que merece atenção especial dos gestores por tratar de conformidades internas e externas que podem impactar a imagem da empresa.

Identificar riscos e se antecipar aos acontecimentos pode ser muito útil no que diz respeito ao atendimento das normas ISO, das auditorias e de outras exigências legais. Além disso, é fundamental para manter as boas práticas organizacionais.

Qualidade

O setor de qualidade é responsável por controlar e garantir a qualidade dos processos, serviços e produtos de uma empresa. Para tal, é necessário controlar e prever também os acontecimentos indesejados.

É nessa etapa que a matriz de risco deve ser adotada, auxiliando os gestores a avaliar os riscos, se antecipar aos acontecimentos e evitar que a qualidade seja impactada com resultados negativos.

Segurança do trabalho

A matriz de risco se aplica ao gerenciamento de riscos operacionais, auxiliando a detectar situações de riscos para que os gestores possam estabelecer um plano eficaz de tratamento e prevenção, evitando acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.

Vale ressaltar que muitas normas e atendimento às legislações que fazem parte do compliance dizem respeito à segurança do trabalho.

Passo a passo para elaboração da matriz de risco

passo a passo para montar a matriz de risco

Veja as principais etapas para a elaboração de uma matriz dinâmica e eficiente:

1º passo: Onde usar a matriz

O primeiro passo é identificar em quais áreas e processos da empresa cabe a adoção de uma matriz de risco. Uma vez definida qual a necessidade e onde se encaixa, podemos seguir para a elaboração da matriz em si.

2º passo: Definir os níveis de probabilidade e impacto

A primeira coisa a ser estabelecida são os critérios de criticidade para os parâmetros de probabilidade e impacto.

Toda matriz deve oferecer ao menos três níveis para os riscos: alto, médio ou baixo. Mas nada impede que sua tabela seja mais complexa e inclua mais níveis.

Ao longo da construção da matriz é possível identificar se há necessidade de outros níveis intermediários como, por exemplo: muito baixo, elevado, extremo, moderado, entre outros.

Aqui vamos mostrar um exemplo de como pode ser construída uma matriz de risco básica, composta por três níveis de risco que contemplam três critérios de criticidade

Probabilidade Alta

  • Chance de ocorrer: 60% ou mais;
  • Ocorre muitas vezes ao longo de um processo;
  • Ocorrem em situações semelhantes.

Probabilidade média

  • Chance de ocorrer: de 15% a 60%;
  • Ocorre, mas não com frequência;
  • Ocorre em situações aleatórias e esporádicas.

Probabilidade baixa

  • Chance de ocorrer: até 15%;
  • Nunca ocorreu, mas há possibilidade;
  • Ocorreu apenas uma vez.

Impacto alto

  • Gera custos altos;
  • Gera consequências graves como lesões físicas aos colaboradores;
  • Gera interrupção dos processos, da produção ou operacional.

Impacto médio

  • Gera custos médios, mas ainda assim impactam o orçamento mensal;
  • Gera consequências graves, possivelmente contornáveis;
  • Gera interrupção dos processos, da produção ou operacional, por curto período.

Impacto baixo

  • Gera custos baixos, não impactam tanto o orçamento da empresa;
  • Gera consequências que podem se resolvidas rapidamente, sem gravidade;
  • Não gera interrupção ou ocorre apenas uma pequena pausa nos processos.

É extremamente importante a atenção na hora de definir os critérios de avaliação dos riscos porque se trata da base da matriz. Caso os resultados não pareçam razoáveis, será necessário redefinir esses critérios.

3º passo: Estabelecer pontuação

O terceiro passo consiste em definir uma pontuação para cada critério descrito. Essa pontuação será usada para calcular as médias de probabilidade x impacto e apresentar os resultados para cada risco.

Para que a visualização seja simples e rápida, é interessante usar cores para destacar os níveis críticos e, caso seja uma matriz mais complexa, diferenciar também fonte e tamanho das letras nas células coloridas.

Com esses resultados os gestores conseguirão analisar os riscos e construir uma lista de priorização para o plano de tratamento na gestão de riscos.

4º passo: Análise quantitativa e qualitativa

A aplicação da matriz de risco deve ser acompanhada de um processo contínuo de análise quantitativa e qualitativa. Após a identificação, classificação, priorização e tratamentos dos riscos, eles devem ser constantemente reavaliados.

Alguns riscos podem simplesmente não constar mais na matriz, atingindo um nível tão baixo de probabilidade e impacto que não aparecem mais na tabela. Outros podem mudar de status, conforme as ações de tratamento fazem efeito.

Mas não só os riscos devem ser reavaliados como também os critérios e a pontuação. É um ciclo contínuo de melhorias.

Saiba mais sobre como elaborar uma matriz de risco:

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de riscos?

A adoção de um sistema de gestão que possa otimizar processos e auxiliar os gestores na tomada de decisão é sempre recomendável.

No caso da gestão de riscos, especialmente da construção da matriz de risco, é imprescindível um software que auxilie no mapeamento, cálculo e elaboração da matriz.

Vale lembrar que a matriz oferece uma interface de visualização rápida e fácil interpretação, mas a elaboração pode ser extremamente complexa.

Um sistema pode auxiliar a estruturar os processos, mapear as áreas nas quais a matriz pode ser aplicada, controlar os critérios de criticidade e cada pontuação atribuída, tornando a manutenção mais rápida, prática e confiável.

Mas como escolher o sistema mais adequado?

Essa decisão é muito importante e depende diretamente do conhecimento e levantamento das necessidades específicas da sua empresa. A solução deve ser alinhada com as demandas e objetivos que se quer alcançar.

Alguns pontos devem ser observados como a amplitude do que oferece o software, o custo-benefício, o oferecimento de um bom suporte e, claro, considerar a experiência de outras organizações.

Com o Moki é possível, por exemplo, cruzar indicadores de acidentes de trabalho com checklists, o que ajuda a traçar quais riscos são mais prováveis e seus respectivos impactos.

Além disso, o software permite acompanhar de perto a operação, para garantir que todas as normas de segurança estão sendo seguidas e que os processos estão ocorrendo da forma correta, o que ajuda a diminuir a probabilidade de riscos.

Através do Moki também é possível gerar históricos de não conformidades e, assim, avaliar se os riscos estão diminuindo ou aumentando e se a sua matriz corresponde com a realidade da sua operação.

Ademais, é possível automatizar a criação de planos de ação sempre que uma não conformidade for detectada para assegurar que nenhuma irregularidade passará sem o devido tratamento.

Ilustração de um computador com a tela de planos de ação do Moki

Gestão de riscos com o sofware mais completo do mercado: conheça o Moki!

Conclusão

Vimos neste artigo a importância da adoção de uma ferramenta como a matriz de probabilidade e impacto para o processo de gerenciamento de riscos de uma organização.

A matriz é uma metodologia que possibilita identificar, classificar e priorizar acontecimentos que podem causar prejuízos para os negócios da empresa, mas que se tratados a tempo geram até mesmo a oportunidade de rever processos e identificar problemas no dia a dia de produção.

A cultura de boas práticas e melhoria contínua de uma organização é também alimentada justamente pela detecção de riscos a que todo processo de trabalho está sujeito.

O que faz a diferença é se antecipar e tratar adequadamente cada situação que se apresenta.

A adoção de um software robusto e que oferece ferramentas de gestão úteis e integradas é fundamental para auxiliar os gestores no gerenciamento desses processos e dar segurança e confiabilidade à tomada de decisões.

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