O excesso de insumos e matérias-primas ou de produtos em estoque é o que chamamos de “estoque parado”. Ele pode ter várias causas, dentre elas, mau planejamento de compras, controle ineficaz, estudo ineficiente da demanda de mercado, além de outros fatores.
O estoque parado pode gerar muito prejuízo, afinal, trata-se de um capital investido nestes materiais que ficaram retidos, não foram vendidos nem utilizados na cadeia produtiva.
A gestão eficiente do estoque é a chave para a solução deste problema. E é aí que muitas empresas falham, tentando controlar seu estoque da mesma forma que faziam há anos – manualmente, de forma quase artesanal e amadora.
Para passar do nível amador ao profissional, o controle de estoque deve aderir à digitalização, ou seja, os controles em papel, em planilhas registradas a mão por um só funcionário que pode cometer erros, ficaram para trás.
Softwares de gestão como o Moki não só ajustam a entrada e saída de mercadorias conforme a demanda de mercado, como também ajudam a identificar itens que exercem verdadeiro impacto no resultado de seus negócios.
A plataforma de eficiência operacional da Moki otimiza a coleta de dados, facilita o compartilhamento de informações entre membros da equipe, produz uma análise dos indicadores-chave e promove o controle do giro de estoque utilizando tecnologia a favor dos seus negócios.
O que é estoque parado?
É preciso se atentar ao conceito de estoque – bens físicos armazenados por determinado tempo, incluindo-se tanto bens acabados, prontos para a venda, quanto matérias-primas e insumos que serão utilizados na produção.
Portanto, estoque parado significa que os itens que lá deveriam permanecer por determinado período até a conclusão da venda (produtos acabados) ou de sua inserção na cadeia produtiva (matérias-primas) estão estocados há mais tempo do que o previsto ou planejado.
Todo empresário já ouviu a expressão “estoque parado é dinheiro perdido”, isso porque estoque parado custa dinheiro – aquele que foi investido para a compra dos itens de matéria-prima, insumos ou revenda. Além disso, estoque parado é sinônimo de problema.
O excesso ou acúmulo de produtos, normalmente, quer nos dizer que há um problema nos negócios que ainda não foi solucionado – compra de produtos em excesso, destoante da real demanda de mercado, desconhecimento da clientela, falhas de controle e comunicação podem ser alguns desses problemas que precisam de solução.
Quais são os impactos de um estoque parado?
Há muitos efeitos negativos na interrupção do fluxo normal e esperado de entrada e saída do estoque. Uma série de consequências que podem afetar a saúde operacional e financeira de uma empresa. Vejamos algumas delas:
Menor capital de giro
O capital de giro é o volume de dinheiro que a empresa precisa ter disponível para que se mantenha de portas abertas, operando regularmente suas atividades cotidianas. Uma empresa que não consegue vender seu estoque, retém capital de giro.
Estoque parado, como já explicado, representa dinheiro investido em itens que não “escoaram”, ou seja, não foram vendidos nem viraram insumos para a produção, portanto, determinado valor foi gasto em sua aquisição, mas nenhum retorno foi obtido.
Como consequência, há uma redução de capital de giro, pois, em última instância, estoque parado é sinônimo de redução de faturamento – a venda não é feita, mas os custos para a manutenção do estoque permanecem e, muitas vezes, aumentam.
A boa gestão do estoque, portanto, reflete diretamente na saúde dos negócios.
Aumento de custos com armazenamento
O custo do estoque parado é outro fator de preocupação. Não somente pelo espaço que será ocupado e precisará contar com uma logística de organização e conservação, mas também com os custos extras de manutenção de determinados itens em estoque.
É o caso de produtos com prazo de validade, com necessidades específicas de armazenamento e refrigeração, ou ainda, aqueles que precisam ser avaliados constantemente a respeito de seu estado de conservação, para manter cor, odor e textura preservados.
Os custos de armazenagem também envolvem custos com o aluguel do armazém (nos casos em que não há espaço próprio para isso), com a mão de obra de funcionários, equipamentos para a movimentação de itens, além da depreciação dos equipamentos.
Como se vê, o potencial para que esses custos aumentem exponencialmente é muito grande, e a empresa precisa estar atenta.
Risco de perda de produtos
Como mencionado, alguns produtos apresentam prazos de validade. Isso pode ser um fator crucial e extremamente problemático para empresas com volume grande de itens parados em estoque.
Manter itens preservados em seu estado de conservação original por um longo período pode ser um grande desafio e trazer perdas significativas devido a quebras, danos, avarias ou até mesmo por alterações significativas em sua apresentação.
Com relação a perdas, não podemos esquecer daquelas provocadas por extravio e roubo. Quanto mais tempo permanece em estoque sem o controle adequado, maiores as chances de ocorrerem episódios que aumentam a fragilidade do inventário.
Entenda a importância do giro de mercadorias
O giro de mercadorias é fundamental para que os gestores compreendam a saúde financeira da empresa através do setor de estoque. É através deste indicador que descobrimos quantas vezes o estoque foi totalmente renovado ao longo de determinado período.
E por que ele é importante? Grosso modo, quanto mais vezes o estoque girar, ou seja, quanto mais vezes ao longo de determinado período o estoque for zerado, mais saudável está sua empresa.
O giro maior significa que é menor a probabilidade de haver estoque parado em suas instalações, trazendo mais liquidez financeira, maior faturamento, redução do custo de manutenção dos estoques e permitindo que a lucratividade dos negócios também seja maior.
Como fazer a gestão de estoque corretamente
Não há receita de bolo ou fórmula mágica quando o assunto é estoque. No entanto, sabemos que há algumas práticas de gestão de estoque que compõem o “padrão ouro” do setor. Veja quais são:
Planejamento
Não há sucesso sem planejamento em se tratando de estoque. Para manter o fluxo saudável, contínuo e na medida exata da demanda, é necessário planejar.
É possível começar pela definição do método de gestão de estoque: método do custo específico, PEPS, custo médio etc. Avalie o método mais adequado às necessidades de seus negócios, pois ele é fundamental para o controle gerencial do estoque.
Além disso, alguns fatores podem influenciar na demanda de determinados itens em detrimento de outros, por isso é fundamental que a etapa de planejamento inclua o estudo do mercado para a compreensão da demanda dos itens em estoque.
Inventário
O inventário de itens é uma etapa primordial de uma gestão de estoques eficiente. Equivale, basicamente, à contagem dos itens estocados para compará-los com o que está registrado.
Essa etapa é crucial e funciona como uma “prova real” do método de contagem e armazenamento de dados. Afinal, você coloca sua mão no fogo e confia plenamente no sistema que escolheu para o controle de inventário?
É aqui que você saberá se, de fato, pode confiar no que os números lhe dizem e comparar o estoque físico com o estoque contábil. Para um bom inventário, é preciso ter normas claras de entrada e saída.
Com um checklist adequado e integrado a uma fonte de dados com informações sobre os produtos, é possível conferir alguns dados cruciais de seu estoque, como nome da mercadoria, quantidade, validade, categoria e fornecedor.
Através desses dados, um bom software de gestão é capaz de fazer uma análise pormenorizada dos itens em estoque, evitando prejuízos, apontando quais itens estão sobrando e quais vão faltar e permitindo um planejamento adequado às demandas do mercado.
Software de gestão de estoque
O uso do Moki na gestão de estoques é comprovadamente eficaz. Ele otimiza o acompanhamento do estoque, auxilia na logística e nos controles, estimula a integração de dados entre setores e gera relatórios de gestão úteis para a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a plataforma de gestão da Moki reduz os erros de contagem se comparado a processos manuais, reduz custos, amplia os meios de controle em tempo real e oferece total suporte à alta gestão.
Você pode utilizá-lo, por exemplo, para formalizar o processo de recebimento de itens de estoque e criar um checklist para esta tarefa, podendo incluir também uma verificação diária automatizada de itens qualquer por prazo de validade.
O Sebrae publicou um vídeo sobre Gestão de Compras e Estoque que trata de algumas medidas interessantes para o planejamento e gestão do inventário:
Como vender meu estoque parado?
A primeira coisa que se deve ter em mente é que não é possível resolver um problema se não temos ciência do real tamanho dele. Por isso, para vender um estoque parado primeiro é necessário ter um relatório pormenorizado do inventário.
Através de um relatório detalhado é possível acompanhar o desempenho de cada item em armazenamento e descobrir sazonalidades, tendências, comportamentos atípicos, perdas, dentre outros fatores que podem influenciar o fluxo de mercadorias.
Ao descobrir o “comportamento” de cada item ao longo do período é possível traçar estratégias, tais como, promoções de vendas para itens com vencimento próximo ou avariados, exposição de itens em prateleiras em destaque para venda rápida, divulgação em redes sociais etc.
Além disso, é possível criar pacotes promocionais, no estilo “leve três e pague dois” de um mesmo item ou leve um item e leve outro item de estoque com 50% de desconto. Todas essas medidas visam dinamizar o fluxo de mercadorias e permitir a fidelização do cliente enquanto se promove o giro do estoque.
Aproveite para enxergar oportunidades: analise o contexto onde seus negócios atuam, detecte demandas, invista em produtos de menor valor, fortaleça seu e-commerce e dê um passo de fé em suas redes sociais, profissionalizando-as para uma nova era e um mundo de oportunidades do digital.
Conclusão
A plataforma de gestão operacional do Moki é a solução ideal para empresas que precisam modernizar a gestão de estoques com um sistema simples e eficaz.
O Moki é um software que permite a criação de checklists digitais, a integração com outros sistemas e fontes de dados e que otimiza o compartilhamento de informações e cruzamento de informações. Além disso, com ele fica muito mais simples gerar relatórios para a tomada de decisões estratégicas a partir da análise de dashboards inteligentes.
O processo de acompanhamento de entrada e saída de mercadorias, o controle de datas de vencimento, estado de conservação e avarias fica muito mais prático e rápido, além de os dados serem facilmente analisados e compartilhados.
Monitore o inventário, realize a demanda de curto, médio e longo prazo, previna perdas, treine sua equipe e automatize o controle de estoques com o Moki, um software que alia as tecnologias de Big Data e Internet das Coisas para otimizar a gestão seus negócios.
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