Metodologia ágil: o que é, como surgiu e como aplicar

Ela se baseia em princípios como a interatividade e comunicação constantes entre a equipe e o destinatário final daquele produto/serviço, adaptabilidade, colaboração, entregas rápidas e funcionalidade. E o que isso significa na prática?

Na prática, a metodologia Agile serve para equipes que desejam trabalhar com entregas frequentes, em curto espaço de tempo, onde é possível obter feedbacks e adaptar as etapas seguintes de um projeto. Exige flexibilidade e praticidade.

Empresas de desenvolvimento de softwares (ambiente onde a metodologia nasceu) utilizam amplamente o conceito ágil, mas também outras áreas tão diversas como marketing, finanças, vendas, dentre outras, reconhecem seus pontos fortes e o adotam.

Um software de gestão como o Moki, totalmente digital e construído para automatizar, agilizar e controlar processos, promovendo melhorias contínuas em cada etapa de um projeto, pode ser a ferramenta que sua empresa precisava para implementar a metodologia ágil.

Continue a leitura para entender um pouco mais como o Moki e a metodologia que promove maior interação e entrega podem transformar seus negócios para melhor.

O que é metodologia ágil? 

Trata-se de uma ferramenta de gestão adaptada a uma realidade instável, uma sociedade veloz, que exige criatividade e menos rigidez para encontrar respostas a problemas ou demandas que surgem ao longo de um projeto.

No ano de 2001, um grupo de desenvolvedores de renome juntou-se, nos Estados Unidos, e assinou o que ficou conhecido como “Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software”. Foi através deste documento que os doze princípios da metodologia ágil foram criados.

Eles deram o pontapé para uma ferramenta que, em essência:

1. Valoriza indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;

2. Dá preferência ao software em funcionamento em detrimento de uma documentação abrangente;

3. Trabalha pela colaboração com o cliente mais do que com o excesso de negociação de contratos; e

4. Responde a mudanças com mais facilidade do que segue planos.

Ao longo dos anos, vimos a área de desenvolvimento de software partir de uma lógica linear e sequencial de condução de projetos (chamado de método waterfall ou cascata) para a adoção de métodos e ferramentas incrementais, de melhoria contínua.

O resultado? A metodologia ágil ganhou espaço em outros setores, tornando-se a queridinha de uma era em que se propaga a ideia de que “a única certeza que temos é sobre a incerteza de nosso tempo”. 

Uma ferramenta, portanto, que responde bem à aceleração da era digital e busca soluções on-demand. Conforme dados da pesquisa 15th Annual State of Agile Report, publicada em 2021, esse é o ranking dos setores internos das organizações pesquisadas que aderiram à metodologia:

Qual a diferença entre metodologia ágil e a tradicional? 

Na metodologia tradicional de gerenciamento de projetos para desenvolvimento de software (waterfall), o que se vê, usualmente, é a definição do escopo de todo o trabalho a ser feito e uma preocupação em detalhar, logo no início, todas as etapas que virão a seguir.

É possível ter uma visão ampla do projeto que será conduzido. No entanto, muitos criticam essa gestão tradicional por ser pouco flexível e muito demorada. Qualquer mudança de cenário, de expectativa ou de resultado esperado pode impactar negativamente.

Portanto, na metodologia em “cascata”, entrega-se um produto enorme, trabalhoso e denso, que demanda bastante tempo e recursos, e que atende aos requisitos do cliente de forma parcial ou insatisfatória, pois essas exigências podem ir mudando ao longo do processo.

Já a metodologia ágil, por basear-se na colaboração do cliente ao longo de todo o projeto, promove interações e feedbacks, sendo possível (e desejável) fazer mudanças enquanto o plano é posto em ação.

Dentre as principais razões apontadas para a adoção da metodologia ágil nas equipes, a pesquisa  15th Annual State of Agile Report apontou: ampliar a capacidade de gerenciar mudança de prioridades e acelerar a entrega (64%), aumento na produtividade da equipe e alinhamento entre TI e negócios (47%).

Uso da metodologia na automação de processos 

A metodologia ágil pode ser utilizada para a automação de processos dentro das empresas. Primeiro, o projeto será subdividido em vários ciclos ágeis (mini-projetos) – eles devem ser ciclos curtos e simultâneos, objetivando entregas constantes.

Ao final de cada ciclo ágil, serão feitas entregas e melhorias com base nos feedbacks recebidos. Cada mini-projeto pode ter uma duração de 1 a 4 semanas, ao final das quais, deve haver a entrega ao cliente. 

Em seguida, a interação/comunicação com o cliente gera uma série de inputs para recomeçar o processo nos próximos ciclos. Dessa vez, com possíveis novos requisitos comerciais exigidos pelo cliente que já viu parte do projeto em funcionamento e pôde avaliá-lo.

E como a metodologia pode ajudar na automação de processos? Com um software que possibilite a criação de checklists, como o Moki, é possível supervisionar esses ciclos curtos de forma simples, criar planos de ação e construir indicadores que vão ajudar em sua otimização.

Quais as principais metodologias ágeis? 

A expressão Agile tem, em si, um guarda-chuvas de conceitos, metodologias e processos que representam, sobretudo, a intenção de reduzir o tempo de resposta de uma equipe às necessidades do cliente utilizando uma intensa interatividade e várias entregas rápidas.

Com o passar dos anos, alguns desses métodos ágeis ou “frameworks” que surgiram ficaram famosos e foram amplamente utilizados, como o Scrum, o Kanban, dentre outros. 

Além disso, a metodologia ultrapassou as fronteiras do desenvolvimento de software, de modo que hoje podemos falar em uma metodologia de gestão ágil, aplicada a vários setores dentro de uma empresa.

Veremos agora alguns dos “frameworks” ou metodologias ágeis que são amplamente utilizadas pelo mercado.

Scrum 

Trata-se de um framework simples que se baseia em ciclos sucessivos conhecidos como “sprints”. Ele é o método ágil mais utilizado no mundo. 

Baseado em um processo de desenvolvimento interativo e incremental, o Scrum utiliza ciclos de, no máximo, 4 semanas para que uma equipe enxuta desenvolva um conjunto de funcionalidades de determinado software.

Vários “sprints” podem ser desenvolvidos simultaneamente e combinados para produzir um Lançamento, que é quando o cliente tem acesso a uma entrega. O longo processo de desenvolvimento é assim quebrado em várias pequenas etapas.

Todos esses ciclos e entregas rápidas permitem que o cliente analise com mais frequência o software entregue e verifique, antes da entrega total do projeto, se ele atende aos seus requisitos comerciais.

O Scrum tem algumas características típicas, como reuniões diárias da equipe com duração de 15 minutos que visam alinhar o que foi feito até então com as atividades que devem ser conduzidas naquele dia.

O método permite que toda a equipe acompanhe o que cada membro está fazendo dentro do projeto e facilita a reorganização de prioridades.  

Lean 

A metodologia Lean Manufacturing foi criada nos anos 80, na montadora japonesa Toyota, e visa o ganho de eficiência, redução de custos, aumento de produtividade e foco na experiência do cliente. 

É conhecida por ser uma “metodologia enxuta”, utilizando apenas o estritamente necessário em seus processos. Considerada também uma das metodologias ágeis do mercado, a Lean elimina tarefas, processos e funcionalidades que não agregam valor ao cliente.

Uma das vertentes do Lean é o Programa 5S, que trabalha com 5 pilares: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. A metodologia Lean pode ser combinada com outras ferramentas ágeis, onde tarefas rotineiras ganham maior agilidade e produtividade.

DSDM 

O DSDM (Desenvolvimento de Sistemas Dinâmicos) foi desenvolvido para uso em projetos com prazos e orçamento apertados. Utiliza conceitos-chave das metodologias ágeis, como desenvolvimento incremental e colaboração entre cliente e equipe.

O método tem um ciclo de vida com cinco fases: estudo de viabilidade (aqui avalia-se a viabilidade técnica do projeto), estudo de negócios (estudo global do sistema desejado), interação de modelos funcionais (construção de protótipos incrementais que demonstram a funcionalidade para o cliente), interação de projeto e desenvolvimento (verificação da adequação ao ambiente operacional) e implementação.  

FDD 

A metodologia FDD (Feature Driven Development) adequa-se melhor a equipes maiores e suas interações são bastante curtas – no geral, o produto é entregue em duas semanas.

Isso só é possível porque a FDD utiliza um número maior de equipes com muitas pessoas.

Possui cinco etapas: desenvolvimento do modelo geral, listagem de features (recursos), planejamento por features, design por features e construção por features.

Trata-se de uma metodologia adaptável, podendo, inclusive, ser utilizada com o Scrum. Como o FDD está voltado às características do produto, sua contribuição para o escopo definido pode ser extremamente relevante na entrega final ao cliente.

ASD 

O ASD (Desenvolvimento de Software Adaptativo) é um modelo focado na auto-organização da equipe, com atuação na resolução de problemas de sistemas complexos, ou seja, em grande projetos de desenvolvimento. 

O método está voltado ao desenvolvimento dos componentes e usa bastante a prototipação. Um projeto ASD possui três fases: especulação, colaboração e aprendizado, provocando uma melhoria contínua dos processos. 

Kanban 

Criado em 1960, na Toyota, o método Kanban utilizava, originalmente, um quadro branco dividido em colunas onde são explicitadas as etapas de uma produção. 

Cada coluna é preenchida com cartões coloridos que representam as tarefas que devem ser executadas, organizadas por prioridade.

Por ser prático e adaptável, o método Kanban pode ser utilizado mesmo por equipes que já utilizam outras metodologias, como o Scrum. O fluxo de trabalho é todo mapeado e facilmente visualizado por toda a equipe.

Trata-se de mais uma ferramenta derivada do pensamento Lean de metodologia enxuta, que alimentou o Sistema Toyota de Produção.

Como funciona a metodologia ágil nas empresas? 

A metodologia ágil atua, basicamente, automatizando tarefas dentro de uma empresa, ampliando, portanto, o número de atividades que podem fazer parte de um ciclo ágil.

Quanto maior o número de atividades automatizadas dentro de um ciclo ágil, mais rapidamente a equipe será capaz de entregar mini-projetos ao cliente, obtendo seu feedback e pondo em ação mais ciclos ágeis com mais atividades automatizadas.

Basicamente, dentro de um ciclo ágil, todos sabem o que fazer, como fazer e em quanto tempo fazer para atender a uma pequena entrega rápida ao cliente que faz parte de um projeto maior, dividido em várias etapas. 

Como a Moki aplica a metodologia ágil? 

Imagine um ciclo ágil para a entrega rápida de um mini-projeto que tenha cinco etapas. Quais dentre essas cinco etapas um software de gestão pode automatizar e fazer entregas ainda mais rápidas e confiáveis para seus clientes? 

Essas tarefas dentro de um ciclo ágil podem fazer parte de um checklist automatizado, produzido por um software como o Moki, onde relatórios confiáveis são gerados a partir de KPIs bem definidos.

Veja a seguir as áreas em que o Moki pode automatizar processos e ampliar o número de entregas rápidas ao seu cliente.

Na indústria

No setor industrial, o Moki pode, por exemplo, ajudar na implementação da metodologia ágil para gerenciamento de riscos, cruzando checklists com os resultados encontrados. 

Nada de papéis e planilhas impressas, o software mantém todas as informações relevantes em nuvem, facilitando o cruzamento de dados e o levantamento de informações relevantes para os negócios.

No varejo 

O varejo tem algumas características peculiares: muitas unidades, dispersão geográfica e um custo de visita elevado, daí por que um software como o Moki pode ser um grande diferencial, controlando a programação da rotina e o gerenciamento de estoques, por exemplo.

Nos supermercados

O uso do Moki em Centros de Distribuição de operações atacadistas de supermercados é comprovadamente eficaz. Ele otimiza o acompanhamento dos processos de armazenamento, logística, controles regulatórios e de manutenção preventiva.

No agronegócio 

Os checklists garantem que todas as normas de segurança de alimentos e do trabalho estejam sendo seguidas, além de manter o cuidado com produtos perecíveis e gerar ações corretivas em pouco tempo no setor de agronegócio.

Na moda 

O Moki garante a padronização do Visual Merchandising, cria checklists dando pesos diferentes às perguntas para avaliar a performance das lojas, cria rankings para premiar os melhores em vendas, além de facilitar o controle de preços e estoques através de smartphones.

Em franquias 

Nas franquias: programe rotinas, planos de ação, treinamentos e visitas rotineiras através do Moki. Além disso, com esse software de gestão é possível, através de checklists e relatórios atualizados, descobrir o motivo pelos quais determinadas lojas não têm um bom rendimento.

Para prestadores de serviços

Prestadores de serviço atendem mais clientes com uma equipe menor ao digitalizar o processo de coleta de dados, programar a rotina de colaboradores, traçar planos de ação e programar visitas – tudo isso em tempo real, com a possibilidade de contribuição de toda a equipe pelo celular.

Conclusão

O Moki Checklist vai ajudá-lo a implementar a metodologia ágil em sua empresa automatizando processos, digitalizando a coleta de dados e a geração de informações, ampliando sua capacidade de controle através de checklists e relatórios confiáveis.

A colaboração contínua entre cliente e equipe de trabalho, típica da interatividade exigida pela metodologia ágil, alcança um patamar mais elevado quando o ciclo ágil ganha mais automação e confiança em seus resultados.

Faça entregas rápidas com mais confiança e agilidade através de um processo seguro, automatizado e digitalizado de planejamento, execução e avaliação. 

Para tanto, a combinação de tecnologia de software de gestão e a metodologia mais praticada no mundo dos negócios pode gerar os resultados que você tanto almejava para seus negócios.