Você já parou para pensar quais são os processos em seu ambiente de trabalho que poderiam ser otimizados? Quais tarefas poderiam ser feitas de forma mais rápida e eficiente? Quais ferramentas poderiam ser eliminadas?
Para responder essas e outras perguntas é que o Programa 5S foi criado!
Uma metodologia que intervém no espaço de trabalho para simplificar processos e eliminar desperdícios. Através da promoção de um ambiente limpo e organizado, o 5S maximiza a eficiência.
Há muitos programas e metodologias que visam a qualidade total. No entanto, a metodologia 5S promove mudanças profundas não só no ambiente físico como no comportamento dos integrantes da equipe. Neste artigo veremos o conceito de programa 5S, para que serve e como ele pode revolucionar a cultura organizacional e transformar cada colaborador numa peça-chave fundamental da produtividade através da autodisciplina. Continue lendo para saber mais.
A metodologia do programa 5S foi desenvolvida no Japão do pós-segunda guerra e visa, essencialmente, reduzir perdas e ineficiências no ambiente organizacional, promovendo não só resultados mais eficientes como também melhor desempenho dos funcionários.
Focada na melhoria contínua, essa ferramenta é considerada o fundamento do pensamento Lean Manufacturing de metodologia enxuta, que foca na resolução de problemas através da eliminação de desperdícios, ampliação da eficiência e redução de custos.
Implementada pela primeira vez na montadora Toyota como parte do Sistema Toyota de Produção, a metodologia 5S, também conhecida como “housekeeping”, tem seus pilares fincados nos 5 sensos: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.
Ao implementar o 5S em um ambiente de trabalho, mantendo-o em boas condições visuais, os colaboradores passam a encontrar o que precisam e conseguem mantê-lo organizado, tornando-se um local mais propício à eficiência.
Portanto, como veremos adiante, os 5 pilares ou 5 “sensos” somente funcionam se houver o completo envolvimento dos integrantes da equipe de trabalho. São eles as peças-chave que manterão a organização e a eficiência do ambiente através desta metodologia. A metodologia 5S é compreendida por:
SEIRI - Utilização
SEITON - Organização
SEISO - Limpeza
SEIKETSU - Padronização
SHITSUKE - Disciplina
Vamos agora compreender melhor os 5 pilares do programa:
A primeira etapa da Metodologia 5S envolve o senso de utilização (também conhecido como senso de separação). Trata-se de avaliar os materiais de um ambiente para manter somente os itens essenciais à realização de uma determinada tarefa.
Isso implica a eliminação de conteúdos desnecessários, ou seja, a manutenção somente de itens úteis à conclusão de uma tarefa. Tudo aquilo que não é utilizado será removido da área de trabalho.
Sabe aquela mesa de trabalho cheia de papéis, enfeites, ferramentas pouco utilizadas e outras bugigangas que vão sendo acumuladas ao longo do tempo? Nada disso pode permanecer quando a metodologia é implementada.
À vista do colaborador, ou seja, em sua mesa de trabalho ou em seu local ou área de atuação dentro do chão de fábrica ficarão os itens essenciais à conclusão das tarefas rotineiras.
Após eliminar itens desnecessários da área de trabalho, é hora de organizar aqueles que ficaram. Os objetos e materiais serão, portanto, classificados quanto à sua utilidade e rearranjados.
Cada item terá seu local apropriado e será mantido numa forma lógica, de modo a facilitar a conclusão de uma tarefa. Nesta etapa é que utilizamos etiquetagem e rotulagem para deixar visualmente claro ao trabalhador que tipo de ferramenta deve ser utilizada e em qual momento.
Normalmente, essa etapa envolve disponibilizar os itens em locais ergonômicos, onde os colaboradores não precisarão fazer esforço ou excesso de movimento para alcançá-los. A palavra-chave é simplificar para que os processos sejam agilizados.
Nesta etapa fica bem claro que a Metodologia 5S precisa do esforço coletivo para ser bem-sucedida. O senso de limpeza exige proatividade dos colaboradores para manter o ambiente de trabalho limpo e em ordem.
Pode envolver tarefas rotineiras para evitar acúmulo de sujeiras ou imperfeições. O principal objetivo aqui é manter um ambiente limpo e organizado, onde os colaboradores se sentem à vontade para realizar seu trabalho.
Mas a etapa vai além da eliminação da sujeira, trata-se de um esforço coletivo para manter um ambiente “limpo” em vários aspectos: sem ruídos, sons desconfortáveis, odores ou com má iluminação.
A padronização é o que vai permitir que as etapas conduzidas até aqui tenham uma replicação satisfatória ao longo do tempo. Isso significa que uma série de padrões para a organização e os processos serão criados.
Na prática, essa etapa envolve olhar para todas as três etapas que a precederam e elaborar regras para como e quando essas tarefas deverão ser realizadas. Esses padrões, muitas vezes, têm apelo visual e envolvem a elaboração de escalas, gráficos, sinalizações, etiquetagem, listagens etc.
Todos os colaboradores deverão ter sua participação nesta padronização, pois terão rotinas programadas onde manterão a organização e limpeza necessárias para que o programa 5S possa ser bem-sucedido.
A última etapa da metodologia 5S envolve a disciplina para manter as quatro primeiras fases ao longo do tempo. A empresa que consegue implementar os quatro primeiros sensos experimenta uma verdadeira reestruturação interna, abrindo espaço para a cultura da autodisciplina.
Os colaboradores deverão observar continuamente o cumprimento dos padrões, das rotinas e da organização que foram estabelecidos nas primeiras etapas.
Se o objetivo da metodologia 5S é, em essência, reduzir perdas e ineficiências, usando para tanto os conceitos de organização e eficiência do local de trabalho, a disciplina será fundamental para que a limpeza e a organização se tornem um hábito.
Aqui é possível estabelecer até mesmo algum tipo de premiação para os colaboradores que se destacam e cumprem todas as tarefas que lhe são atribuídas dentro da metodologia, a fim de incentivar a cultura colaborativa e manter o alto padrão de produtividade ao longo do tempo.
O programa 5S promove uma melhoria visual do ambiente de trabalho, influenciando diretamente a execução de tarefas rotineiras, tornando-as mais eficientes.
Através de sinalizações, etiquetagem, organização em espaços pré-determinados de itens essenciais ao trabalho, entre outras iniciativas que demarcam visualmente os limites de cada tarefa a ser executada, a metodologia 5S torna o ambiente mais “intuitivo” e simples.
A implementação e o sucesso do programa envolvem, primordialmente, os colaboradores, que deverão executar tarefas diárias a fim de manter a organização e a limpeza do ambiente de trabalho.
Portanto, o programa 5S tem importância fundamental para organizações que pretendem mudar o ambiente de trabalho para ganhar melhor performance, reduzindo desperdícios, tempo despendido em tarefas rotineiras e abolindo a ineficiência.
Afinal, para que serve o programa 5S? Resumidamente, a metodologia envolve 5 passos: analisar os itens necessários para o cumprimento de determinada tarefa; remover o que for desnecessário; organizar as ferramentas de trabalho, deixando o ambiente limpo e organizado; padronizar formas de manutenção desta organização e tornar tudo isso um hábito.
A grande vantagem do programa é o ganho em eficiência. Visualmente, o ambiente de trabalho também muda: fitas adesivas sinalizadoras no chão, etiquetas com a categorização de itens, caixas organizadoras, lixeiras coloridas, dentre outros materiais que vão “marcar” o local.
Tudo isso gera um ambiente intuitivo para o colaborador, que não se perde com o excesso de informações e passa a se concentrar e saber exatamente o que deve fazer e como performar bem suas tarefas.
O ganho de eficiência é notório e a organização passa a valorizar a cultura da autodisciplina, onde todos sabem exatamente o que devem fazer para manter o alto grau de produtividade.
Portanto, o ganho é coletivo – a empresa ganha em produtividade e o colaborador ganha em autodisciplina, promovendo a consciência do seu papel individual para o sucesso da coletividade.
Além da Metodologia 5S, outros programas que objetivam padronizar e otimizar processos foram criados ao longo dos anos a fim de manter uma melhoria contínua nas organizações, é o caso da Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) e o Ciclo PDCA.
Em todas essas ferramentas, ter um checklist com um roteiro de todas as etapas que devem ser implementadas auxilia o gestor a ter a visão de todo o processo ao mesmo tempo em que controla minuciosamente cada passo necessário até a implementação completa.
Neste sentido, o aplicativo de software Moki é a solução perfeita para implementar não só o Programa 5S como outras ferramentas de gestão e planos de ação que exijam rotina de controle dos processos e gestão da informação.
No caso do programa 5S, como seu conceito central é a organização do espaço de trabalho, esta organização levará em conta qual colaborador usará qual ferramenta, com que frequência e em quais tarefas, dentre outros fatores. Além disso, para que o sistema funcione no longo prazo, a organização e a limpeza devem se tornar um hábito.
O Moki vai ajudar em cada um desses aspectos, facilitando a identificação de não conformidades com seus checklists digitais, a gestão de planos de ação e emitindo relatórios com dados confiáveis que podem ser compartilhados em tempo real com toda a equipe.
Abaixo seguem alguns passos relevantes para a implantação do programa 5S. Em cada um deles, você verá que um checklist digital torna o trabalho muito mais produtivo.
Em primeiro lugar, é fundamental que o gestor estabeleça um departamento da empresa por onde começará a ser implementada a metodologia 5S.
Como o processo envolve uma profunda mudança na cultura interna da organização, escolher uma equipe proativa e colaborativa para iniciar a implementação pode ser uma boa ideia.
Além disso, ambientes de trabalho mais simples, com menos tarefas sendo realizadas simultaneamente são mais fáceis para a implementação da metodologia. Equipes com menos índices de acidentes, no caso de fábricas, também são ideais para serem as primeiras a conhecer a metodologia.
Depois de escolhido o setor, é importante estabelecer um plano de trabalho, onde a metodologia será esmiuçada e implementada por partes, respeitando suas cinco etapas.
É importante que, antes de iniciar as etapas da metodologia, a equipe saiba quais são os objetivos a serem alcançados. Reduzir o desperdício de material? Performar a tarefa em menos tempo? Ampliar a segurança e reduzir o número de acidentes de trabalho?
Tendo um norte, um objetivo claro, fica mais fácil implementar cada etapa dos 5 sensos.
Os colaboradores do setor escolhido devem receber treinamento adequado para compreender a metodologia e, principalmente, o papel central que eles terão no sucesso deste modelo. Muitos colaboradores também trarão suas experiências e seus conhecimentos para contribuir na implementação mais eficiente do método.
Por isso, é fundamental que a equipe a ser treinada seja composta por colaboradores que, efetivamente, trabalharão no ambiente a ser transformado. Acolha as ideias deles, promova a troca de informações e aproveite o que cada um tem para contribuir para a implementação do método.
Isso incentiva os colaboradores a cumprir os procedimentos que serão determinados e aumenta a confiança deles.
Lembre-se de que o sucesso da metodologia é medido pela transformação em hábito de todas as mudanças que foram implementadas, garantindo a melhoria contínua do processo. Para se tornar um hábito, algumas ações devem ser tomadas, tais como:
a demonstração clara e constante do que é esperado de cada colaborador;
o acompanhamento das tarefas, a fim de que cada colaborador receba feedback sobre sua performance e saiba que está seguindo na direção correta;
check-ins ou listas que auxiliem o processo de auditoria dos padrões estabelecidos. Os colaboradores devem aprender a lidar com essas listagens de tarefas rotineiras que são úteis para formar hábitos positivos;
executar as mudanças necessárias para atingir os objetivos pretendidos.
A implementação da Metodologia 5S em uma organização pode exercer um papel central no ganho de produtividade ao trazer a rotina, a autodisciplina e a padronização de tarefas para o dia a dia dos colaboradores, promovendo uma verdadeira mudança na cultura organizacional.
O uso de softwares de gestão como o Moki, por exemplo, agiliza o processo de criação e acompanhamento de checklists, o controle de rotinas, a realização de auditorias e inspeções, gerando relatórios que auxiliam no aprimoramento dos 5S cotidianamente.
Há três regras básicas na Metodologia 5S: adaptação do ambiente de trabalho para se tornar um local visualmente eficiente, colaboradores treinados e engajados e um sistema apropriado e padronizado de rotinas. Em todas elas, é possível contar com a tecnologia dos softwares de gestão.
A Metodologia do programa 5S é, em essência, uma ferramenta tradicional, criada no Japão, um país que, culturalmente, valoriza a disciplina. É possível aliar o que há de mais potente na tradição com o que há de mais valoroso na tecnologia.
Conheça as vantagens de implementar o programa 5S com o auxílio de um software e leve seus resultados a outro patamar.
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