A proposta da auditoria de processos organizacionais é viabilizar a melhoria contínua, de maneira que as ações e atividades de sua empresa estejam alinhadas com o objetivo estratégico, garantindo que o negócio atinja o máximo de sua capacidade produtiva.
Assim, o foco da auditoria está em maximizar o desempenho. A verificação se inicia com a observação do resultado de uma atividade na empresa e a reflexão sobre o caminho feito até alcançá-lo.
Escolhemos o caminho mais rápido e eficiente? Existe algum comportamento, atividade ou recurso que possa ser melhor empregado ou otimizado para obter resultados ainda melhores no futuro?
Nesse artigo você vai descobrir como alinhar os processos internos da sua empresa com os objetivos estratégicos, além de conhecer ferramentas que podem ajudar você no processo, para obter resultados ainda mais rentáveis em sua operação.
O que é auditoria de processos?
A auditoria de processos é uma avaliação dos sistemas de controle e verificação de uma empresa com o objetivo de definir se os recursos produtivos e humanos estão sendo empregados da maneira mais eficiente possível, evitando retrabalho e desperdícios na operação.
Assim, ao observar um resultado, é importante entender se a gestão do processo para o atingimento desse resultado é hoje o mais eficiente possível.
Objetivos da auditoria de processo
O principal objetivo de uma auditoria de processos é observar se todos os processos da empresa estão alinhados com seus objetivos estratégicos, prevenindo perdas e desperdícios.
Com esse objetivo em mente é importante questionar:
Os processos da empresa são eficientes e não desperdiçam recursos materiais e/ou humanos?
Os controles estão adequados e acontecem na periodicidade ideal?
As atividades no processo são essenciais e estão alinhadas com o atingimento do resultado?
As informações e os dados analisados estão seguros e são confiáveis?
Os planos de metas e as políticas da organização estão sendo observados?
Observados esses pontos, chegou a hora de definir o que precisa ser corrigido ou acompanhado, montando checklists de controle e definindo uma rotina de acompanhamento desses checklists.
Como implementar uma auditoria de processos em 5 etapas
Para saber como fazer uma auditoria de processos, comece planejando a atividade e estabeleça quais processos serão mapeados. A seguir, defina os riscos para a operação e os pontos de controle para acompanhamento.
Veja em detalhes as 5 etapas principais a seguir para implementar sua auditoria:
1. Planejamento da auditoria
O primeiro passo consiste em planejar. Comece definindo o escopo da sua auditoria, ou seja, quais processos serão mapeados e quem participará da auditoria. Você pode decidir mapear todos os processos da sua empresa ou focar em atividades específicas.
O importante ao fazer essa escolha é buscar equilibrar o impacto do estudo no resultado e seu valor estratégico. Em seguida, defina um cronograma para a auditoria e a periodicidade para revisão dos controles.
2. Mapeamento dos processos
O mapeamento dos processos consiste no estudo minucioso de cada etapa que acontece na operação para que se atinja o resultado esperado.
A partir desse estudo, feito através de entrevistas e questionários, é criada uma planilha de auditoria e um fluxograma de processos em que são detalhadas as atividades, definindo as entradas e saídas necessárias para a execução de cada atividade.
A entrevista com os colaboradores é crucial. Isso porque é nessa etapa que aparecem os riscos, as perdas operacionais e possíveis práticas e controles que podem ter sido necessários até determinado momento, mas que hoje já podem ser descartados.
3. Análise e identificação dos riscos
Uma vez definidos os processos, o auditor consegue compreender o funcionamento das atividades e definir os riscos operacionais da empresa e de cada um de seus processos, analisando os pontos de controle que precisam ser acompanhados para a otimização da operação.
4. Formulação de controles internos
Após debater com os colaboradores o que está em conformidade com o processo desenhado e o que não está, é hora de formular os pontos de controle internos para que a operação funcione conforme planejado.
É preciso pensar se toda a equipe conhece o processo padrão e onde este está documentado; analisar se os processos desenhados estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa; avaliar se as tecnologias disponíveis atendem às necessidades do negócio e se os funcionários estão capacitados para suas funções.
E, principalmente, é muito importante identificar os possíveis riscos para o negócio e fortalecer os pontos de controle para prevenção de falhas e perdas.
5. Execução e revisão dos resultados
Uma vez definidos os outputs da auditoria é hora de colocar em prática. O primeiro passo é sensibilizar os funcionários sobre a relevância dos achados da auditoria.
Para evitar resistência da equipe, comum nessa etapa do processo, é importante apresentar as observações como um aperfeiçoamento da operação, não como críticas pessoais. Assim, será muito mais fácil executar as mudanças necessárias.
Com isso, elabore um checklist com os riscos e pontos de controle identificados. Atribua o acompanhamento desse checklist aos colaboradores envolvidos e agende um cronograma de revisão dos resultados para acompanhar o andamento.
Checklists como ferramenta na auditoria de processos
Existem diversas ferramentas para auditoria de processos, mas uma forma rápida e eficaz de acompanhar os ajustes e controles estabelecidos após uma auditoria interna é o uso de checklists de verificação.
Assim, é possível garantir que os processos sejam executados de acordo com o planejamento, ajustando com rapidez o que não estiver em conformidade.
O Moki Checklist garante o alinhamento e a otimização dos processos. Com ele você terá mais agilidade nos controles, já que o checklist pode ser respondido diretamente no smartphone, com a possibilidade de criação e compartilhamento de planos de ação para correção de não conformidades.
Além disso, sua capacidade analítica é única: no Moki também é possível montar relatórios, tabular os dados e analisar resultados para melhoria contínua e, principalmente, para dar suporte às decisões estratégicas.
Desta forma, por viabilizar a agilidade na identificação, análise e solução de problemas na operação, o Moki Checklist é uma excelente ferramenta de acompanhamento e auditoria de processos.
Conclusão
Como pudemos ver, a auditoria sistemática de processos é fundamental para garantir que sua operação otimize os resultados. Através do acompanhamento por checklists dos pontos de controle definidos a partir da auditoria, as diversas áreas da empresa estarão trabalhando alinhadas com o objetivo estratégico do negócio, evitando perdas operacionais e de oportunidade, retrabalho e desperdício de recursos.