Se sua empresa busca competitividade, produtividade e melhoria contínua dos resultados, a Gestão de Operações deve ser o foco da administração.
O diferencial dessa abordagem de gestão está na visão holística da organização, pela observação do cenário completo, das interdependências entre as áreas e processos, o que revela os pontos estratégicos da gestão com foco em resultado.
O gestor dessa área é responsável por avaliar o emprego adequado de todos os recursos que entram na operação até a entrega do produto ou serviço ao cliente final, evitando retrabalho, excesso de controles e desperdício.
Ou seja, aplicando os recursos da empresa da maneira mais eficiente possível.
Nesse artigo você vai saber o que é Gestão de Operações e encontrar as principais técnicas para controlar e impulsionar a produtividade da sua empresa de maneira rápida e planejada, elevando os seus resultados a um novo patamar.
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Afinal, no que consiste a gestão de operações?
A Gestão de Operações é a administração a partir de uma visão sistêmica do negócio e busca otimizar processos, trazendo melhores resultados para a organização.
No dia a dia, a atividade se baseia em planejar, executar e monitorar todos os processos da empresa para garantir otimização de custos, tomadas de decisão assertivas e ações com impacto real.
O gestor deve, então, monitorar os processos da empresa e suas ações para garantir a melhor distribuição de recursos humanos e materiais, gerando qualidade e uma maior satisfação da equipe interna e dos clientes.
Independente do porte da empresa, o olhar apurado para os processos proporciona uma melhor aplicação de seus recursos, o que naturalmente gera economia, dinamismo e melhor resultado para a empresa.
Gestão de operações logísticas
A administração das operações logísticas visa reduzir custos e otimizar a cadeia de suprimentos e distribuição do seu negócio.
Além disso, acompanha a relação com parceiros e fornecedores e garante a produtividade da equipe.
Essa gestão pode ser feita internamente ou terceirizada, através de operadores logísticos que oferecem serviços diversos como armazenagem, transporte e distribuição, controle de estoque, entre outros.
Cada empresa deve avaliar seu modelo de negócio e definir se deve investir esforços na gestão operacional das áreas logísticas, ou se a contratação de um parceiro com expertise e estrutura especializadas na área pode trazer benefícios.
Gestão de operações industriais
Na indústria, a administração de operações e da qualidade ganha importância ainda maior, já que as otimizações no processo industrial geram incrementos financeiros em alta escala com impactos significativos para o resultado.
Outro aspecto importante da gestão de operações industriais é a segurança do processo produtivo, já que o acompanhamento dos processos garante que o produto final chegue ao público de acordo com as especificações idealizadas pela empresa.
Atualmente, com o conceito de indústria 4.0, a gestão de operações industriais ganha o impulso da tecnologia e seus benefícios como a automação, a internet das coisas, a nuvem para armazenamento remoto, o machine learning, a inteligência analítica e muito mais.
Essa é uma revolução que está acontecendo agora. Por isso, os processos para introdução dessas novas tecnologias devem ser acompanhados de perto, através de uma gestão coordenada e efetiva dessas operações.
Principais desafios na administração da operação
Apesar dos benefícios de uma boa gestão da operação serem inúmeros, a realidade das empresas é que a efetiva administração das etapas que fazem a engrenagem da organização funcionar de maneira dinâmica e integrada muitas vezes esbarra em desafios importantes, especialmente nas áreas a seguir:
Planejamento – deve ser comunicado de maneira eficaz para os públicos internos e externos, identificando gargalos e perdas de performance. Nesse ponto, incentivar na equipe uma cultura de feedback e formalização de ocorrências é essencial.
Engajamento – conectar a força de trabalho com o propósito do planejamento e aperfeiçoamento da operação é crucial para o sucesso das medidas a serem implementadas.
Comprovação por dados – os indicadores e a análise de dados são ferramentas essenciais da gestão de operação. Nesse sentido, a tecnologia pode impulsionar a agilidade e qualidade da tomada de decisão. As informações coletadas indicam o andamento dos projetos e definem a necessidade de novas estratégias.
O bom gestor operacional deve, assim, ter foco no objetivo estratégico, usando o suporte da tecnologia para comunicar, dar agilidade às tarefas, acompanhar os indicadores de desempenho e trazer simplicidade e flexibilidade para o negócio.
E, a partir da análise de dados, criar e aplicar abordagens de mudança, alinhadas com o cenário real da empresa – atitude essencial para negócios que buscam a inovação, a excelência e que querem ser competitivos no cenário atual.
Importância e benefícios de uma gestão eficaz da operação
O principal benefício de uma gestão operacional está no domínio do negócio. Ela afasta o gestor da execução de tarefas e apresenta um painel da empresa e seus fluxos, oferecendo uma visão sistêmica do negócio e permitindo um acompanhamento próximo dos pontos-chave da operação.
Além disso, a gestão eficaz da operação otimiza os resultados e evita desperdícios, o que ganha importância ainda maior em um cenário de consumidores exigentes, antenados com a concorrência em um mercado competitivo.
Quando o acompanhamento operacional falha, a empresa fica vulnerável a erros que podem afetar toda a cadeia produtiva, com consequências que podem chegar até mesmo ao consumidor final, abalando a imagem da organização.
Os principais benefícios da administração operacional são:
1 – Otimização de recursos e redução de custos
Ao planejar, observar a execução e monitorar o resultado, o gestor encontra gargalos na operação, descobre pontos de sobreposição de esforços e controles e tem a oportunidade de atuar sobre os desperdícios de recursos materiais, financeiros e humanos, gerando maior produtividade.
2 – Maior produtividade e eficiência
A eficiência dos processos otimiza recursos, trazendo para o dia a dia uma dinâmica fluida e equilibrada de esforços, que pode ser fortalecida por ferramentas que simplificam as atividades internas e entre áreas, como checklists digitais de atividades, por exemplo.
3 – Sinergia e integração entre as áreas
Ao analisar a operação e apagar os pontos de fricção, o gestor pode identificar mecanismos e ferramentas de comunicação, acompanhamento e informação, que farão com que a empresa como um todo trabalhe para um mesmo objetivo.
4 – Satisfação dos clientes
Ao equilibrar a cadeia produtiva, fazendo com que toda a empresa trabalhe de maneira otimizada e em harmonia com o objetivo estratégico, o gestor garante que o plano da empresa cumpra a sua missão, o que naturalmente gerará uma maior satisfação dos clientes.
Como otimizar sua operação? 3 áreas essenciais para focar
Controle de Qualidade
Da concepção a saída do produto, a determinação de normas e o controle das especificações, inclusive no pós-venda, garante que todos os esforços de produção alcancem o resultado esperado.
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Padronização de processos
A padronização de processos busca normatizar e organizar os fluxos de trabalho, aumentando a produtividade e o lucro.
Além disso, simplifica as rotinas internas, otimiza os fluxos entre as áreas e alinha as etapas da operação com o objetivo estratégico da empresa.
Gestão de equipes externas
O alinhamento das equipes externas com o objetivo estratégico e com os processos padronizados definidos pela gestão gera fluidez nos fluxos de operação, fazendo com que a força de trabalho dedique esforços em uma mesma direção, o que maximiza os resultados.
Conheça as melhores ferramentas para gestão operacional
Análise SWOT
A análise SWOT é um recurso muito utilizado para sustentar o planejamento estratégico, a partir da análise dos seguintes aspectos do negócio:
Strengths (Forças)
Weaknesses (Fraquezas)
Opportunities (Oportunidades)
Threats (Ameaças)
Essa análise permite uma visão macro do negócio e de sua inserção no mercado. Além disso, permite contornar os riscos e ameaças, ampliando as possibilidades de sucesso da estratégia.
O painel revelado pela análise SWOT é o ponto de partida para o gestor experiente distribuir os esforços de maneira efetiva, buscando minimizar perdas e alavancar oportunidades.
Matriz BCG
Nome inspirado na consultoria criadora da matriz – Boston Consulting Group – a proposta é fazer uma análise embasada na participação de mercado (market share) do negócio.
O leque de produtos ou serviço prestados pela empresa é analisado e conceituado de acordo com sua relevância para o negócio.
Estrela – produtos ou serviços com elevada taxa de crescimento, alta participação no mercado e grande potencial de rentabilidade. A seleção merece muito foco e organização de gestão.
Vaca Leiteira – produtos com alta taxa de lucratividade, mas que estão em um mercado que parou de crescer. Como produzem rendimentos naturalmente, esse grupo também demanda especial atenção, mas não precisam de fortes investimentos.
Ponto de Interrogação – mercado em que a empresa está entrando e que tem alto potencial de crescimento. Assim, é preciso alocar recursos e investimentos, apesar do retorno ser incerto. Esses produtos têm potencial de se tornarem estrelas.
Mascote ou Abacaxi – os produtos e serviços desse grupo já atingiram seu ponto máximo de lucratividade, mas ainda demandam grandes esforços, mesmo sem grandes perspectivas futuras. A análise aqui deve ser o momento de descontinuar o produto.
Ciclo PDCA
Ferramenta essencial para otimizar as atividades corporativas, o ciclo PDCA deve fazer parte da rotina do gestor operacional.
Com ele, é possível ter sempre controle dos pontos críticos, promovendo um aperfeiçoamento sistemático nos fluxos de trabalho.
Voltado para a melhoria contínua dos processos, com o ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) o gestor poderá acelerar os processos internos de melhoria introduzindo na equipe uma cultura de excelência e mantendo o nível de competitividade em alta.
Canvas
O diferencial do Project Model Canvas (PMC) para a gestão é seu modelo colaborativo.
Ele propicia uma gestão de projetos com a participação direta das partes envolvidas em uma iniciativa.
O Canvas é essencialmente uma ferramenta visual que planeja o projeto inteiro em apenas um documento de uma página, norteado pelas seguintes perguntas:
Por quê?
O quê?
Quem?
Como?
Quando?
Quanto?
A partir dessas respostas é desenhado um painel do diagrama Canvas. Com ele, toda a equipe é engajada em um projeto com metas mensuráveis para alcançar objetivos maiores.
O apelo visual e intuitivo engaja a equipe e deixa claro o objetivo da proposta.
KPIs
Os KPIs (Key Performance Indicator) analisam a efetividade de uma ação ou conjunto de iniciativas implementadas pela empresa.
Importante ferramenta para o acompanhamento das implementações de mudanças organizacionais, os Indicadores de Performance devem ser parametrizados com cuidado para apresentar um retrato real do resultado das ações.
Como funciona um software para gestão operacional?
Os melhores softwares de gestão operacional garantem o controle e aperfeiçoamento contínuo da sua operação, gerando resultados consistentes, com impacto em todos os setores da empresa.
O principal benefício é que eles permitem o lançamento de informações sobre as atividades em análise em sistemas integrados, para serem gerenciadas de maneira inteligente e automatizada através das diversas equipes.
Assim, os softwares sustentam uma tomada de decisão mais acertada, já que identificam os setores que demandam mais controle, destacam o status dos resultados de acordo com as expectativas e revelam despesas e custos que podem ser reduzidos.
Então, analise seu negócio, selecione que pontos são estratégicos e trarão resultado de maior impacto e defina a melhor opção de software para dar suporte a implementação dessas mudanças.
Com a tecnologia em tempo real do Moki, você poderá criar um checklist digital das etapas que devem ser cumpridas, determinar os pontos de controle, atribuir a pessoa responsável pela execução, além de estabelecer as perguntas de acompanhamento para as equipes.
Como é um software personalizável, o Moki é orientado para a ação rápida e efetiva em toda a cadeia de valor, permitindo que você controle a execução das tarefas planejadas, elencando prioridades de acordo com os aperfeiçoamentos que trarão maior impacto financeiro para a sua operação.
Ao mesmo tempo, as ações planejadas podem ter visibilidade para todos da equipe, trazendo clareza de objetivo, acompanhamento sistemático e comunicação eficiente.
As ações sistêmicas, que podem ser ativadas através de um software de gestão operacional como o Moki, com certeza trarão benefícios financeiros valiosos para a sua empresa.
Conclusão
Como pudemos ver, a gestão operacional quando feita de maneira coordenada e sistêmica, buscando os pontos estratégicos para ação imediata e planejando os aperfeiçoamentos de médio e longo prazo, pode trazer benefícios para a cultura, para a competitividade e para o resultado financeiro do seu negócio.
Esse acompanhamento próximo da operação trará uma visão panorâmica das atividades, das interdependências internas e de sua inserção no mercado. Um painel que possibilita uma ação estratégica e coordenada com um objetivo claro: resultado.
Então não perca tempo! Identifique os pontos de aperfeiçoamento, desenvolva um plano de ação, use checklists de acompanhamento, envolva as diversas áreas da empresa e comunique a relevância das ações para o sucesso do negócio e de cada colaborador.
E não se esqueça: a tecnologia é uma excelente aliada para a administração dos processos e diferencia uma organização competitiva, gerando economia, dinamismo e melhor resultado para a sua empresa.