O controle preciso da entrada e saída de mercadorias é uma das etapas mais críticas nos processos logísticos, industriais e de distribuição. Quando feito de forma manual, usando planilhas ou anotações em papel, o risco de falhas operacionais, prejuízos financeiros e retrabalhos aumenta exponencialmente.
Ao final, você entenderá como fortalecer a integridade operacional usando tecnologia, com enfoque em auditorias, inventários e prevenções de perdas conectadas às rotinas de recebimento e expedição.
A entrada e saída de mercadorias envolve o controle físico e sistêmico dos materiais que chegam (recebimento) e que deixam (expedição) o estoque de centros de distribuição, plantas industriais ou lojas de varejo.
Esse processo tem como objetivo principal:
Esse registro deve indicar:
Empresas que operam esse processo de forma informal ou em planilhas correm riscos como perda de produtos, inconsistência nos saldos de estoque, impactos financeiros, atrasos e penalidades fiscais.
Em diferentes segmentos — varejo, indústria, logística e distribuição — esse controle é obrigatório e estratégico. Ele influencia diretamente indicadores operacionais e financeiros como:
Vejamos os principais impactos da má gestão:
Sem um sistema eficiente que registre cada movimentação de mercadorias de maneira confiável, torna-se difícil identificar a localização, o tempo e os responsáveis por cada item. Isso pode gerar problemas na gestão do estoque e insatisfação do cliente.
Divergências entre os saldos físicos e os registros sistemáticos podem resultar em inconsistências contábeis, deixando a empresa exposta a problemas com o Fisco. Implementar um sistema automatizado de controle pode minimizar essas falhas.
Quando os produtos não são registrados corretamente na entrada, eles podem não estar disponíveis no sistema para venda ou expedição, prejudicando o nível de serviço. Isso não só afeta as vendas, como também a imagem da empresa diante dos clientes.
A cada divergência nos registros, surgem a necessidade de verificações adicionais, recontagens ou auditorias internas, gerando um aumento significativo de retrabalho e custos operacionais.
Sem um controle digital, a manipulação mal-intencionada dos registros é facilitada, criando um ambiente propício para fraudes nas entradas e saídas de mercadorias. A adoção de soluções tecnológicas pode ajudar a reforçar a segurança.
Se sua empresa ainda opera o controle de entradas e saídas usando planilhas de Excel, documentos impressos ou preenchimento manual no ERP, sinais como os abaixo indicam que a operação está vulnerável:
Automatizar esse processo reduz erros humanos e traz agilidade operacional. Isso se conecta diretamente a práticas fundamentais como a prevenção de perdas e a gestão por inventário contínuo.
A digitalização do processo envolve três pilares principais: padronização, rastreabilidade e mobilidade. Aqui estão as etapas para uma implementação eficaz:
Utilize checklists digitais e workflows em dispositivos móveis para garantir que cada etapa das entradas (conferência, romaneio, registro no ERP) e das saídas (separação, conferência, carregamento) esteja devidamente documentada em tempo real.
>> Veja também: Checklist de Recebimento de Mercadorias: baixe o modelo pronto para sua operação
Soluções como o Moki permitem realizar registros diretamente no local da movimentação, com dispositivos móveis, de forma online ou offline. Isso substitui planilhas e reduz tempo de resposta frente a divergências.
Cada registro deve identificar o colaborador que executou a operação. Isso fortalece a rastreabilidade e a responsabilização em caso de erros ou fraudes.
Registre o passo a passo: chegada do caminhão, apontamento do pedido de compra, conferência documental, inspeção física, aceite da NF, entrada no estoque. Esse fluxo deve ser padronizado e obedecido sempre.
A plataforma precisa dialogar com o ERP para alimentar dados em tempo real, atualizando saldos e disponibilizando informações para outras áreas como fiscal e contábil.
Ao substituir processos manuais por plataformas móveis de registro em campo, empresas dos setores de varejo, distribuição e logística observam reduções significativas em perdas, retrabalhos e desvios.
Veja os principais ganhos:
Esses benefícios são potencializados quando o controle de entradas e saídas está conectado com o inventário cíclico.
>> Veja como a Jadlog alcançou resultados expressivos com o Smart Scan nos processos de entrada e saída de mercadorias.
A adesão à tecnologia, por si só, não garante o sucesso. É fundamental construir rotinas e padrões operacionais claros. Veja boas práticas que devem ser implementadas:
1. Criar fluxos de trabalho (workflows) documentados
2. Utilizar checklists digitais validados por supervisores
3. Registrar data, hora e geolocalização das operações
4. Integrar leitura de código de barras ou QR code
5. Exigir foto ou anexo em casos de avarias
6. Aplicar checklist para recebimento fiscal e físico
7. Registrar responsável e aprovação do supervisor
8. Auditar entradas e saídas em ciclos definidos
9. Manter histórico acessível por item, data e operador
10. Conectar registros com inventário e expedição
A adoção de soluções especializadas permite estruturar essas práticas em um sistema único de controle, fortalecendo o monitoramento completo da operação.
>> Veja como implementamos essa abordagem na área de logística e distribuição.
Empresas que ainda operam o registro de entrada e saída de mercadorias de forma manual enfrentam obstáculos significativos: perdas não detectadas, divergências sistêmicas, atrasos operacionais e falta de rastreabilidade.
Ao digitalizar esse processo com apoio do Moki, você elimina vulnerabilidades que impactam a produtividade, a acuracidade de estoque e o compliance fiscal.
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