O fluxograma de processo é uma ferramenta muito comum em empresas de diversos ramos de atuação.
Esta ferramenta traz uma série de benefícios que tornam organizações mais eficientes. Continue lendo este artigo e saiba por quê.
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo é um conjunto de símbolos que são utilizados para representar graficamente as etapas de um procedimento criando, assim, uma sequência de passos para a realização do mesmo.
Para que serve um fluxograma de processo?
O objetivo do fluxograma é facilitar a compreensão do processo a partir do desenho de cada um de seus estágios.
Por isso, ele é considerado uma ferramenta que ajuda a garantir qualidade na gestão de empresas e tem sido usado para este fim desde sua criação em 1921, pelo engenheiro industrial e especialista em eficiência, Frank Gilbreth.
O uso dessa ferramenta traz uma série de benefícios para organizações, são elas:
Padronização do processo
Quando o processo está documentado todos podem conferir o que deve ser feito, assim, é muito mais provável que a forma de fazer se torne um padrão entre os colaboradores.
Além disso, sempre que houver dúvida é possível consultar o fluxograma, garantindo que essa informação não se perca.
Gera oportunidades contínuas de melhorias
O fluxograma permite que o processo seja constantemente revisitado, possibilitando, dessa forma, a análise crítica, a identificação de falhas e as oportunidades de melhoria.
Assim, é possível mantê-lo sempre atualizado e otimizado para a realidade da empresa.
Ajuda a compreender o impacto das atividades no objetivo final
Fluxogramas de processos são criados para facilitar o entendimento e padronização de procedimentos, gerar análises críticas, mas, também, porque eles ajudam a deixar claro para o colaborador o motivo pelo qual as atividades são feitas daquela forma.
Fluxogramas são construídos a partir de uma lógica e, se ela for seguida, o objetivo final daquele processo deverá ser alcançado. Isso contribui para que o funcionário entenda a importância do seu desempenho na organização.
Quais são as etapas do fluxograma?
As etapas do fluxograma de processo são inscritas em símbolos e cada um deles carrega um significado que vai influenciar na leitura do seu processo. Entenda a que eles se referem e saiba como usá-los corretamente.
Início ou fim
Este símbolo é sempre usado para delimitar o início e fim do processo a ser desenhado pelo fluxograma. É importante ressaltar que todo processo deve ter início e fim.
Processo
O retângulo é o símbolo mais utilizado em fluxogramas, pois ele define as etapas a serem feitas durante o processo.
Fluxo
A seta indica o fluxo a ser seguido durante o processo, ou seja, a sequência em que as etapas devem ser feitas. Este símbolo é de extrema importância, pois ele define a forma como o fluxograma será lido, por isso, todas as etapas devem estar ligadas por setas.
Decisão
Quando vemos um losango no fluxograma, significa que aquele ponto depende de uma decisão para seguir um caminho ou outro. Por exemplo, em um determinado ponto do seu processo, o cliente precisa responder um email para, então, seguir por um caminho ou outro.
Processo pré-definido
Este símbolo é utilizado quando a etapa em questão já foi usada em outro fluxograma. Assim, toda vez que este símbolo aparece, já se sabe que essa etapa também faz parte de outros fluxogramas de processo.
Operação Manual
Este símbolo indica que aquela etapa do processo deve ser feita manualmente. Um bom exemplo é quando uma máquina precisa ser desligada manualmente todos os dias após o expediente.
Documento
Será usado sempre que houver uma etapa em que um documento é gerado. No caso de mais de um documento, pode-se ainda usar uma versão que sobrepõe este símbolo diversas vezes.
Em um fluxograma de um processo de venda, por exemplo, este símbolo pode ser usado na etapa que gera uma proposta comercial e, mais tarde, na etapa de contrato.
Espera
Algumas vezes, entre uma etapa e outra do processo, é preciso delimitar um tempo de espera. Por exemplo, enviar um e-mail 5 dias após a etapa anterior. Quando for este o caso, este símbolo é o correto.
Conector
Quando os fluxogramas são muito grandes ou complexos, esse símbolo é usado com a função de conectar uma etapa a outra. Ele é usado especialmente em casos de etapas muito distantes uma das outras, onde o uso da seta ficaria confuso.
Tudo certo, por enquanto? Para fazer uma breve recapitulação do que falamos até agora, assista ao vídeo abaixo!
Como montar um fluxograma de um processo? Veja 3 exemplos
Primeiro, é importante conhecer os tipos de fluxogramas para saber qual se encaixa melhor na atividade que você quer controlar. Os mais comuns são o fluxograma de processos linear e o fluxograma de processos funcional.
O fluxograma linear é geralmente usado para descrever processos simples, que possuem início, fim, as etapas listadas e os momentos de decisão explícitos.
Já o fluxograma funcional é geralmente usado para esboços de processos mais complexos que, em geral, englobam mais de uma área. Nesse tipo de fluxograma as etapas são separadas por departamentos e assim fica claro quem é responsável por cada atividade daquele processo.
Agora, veja alguns exemplos de fluxogramas de processos de diferentes áreas de atuação:
1. Fluxograma de processo de segurança do trabalho
Um dos fluxogramas utilizados em processos de segurança do trabalho é o que indica as ações a serem tomadas após um acidente de trabalho. Isso possibilita que os casos sejam tratados com organização e celeridade.
Se pensarmos que uma vez ocorrido o acidente, algumas pessoas devem ser avisadas e procedimentos para avaliação, encaminhamento, tratamento e registro da ocorrência precisam ser tomados, podemos construir o seguinte fluxograma:
2. Fluxograma de processo de produção industrial
Quando pensamos em um chão de fábrica, podemos imaginar o quanto os processos
são complexos e devem estar muito bem alinhados entre a equipe para garantir o andamento da produção e segurança de todos.
Para esboçar um procedimento de recebimento de matéria prima por exemplo, podemos seguir o fluxograma a seguir:
3. Fluxograma de processo administrativo
Um ótimo exemplo de fluxograma para processo administrativo são os procedimentos que envolvem a contratação de um novo funcionário. Comum em absolutamente todas as empresas, ele poderia ser representado da seguinte forma:
Como os checklists são úteis para monitorar esses processos?
Assim como fluxogramas, checklists são ótimas ferramentas que auxiliam na busca pela qualidade da operação, além disso, o checklist é perfeito para garantir o cumprimento das etapas estipuladas.
Se você esquematizou o seu processo dentro de um fluxograma e seu time está ciente de quais etapas deve seguir, aplique checklists para controlar o andamento desses processos e, também, para medir seus resultados.
Por exemplo, se deseja saber se o time de vendedores da sua loja está seguindo o fluxograma sobre fechamento de caixa, crie um checklist com perguntas simples que tratem das etapas que devem ser cumpridas para completar o fluxograma deste processo.
Assim, você sabe se o seu fluxograma foi efetivo, se está sendo seguido corretamente e, se não estiver, o próprio checklist poderá fornecer justificativas; além disso, poderão ser criados planos de ação para resolução de problemas.
Por isso, quando for traçar sua estratégia, use fluxogramas de processos em conjunto com checklists para garantir resultados mais eficazes.
Conclusão
Fluxogramas de processo são ferramentas incríveis que ajudam a garantir a qualidade das operações, através de esquemas que explicam o passo-a-passo dos procedimentos.
Quando for construir o seu, lembre-se de estruturá-lo corretamente de acordo com os significados de cada símbolo para evitar problemas de interpretação entre a equipe.
Além disso, sempre que possível, revisite seus fluxogramas para mantê-los atualizados e aplique checklists para garantir que os processos estão sendo executados corretamente e que seus objetivos estão sendo alcançados.
Se você quiser conhecer um exemplo real de uma indústria que utiliza os checklists do Moki para acompanhar e otimizar processos, leia o nosso caso de sucesso com o grupo Boticário.