A capacidade de se reinventar e se adaptar é o diferencial entre o sucesso e o fracasso dos negócios.
Ao mesmo tempo, liderar empresas e suas equipes através de processos de transformação está entre os maiores desafios dos gestores.
Assim, a execução de um bom gerenciamento de mudanças mostra-se cada vez mais crucial.
Nesse artigo você verá o que é gestão de mudanças e encontrar técnicas para liderar sua empresa e sua equipe a abraçar as transformações necessárias, fazendo com que o seu plano estratégico alcance os resultados esperados.
Gestão de mudanças: o que significa?
A gestão de mudanças é o processo de planejar e implementar o conjunto de ações que dão suporte a uma transformação organizacional.
Como exemplo desse contexto, temos a implementação de novas tecnologias, ajustes em processos ou mudanças na hierarquia.
Não existe uma única metodologia para o gerenciamento de mudanças, mas sim um conjunto de técnicas e ferramentas com eficácia comprovada.
Desse modo, cabe ao gestor avaliar o cenário e o tipo de mudança almejado pela empresa, para então definir as técnicas e ferramentas mais adequadas.
E quando fazer? Exemplos de mudanças organizacionais
A gestão de mudanças deve ser prioridade sempre que a empresa e sua equipe precisarem rever sua forma de atingir os resultados esperados.
Isso pode acontecer por uma mudança de cenário, como a entrada de um novo concorrente; por uma mudança de sistema; em uma mudança na estrutura organizacional; ou pela necessidade de modernizar atividades que ficaram obsoletas.
Mudança de sistema: muito sensível para o resultado da operação, impacta as mais diferentes esferas da empresa e precisam ser gerenciadas com atenção para evitar queda na produtividade e perdas.
Troca de liderança: essa mudança pode trazer insegurança, perda de histórico, impactos nas relações entre a equipe e na maneira de executar o trabalho.
Entrada de novo concorrente: mudança externa que pode obrigar a empresa a reorganizar sua carteira de produtos, reforçar as estratégias de retenção da equipe e reavaliar toda a sua operação.
Alteração na legislação: mudança externa que pode gerar a necessidade de adequações e alterações nas etapas de operação da empresa.
Os motivos que levam uma empresa a mudar são vários, mas a necessidade de gestão de mudança aparece sempre que essas alterações impactam o lado técnico e humano das organizações, com possíveis perdas no resultado.
A verdade é que as organizações mudam através das pessoas. É por isso que o foco do gerenciamento de mudanças deve estar na cultura, nas pessoas e em como elas adotam a mudança.
Impactos da gestão eficaz de mudanças nas empresas
O principal impacto da boa gestão de mudanças está no resultado, através da realização da estratégia em um ambiente em que toda a equipe esteja alinhada e direcionando seus esforços para o mesmo objetivo.
O gerenciamento eficiente das transformações organizacionais está diretamente relacionado ao sucesso das empresas.
Ao mesmo tempo, quando a gestão define a necessidade de uma mudança e a transmite a toda a equipe, o impacto negativo de não concretizar o projeto é enorme e muitas vezes intangível.
Além de não atingir o objetivo da mudança, que era com certeza relevante para o resultado estratégico, a empresa desperdiça recursos (pessoas / tempo / dinheiro) e arranha a confiança da equipe, o que pode ser fatal para o negócio.
Ferramentas e tecnologias aplicáveis à Gestão de Mudanças
Atualmente a tecnologia pode contribuir muito com o gerenciamento de mudanças, não apenas no alinhamento da comunicação, como também no planejamento e acompanhamento das etapas para a implementação e consolidação da mudança.
Uma vez definido um plano de ação empresarial, por exemplo, é possível definir objetivos e acompanhar as rotinas da equipe, definindo compromissos e determinando alertas para os colaboradores envolvidos.
Além disso, é possível medir e analisar os resultados, cruzando dados e gerando gráficos de acompanhamento, do planejamento ao encerramento do projeto de mudança.
No caminho inverso, com a análise de problemas operacionais e relatórios não conformidades, é possível determinar quais mudanças são necessárias para otimizar o trabalho e maximizar os resultados.
As oportunidades de uso da tecnologia para dar suporte a gestão de mudanças são inúmeras e muito eficazes para o sucesso dos projetos de transição!
Tipos de GMUD - Gestão de Mudanças nas Organizações
Mas qualquer mudança precisa de Gestão?
Os tipos podem variar em complexidade e impacto para o negócio, mas avaliar a necessidade de gestão de mudança é sempre positivo, uma vez que a análise do problema ajuda a dimensionar suas consequências.
Os 4 principais tipos de transição no processo de gestão de mudanças organizacionais:
Incremental: Esse é o tipo de mudança mais rotineira dentro de uma empresa, caracterizada por pequenos ajustes que melhoram a produtividade, adoção de novas tecnologias ou inclusão de novos produtos à carteira.
Planejada: São geralmente mudanças estratégicas planejadas e implementadas considerando períodos de menor demanda da equipe envolvida e de menor impacto na operação.
Emergente: A necessidade da mudança se impõe como urgente para garantir a posição estratégica da empresa no mercado. Dessa forma, ela é menos planejada e pode gerar mais atrito na transição.
Radical: São as mudanças disruptivas que têm o potencial de mudar o jogo para a empresa, mas que causam grande instabilidade. Esse tipo de mudança acontece quando há um redirecionamento estratégico, venda ou aquisição de novos negócios.
Processo de gestão de mudanças: etapas para implementação
As etapas macro do processo de implementação de uma mudança são:
O sucesso da transição está na fase de implementação da mudança. Nessa etapa, a gestão de mudança é crucial e deve valorizar 6 pontos principais.
1 – Invista nas pessoas!
Elas são o vetor das mudanças que você deseja implementar. Dessa forma, é importante compreender as relações e a cultura da sua empresa.
Saber quem são os líderes informais do seu time (pessoas confiáveis e que motivam o grupo) e conquistá-los sobre a relevância da transformação que você busca.
2 – Incentive as lideranças.
A equipe vai observar a atitude dos líderes da organização diante da mudança proposta. Para validar a importância da mudança, e determinar que ela veio para ficar, é essencial que a liderança seja um espelho do plano estratégico de mudança.
O CEO, seus líderes diretos, os gestores médios e supervisores, todos devem transpirar a ideia e ser o primeiro exemplo de transformação.
3 – Todo mundo é importante.
Informe todas as esferas da sua empresa sobre a mudança, de maneira que as ações planejadas recebam o suporte necessário, mesmo nas áreas que não estejam diretamente envolvidas.
4 – Fortaleça seu plano!
As pessoas são naturalmente resistentes a mudanças e provavelmente vão questionar a necessidade e a efetividade da transformação proposta.
Assim, é fundamental que o plano estratégico da mudança, seus objetivos e benefícios estejam bem documentados.
Crie um roadmap com as etapas cruciais a serem executadas e cascateie a informação para todas as camadas da empresa.
5 – Crie comprometimento.
Mais do que concordar com a mudança proposta, a liderança precisa estar comprometida e se sentir responsável pelo sucesso da transição.
No entanto, criar o senso de dono não é tarefa fácil. O líder precisa acreditar na relevância e no propósito da mudança, identificar os possíveis problemas que a mudança pode gerar, e desenhar soluções.
Esse processo gera envolvimento, que pode ser reforçado por prêmios e incentivos - tangíveis (recompensa financeira ou benefícios) ou intangíveis (como diferenciação e pertencimento).
6 – Comunique!
Um erro comum de gestão é acreditar que o outro entendeu a mensagem e sua importância.
As pessoas aprendem de maneira diferente e para um plano de mudança bem sucedido, é essencial que seus objetivos sejam comunicados sistematicamente, através de mensagens objetivas e inspiradoras.
O líder de cada área deve cascatear a mensagem na melhor linguagem para a sua equipe, definindo porque a mudança precisa acontecer e relacionando os seus principais benefícios.
E o mais importante: o líder precisa deixar claro o papel de cada funcionário na concretização dessa transformação.
Metodologias e modelos mais usadas no gerenciamento de mudanças
ADKAR
Para mudanças focadas em processos e sistemas, modelos como o ADKAR podem ser muito efetivos. Sua abordagem é mais centrada nas pessoas durante o processo de gerenciamento.
O ADKAR é composto de 5 passos:
Awareness - Consciência da necessidade da mudança.
Desire - Desejo de dar suporte a mudança.
Knowledge - Conhecimento de como mudar.
Ability – Habilidade, atributos e comportamentos para a mudança.
Reinforcement – Reforço para sustentar a mudança.
Modelo de Transição de Bridges
Modelo com foco na transição, traz um passo a passo do processo de aceitação da mudança.
Esse modelo é indicado para mudanças organizacionais de liderança, mas não é aconselhado para mudanças operacionais. É composto por 3 estágios de transição:
1 – Término, perda e deixando ir
Após a apresentação da mudança, esse é o primeiro estágio que a equipe irá vivenciar – uma fase frequentemente marcada por resistência e agitação emocional (medo, negação, raiva, tristeza, frustração, incerteza...). Nessa etapa é importante comunicar, enfatizar os benefícios da mudança.
2 – Zona neutra
Nesse estágio as pessoas estão geralmente confusas, incertas e impacientes. Além disso, é provável que a carga de trabalho tenha aumentado, em razão do esforço necessário para realizar algo novo.
Ao mesmo tempo, essa é uma excelente fase de criação. Dê espaço para a equipe colaborar e contribuir. Isso fará com que adotem a mudança com mais facilidade. Reúna-se com frequência com a equipe e proporcione feedbacks.
3 – Reinício
O momento de aceitação e energia quando os resultados do esforço para a mudança começam a ser colhidos. Nessa etapa a equipe está disposta a aprender, com seu compromisso com a missão renovado.
É importante que nessa fase você dê apoio a equipe para sustentar a mudança e destaque os benefícios que a transformação trouxe para a empresa e seus colaboradores.
McKinsey 7-S
O modelo identifica que o sucesso das empresas e das mudanças depende do alinhamento de sete dimensões:
Estratégia – planejamento da empresa para se desenvolver e manter sua competitividade.
Estrutura – maneira que a empresa se organiza, incluindo as cadeias de comando e responsabilidade.
Sistemas – atividades, processos e procedimentos executados pelos funcionários para realizar o trabalho.
Habilidades – conhecimento e competência dos colaboradores.
Colaboradores – as pessoas que realizam as atividades.
Estilo – o sistema de liderança e a cultura colaborativa da empresa.
Valores compartilhados – são os valores que representam o propósito da empresa.
Ciclo PDCA
O modelo estabelece que qualquer mudança em um processo ou sistema deve necessariamente passar por quatro passos:
Plan: Planejar. Identificar/analisar o problema e determinar um plano de ação.
Do: Fazer. Colocar o plano em prática!
Check: Avaliar. Analisar o impacto da mudança.
Act: Agir. Alcançados os resultados planejados, padronizar a mudança para que ela vire regra.
Conclusão
A mudança é inevitável e diferencia uma organização competitiva. Assim, é essencial avaliar constantemente os tipos de mudança possíveis e necessárias, seu impacto no resultado e seu alinhamento com o planejamento estratégico do negócio.
Ao mesmo tempo, o segredo de uma inovação bem-sucedida está no planejamento adequado, com foco na cultura organizacional, nas pessoas e em como elas adotam as inovações.
Então, uma vez definido um projeto de mudança, avalie o problema, definindo qual a melhor abordagem de gestão para cada etapa do processo.
Observe as etapas de implementação e os impactos dessa mudança na rotina das pessoas.
Relacione os objetivos da mudança e seus principais benefícios para organização e, consequentemente, para as pessoas. É com esse material que você conquistará a equipe, garantindo que todos entendam o propósito do projeto e adotem a inovação.
São as pessoas que transformam a empresa, e é nelas que deve estar seu foco ao implementar um projeto de mudança.
E não se esqueça! A tecnologia é uma excelente aliada!
Desenvolva um plano de ação, use checklists digitais de acompanhamento, envolva as diversas áreas da empresa e comunique o impacto positivo da mudança para o sucesso do negócio e de cada colaborador.
Com essas técnicas sua equipe estará sempre pronta para aderir a mudanças, buscando maneiras de inovar e manter seu negócio sempre competitivo.