Com os avanços da tecnologia nos últimos tempos se faz cada vez mais necessário rever a forma como os processos e as atividades são realizadas em uma empresa. Otimizar o tempo e garantir a confiabilidade das informações com a adoção de recursos tecnológicos é fundamental para manter a competitividade de mercado. É preciso acompanhar as mudanças e adotar soluções inteligentes de acordo com as necessidades da organização.
Neste artigo, veremos o que é e qual a importância da automação de processos para uma organização, seja qual for o seu tipo de negócio.
Automação de processos: o que é?
A automação de processos é uma forma de torná-los mais ágeis e estratégicos, reduzindo as atividades manuais e aplicando tecnologia onde for possível. Para além da otimização do tempo, a automação também está associada a uma maior eficácia na realização das atividades e à geração de dados mais confiáveis.
Automação x Automatização
É bastante comum que esses dois termos apareçam como sinônimos até mesmo em artigos acadêmicos, porém existe uma diferença básica entre eles: o desenvolvimento da inteligência do sistema. Vejamos dois exemplos para ilustrar: a lavadora de louça e o aspirador robô.
A lavadora de louça é um exemplo de automatização do processo de lavar louças. Automatizar é disponibilizar uma ferramenta que auxilie e/ou substitua o trabalho manual, especialmente em processos repetitivos. Ou seja, é tornar automática uma determinada função que se repete.
Já o aspirador robô é um exemplo de automação uma vez que necessita algum tipo de estratégia ao percorrer a casa tornando o processo de aspiração de sujeira automático. A automação está relacionada à inteligência aplicada às tarefas automatizadas. Ou seja, além de executar automaticamente a função e substituir o trabalho manual (automatizar), o aparelho pode tomar decisões e traçar rotas a partir do que “aprende” no caminho. São sistemas inteligentes.
Saiba como funciona a automação de processos
Conforme acabamos de ver através dos exemplos, a automação nada mais é que aplicar tecnologia às tarefas manuais que podem ser realizadas de maneira automática. Além disso, a automação torna o processo mais preciso e eficiente através do desenvolvimento de inteligência do sistema, que é o seu grande diferencial.
Portanto, se uma empresa decide adotar a automação de seus processos, vale realizar antes um mapeamento para definir quais atividades podem ser automatizadas, onde se aplicam soluções inteligentes e quais funções exercidas pelos colaboradores podem ser substituídas por soluções tecnológicas.
Vantagens da automação de processos
Otimização do tempo
Esse é o primeiro efeito detectado quando se adotam soluções de automação. A redução de tempo para realização das tarefas básicas é imediatamente percebida por toda a equipe de trabalho e, mesmo a longo prazo, os ganhos em tempo costumam continuar vantajosos se comparados ao sistema manual.
Redução de despesas
Além da otimização do tempo, um dos impactos positivos mais sensíveis da adoção da automação de processos é a redução de custos, seja com os próprios colaboradores em funções que podem ser substituídas por soluções tecnológicas, ou por gastos com processos inadequados que geram desvios e consequentes prejuízos.
Agilidade nas entregas
Processos que sofrem automação tendem a ser mais ágeis e precisos do que atividades realizadas de forma manual. A inteligência operacional aplicada surte um efeito a médio prazo que pode ser sentido por clientes e parceiros da empresa desde o atendimento à entrega de produtos e serviços prestados.
Gestão segura e eficaz
Outra vantagem importante da automação é a confiabilidade dos dados gerados e, como desdobramento, uma maior segurança das informações e das decisões estratégicas tomadas pelos gestores. Um sistema de gestão eficiente pode automatizar inúmeras tarefas manuais e, também, realizar análises mais rápidas e precisas.
Aumenta a produtividade
O uso de tecnologia para automatizar tarefas repetitivas tem relação direta com o aumento de produtividade da equipe de trabalho. Uma vez que os processos passam a ser automáticos, os profissionais têm mais tempo para se dedicar a funções que exigem de fato capital humano. Além disso, as tarefas automatizadas são também realizadas de forma mais ágil.
Padronização de tarefas
A padronização é um benefício da automação que não costuma ser tão falado, mas de extrema importância para o sistema organizacional como um todo. É quase impossível criar um padrão único e sistemático para atividades realizadas por pessoas, já com a tecnologia é diferente, é possível criar processos sistemáticos.
Quais são os tipos de automação?
É importante que ao adotar a automação dos processos as escolhas sejam feitas de acordo com as especificidades do tipo de negócio e da organização. Vejamos alguns tipos:
RPA
A automatização de processos por robôs é bastante usada em setores de tecnologia e desenvolvimento de softwares. Os robôs funcionam como fiscais do andamento de um processo para que não haja desvios.
Chats
São aqueles robôs que fazem atendimento online através de chats. A inteligência artificial aplicada permite uma reprodução de interação semelhante a um atendimento humano, criando uma comunicação rápida e eficaz com os clientes.
URA
A unidade de resposta audível costuma ser usada em grande centrais de atendimento (call centers) e reproduz uma interação humana, assim como os chats, porém através de gravações telefônicas. Esse tipo permite a agilização de atendimento para casos que se repetem.
BPM
O gerenciamento de processos de negócios permite o controle total dos processos, desde definições básicas à dados otimizados que podem servir para análise e tomada de decisões. O BPM prevê uma forte integração sistema e usuário.
Script
Esse tipo de automação nada mais é que um roteiro contendo etapas e instruções de determinadas tarefas a serem executadas de maneira sistêmica e automática. Ele permite também uma padronização dos principais processos.
Como fazer automação de processos?
Para uma empresa começar a realizar a automação de seus processos são necessários um bom planejamento e uma gestão eficiente. Vejamos um passo a passo:
1. Compreender bem o negócio
O primeiro passo é ter a compreensão de quais objetivos se pretende atingir e qual o cenário atual. Um diagnóstico do que acontece no momento é fundamental para não se perder.
2. Mapeamento dos processos
A segunda etapa é realizar um levantamento dos processos, mapeando todos os pontos críticos e características da forma como as atividades são executadas no momento.
3. Escolha de soluções
É possível ter uma solução tecnológica que atenda a todos os processos, mas pode ser também que haja a necessidade de alternar soluções que se complementam.
4. Aplique na prática
Agora chegou a hora de aplicar as soluções escolhidas e criar parâmetros de verificação do andamento dos processos.
5. Monitore sempre
É fundamental para o bom funcionamento da automação implementada que os processos sejam monitorados e avaliados constantemente.
Por que automatizar processos?
Além das vantagens que já listamos neste artigo, a automação dos processos é um fator determinante no posicionamento das empresas no mercado. A competitividade de uma organização hoje sofre bastante influência das suas escolhas no contexto tecnológico atual, portanto, na adoção de sistemas inteligentes e metodologias ágeis que fazem parte do que chamamos de Indústria 4.0.
A gestão estratégica dos negócios tem uma relação direta com essas escolhas, logo os gestores precisam dar atenção especial a este investimento.
Como o Moki te ajuda na gestão de processos?
Os Formulários digitais do Moki permitem a coleta de dados e a geração de relatórios em tempo real que viabilizam a consulta e a análise das informações via aplicativo. A automação das atividades envolvidas nesses processos garante à empresa a confiabilidade dos dados e a agilidade necessária ao mundo dos negócios atual.
Podemos citar como exemplo de aplicação na prática o case da Boticário que realizava seus levantamentos manualmente, gerando um trabalho duplo de fazer as anotações em papel para depois reproduzir em uma planilha. Em função do tempo que levava, quando finalmente os gestores começavam a analisar os dados, as planilhas já estavam desatualizadas. Com o uso do Moki, o processo se tornou mais ágil, otimizando não só a rotina de trabalho, mas também a atuação na solução de desvios encontrados.
O sistema Moki é dinâmico e traz possibilidades alternativas de personificação e cruzamento de dados extraídos em tempo real. Conheça nosso checklist e transforme a vida da sua empresa!
Conclusão
A automação de processos é fundamental para qualquer organização, seja lá qual for o tipo de negócio, se manter atualizada e competitiva no mercado. Além de ser uma exigência dos dias atuais, é extremamente útil na rotina de trabalho das empresas.
Transformar os processos em mais digitais e menos manuais os torna mais ágeis, reduz as chances de erros humanos em atividades repetitivas e sistemáticas, otimiza o tempo gasto e até mesmo os custos desnecessários com etapas que podem ser automatizadas. Para tal, é importante escolher os tipos de automação que serão implementados e o sistema adequado às especificidades da sua empresa.
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