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Como fazer recebimento e conferência de materiais?

Recebimento de mercadorias: etapas, processo e como fazer!

Você já parou para pensar no conceito de “recebimento de mercadorias” e o quanto isso pode ser relevante para seus negócios?

Através dele você verifica os itens entregues à empresa – sejam eles de estoque ou suprimentos – e inspeciona a qualidade e a quantidade das mercadorias recebidas, alocando-as em local apropriado no depósito.

Trata-se de uma etapa chave na gestão de uma empresa. Continue lendo para saber como lidar de forma eficiente com ela.

O que é e como funciona o processo de recebimento de mercadorias?

como funciona o recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias eficiente participa de uma cadeia de procedimentos que visa ao controle de determinados processos-chave para a empresa. 

Por isso, ele exige treinamento e deve ser feito com profissionalismo, sob pena de acarretar uma série de erros que provocam perdas significativas. 

Veja alguns fatores que devem ser avaliados no recebimento:

  • Conferência da data da entrega;
  • Identificação do item;
  • Verificação de notas fiscais e documentos relevantes;
  • Checagem da data de validade do produto (se for o caso);
  • Conferência do estado da mercadoria;
  • Identificação correta do fornecedor e da transportadora;
  • Armazenamento em área apropriada do depósito.

Parece bastante simples, não é? No entanto, sem um controle eficaz e um checklist de recebimento de mercadorias rigoroso, com tudo o que deve ser avaliado na recepção, esse procedimento pode trazer muita dor de cabeça. 

Assista o vídeo abaixo e entenda como o recebimento faz parte de uma etapa crítica dentro de uma cadeia de logística complexa:

Importância do recebimento para prevenção de perdas

Sem dúvidas, no fluxograma de processos dentro de uma empresa, há muitos fatores que devem ser observados para prevenir perdas e evitar desperdícios.

No entanto, os checklists são grandes aliados na prevenção de perdas e a conferência criteriosa e organizada dos produtos recebidos, facilita o trabalho no dia a dia e maximiza resultados.

Um dos pontos cruciais do recebimento das mercadorias é a conferência física dos produtos e está aí o ponto nevrálgico da prevenção de perdas.

Quais tipos de conferências físicas devem ser realizados para evitar perdas? Veja os principais abaixo:

  • conferência da validade, 
  • estado da embalagem, 
  • vazamento de líquidos, 
  • mudança de cor, odor ou textura, 
  • checagem de avarias. 

Todos esses itens e outros específicos de cada ramo de negócios podem ser determinados e controlados através de um checklist simples e eficiente

Como fazer recebimento de mercadorias? Veja as principais etapas

Quais são as fases do recebimento?

Não há uma estratégia única de controle e recebimento de mercadorias, pois cada empresa pode sentir a necessidade de ter seus próprios critérios, a depender de sua área de atuação.

No entanto, seguem abaixo algumas etapas essenciais que precisam estar em seu processo de recebimento de mercadorias e materiais:

1. Conferência da qualidade da mercadoria

Como dito acima, a conferência física da mercadoria é um dos pontos principais no recebimento dos produtos e ela pode ser dividida em inspeção quantitativa e qualitativa. 

A conferência qualitativa envolve os seguintes fatores:

  • O produto está no prazo de validade ou prestes a vencer?
  • A embalagem está preservada ou foi avariada?
  • A cor, a textura e o odor têm aparência normal?
  • Existem características do produto que foram especificamente solicitadas na compra e que não estão adequadas ao pedido?

2. Gestão da carga e descarga

Uma das questões mais complexas no recebimento de mercadorias é a gestão da carga e descarga. 

Por se tratar de uma área que pode interferir no trânsito e na vida cotidiana da cidade, essa é uma atividade regulada pela Lei 13.103/15 que, dentre outros fatores, determina que o prazo máximo para a carga e descarga será de 5 horas.

Por isso, é necessário que o embarque e desembarque de mercadorias seja agendado e planejado e haver um estudo do local onde será feita a descarga, principalmente pelas restrições de trânsito.  

3. Limpeza e higienização da mercadoria e materiais

Não é incomum que um dos grandes desafios da gestão de estoques seja a proliferação de pragas urbanas. A limpeza e higienização de mercadorias deve fazer parte do cotidiano para o controle desses animais. 

Após a identificação das principais pragas que afetam o local, deve ser desenvolvido um sistema rigoroso de monitoramento, controle e prevenção a fim de evitar sua infestação.

Exemplo: verificar ralos sem proteção, portas e janelas que permitem entrada de insetos, frestas, tubulações e outros vãos de entrada.

4. Armazenagem e organização da mercadoria recebida

Você verificou que os itens chegaram de forma adequada, em tempo certo e providenciou sua higienização adequada, mas e a organização deles, você tem controle sobre isso?

A falta de controle dos itens armazenados gera desperdício de tempo e perdas de estoque. Não permita que isso ocorra em sua empresa, pois pode se transformar num verdadeiro ralo por onde escorrem seus ganhos.

As mercadorias precisam ser etiquetadas, organizadas em pallets específicos e armazenadas conforme os locais previamente determinados pela gestão.

Assim, esse processo, além de otimizar os espaços disponíveis, facilita a localização posterior da mercadoria.

Importante também é utilizar técnicas de organização que podem estancar perdas como PEPS (“primeiro a entrar, primeiro a sair”) ou UEPS (“último a entrar, primeiro a sair”).

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Otimize o processo de recebimento com checklists eletrônicos

O software de checklist da Moki possui recursos que otimizam o processo de recebimento, ampliando o controle e permitindo o compartilhamento facilitado de informações.

Você pode criar uma listagem quantitativa e qualitativa de checagem das mercadorias e facilitar o controle através do recurso de anexo de fotos e arquivos.

Além disso, o leitor de código de barras inteligente do Moki permite que o operador consulte bases de dados durante o checklist de recebimento. 

Assim ele poderá identificar produtos, fornecedores, transportadoras, pedidos ou romaneios, tornando o processo ágil e reduzindo a chance de erros de digitação.

Para a higienização das mercadorias, é possível criar pontuações de checklist que ajudam a construir indicadores de desempenho e mostram a evolução e aderência dos processos que evitam a proliferação de pragas.

Por último, a armazenagem e organização das mercadorias parecerão muito mais simples se você elaborar checklists personalizados e compartilhar as informações levantadas mesmo com pessoas que não tenham acesso ao Moki, por meio de PDFs gerados automaticamente.

Conclusão

É fundamental que as etapas do processo de recebimento de mercadorias não sejam uma dor de cabeça para você!

Com checklists inteligentes você utiliza o leitor de código de barras, anexa fotos e documentos relevantes, agenda alertas, registra horários de chegadas e saídas e muitos outros recursos úteis e práticos.

Alguns processos podem ser simplificados e não precisam ser um transtorno para você e sua equipe. Conte com a simplicidade da tecnologia de software da Moki para gerir e simplificar seus gargalos de recebimento de mercadoria.

Ilustração de um celular fazendo a leitura do código de uma caixa

Conte com o Moki Checklist para otimizar seu processo de recebimento!

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