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O que é a gestão de ativos?

Gestão de Ativos: como fazer e quais tecnologias usar

A gestão de ativos tem sido utilizada de forma estratégica pelas empresas que pretendem alcançar lugar de destaque em um mercado tão competitivo quanto o atual. A prática de gerir ativos pode fazer muita diferença na forma como o produto ou o serviço é oferecido.

Se quer saber como gerir seus ativos de forma a conseguir um melhor posicionamento empresarial, continue lendo que mostraremos como fazer o controle de ativos e que tecnologias utilizar para um melhor resultado.

Gestão de ativos: o que significa?

Cada vez mais se percebe a importância de uma gestão de ativos eficaz que permita às organizações um desempenho relevante frente a seus concorrentes. Mas se você está se deparando com o termo “ativos” pela primeira vez talvez se pergunte: “O que isso significa?”.

Ativos podem ser resultado de transações passadas ou podem gerar benefícios econômicos futuros. Quando são resultados de transações passadas significa que foram adquiridos por meio de uma compra ou pela sua produção, incluindo doação.

Já quando pode gerar benefícios econômicos futuros, significa que um ativo tem potencial para contribuir, direta ou indiretamente, para o fluxo de caixa de uma empresa.

Antes de vermos a importância de realizar a gestão de ativos e como fazê-la, vamos então entender o que são ativos e como eles podem ser classificados dentro de uma empresa.

O que são ativos e como são classificados?

Segundo a norma técnica ISO 55.000, ativo é qualquer item, objeto ou entidade que tenha algum valor e sobre o qual a organização tenha o controle, sejam eles tangíveis ou intangíveis.

Ativos, então, podem ser tanto ferramentas, máquinas industriais, equipamentos de TI, matéria-prima como também marcas, contratos, conhecimento e experiência.

Entender as diferenças entre os diversos tipos de ativos é fundamental para que as ações implementadas durante a gestão sejam realmente as mais indicadas para aquela situação. Vemos a seguir como os ativos são classificados.

Ativo circulante

Ativo circulante é aquele que espera-se que seja consumido ou transformado em dinheiro ou equivalente no ano seguinte à apresentação do balanço. Os ativos circulantes podem se dividir em seis grupos:

  • Disponibilidades: também chamadas de Caixa, aqui estão incluídos o caixa físico, dinheiro, cédulas e moedas, os saldos de contas correntes e as aplicações financeiras de liquidez imediata.
  • Contas a receber: são principalmente as contas que representam direitos de receber por vendas ou serviços prestados relacionados à atividade operacional da empresa. Também é possível encontrar aqui duplicatas ou faturas que a empresa percebe que dificilmente conseguirá receber.
  • Estoques: aqui estão os estoques de mercadorias, materiais de uso e consumo, matérias-primas, produtos em fabricação e produtos acabados.
  • Títulos: valores mobiliários e bens: incluídas aqui estão as aplicações financeiras não dispostas em Disponibilidades e com prazo de vencimento até o fim do exercício seguinte e os ativos destinados à venda que não sejam estoques.
  • Despesas antecipadas: aqui ficam as contas que representam pagamentos efetuados por serviços ainda não recebidos ou consumidos integralmente, e que assim serão ao longo do próximo exercício.
  • Ativos especiais: esses são os ativos que podem gerar benefícios econômicos, mas que figuram na esfera patrimonial, como os direitos autorais e de transmissão de alguma obra artística.

Ativo não circulante

Ativos não circulantes têm uma permanência duradoura e fazem parte do funcionamento normal da organização. Eles estão divididos em quatro grupos.

  • Ativo realizável a longo prazo: este ativo refere-se aos bens e direitos da empresa similares aos ativos circulantes, mas que serão consumidos ou realizados após o término do exercício seguinte, como aplicações financeiras e depósitos bancários a longo prazo, despesas antecipadas e empréstimo compulsório.
  • Investimento: é o ativo que tem como objetivo gerar rendimento para a empresa, desde que não seja para fins de manutenção. São obras de arte, investimentos em ouro, imóveis para fins de locação e participação em sociedade coligadas, por exemplo.
  • Imobilizado: compreende os bens materiais com a finalidade de produção ou fornecimento de mercadorias e serviços para locação ou fins administrativos, como máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, veículos e ferramentas.
  • Intangível: ativo que não pode ser visto ou tocado fisicamente, mas possui valor econômico e contábil. Bens ligados à manutenção da empresa, como softwares, marcas, patentes e licenças.

Por que fazer a gestão de ativos?

Qual o objetivo da gestão de ativos?

A gestão de ativos tem como objetivo alcançar o maior valor possível com os bens da empresa a partir de um conjunto coordenado de atividades. Podem, inclusive, gerar lucros mesmo que não sejam usados diretamente na atividade do seu negócio.

Uma boa gestão de ativos prioriza investimentos e concentra esforços nas áreas que precisam de mais atenção. Uma má gestão – ou mesmo a ausência dela – significa desperdiçar ativos, perder dinheiro ou deixar de ganhá-lo.

Outra vantagem do gerenciamento de ativos empresariais é a otimização de processos internos. A prática possibilita a padronização dos procedimentos a partir de técnicas e normas reconhecidas nacional e internacionalmente.

Mas para que o controle de ativos seja executado de forma eficiente é preciso que o processo inicie antes mesmo de a empresa adquirir o ativo. Desde a decisão sobre a necessidade de aquisição daquele ativo, passando por todas as fases até o descarte final.

Abaixo, listamos os pontos mais importantes na gestão de ativos industriais.

Gerenciamento de riscos

Dentre os benefícios da gestão de ativos está a possibilidade de gerenciamento de riscos. A partir de uma avaliação do ativo determina-se a condição e os riscos de segurança relacionados ao ponto em que se encontra no seu ciclo de vida.

Para que essa avaliação seja feita de forma eficiente é necessário manter atualizadas e organizadas as informações sobre o estado de cada equipamento.

Desempenho operacional

O uso de maquinários, softwares e outros equipamentos antigos ou inadequados impacta diretamente no desempenho operacional da empresa. O resultado é uma menor produtividade e bens produzidos com pior qualidade.

Além disso, a gestão de ativos permite o controle de depreciação nos centros de custo adequados.

Gestão de não conformidades

As não conformidades representam tudo o que não está de acordo com os parâmetros estabelecidos pela empresa e podem gerar produtos de má qualidade, serviços mal prestados e acidentes de trabalho, entre outros riscos.

O gerenciamento de ativos permite a gestão dessas não conformidades, identificando as causas e fornecendo dados para um relatório de não conformidade. A partir dele será traçado um plano de ação para conter e corrigir os problemas encontrados.

Controle de estoque

O controle de estoque é outro benefício resultante da gestão de ativos empresariais. Essa ação permitirá reduzir as despesas já que o acesso rápido às informações evitará aquisições supérfluas e desnecessárias.

A gestão de estoque inclui um planejamento da demanda, a garantia da qualidade de armazenamento, o monitoramento do inventário e a prevenção de perdas.

Como otimizar a gestão de ativos na sua empresa?

Agora que você já identificou o que é e entendeu os benefícios do controle de ativos, deve estar se perguntando: mas como implementar uma boa gestão de ativos?

Primeiramente, é necessário criar uma equipe qualificada para a função. Fornecer cursos e treinamentos favorece o aprimoramento necessário dos colaboradores para alcançar os resultados esperados. Além disso, veremos outras formas de tornar a sua gestão de ativos ainda mais eficaz.

Classificação dos ativos

Após montada a equipe especializada, o próximo passo rumo a um gerenciamento de ativos eficiente é a classificação dos ativos da empresa.

Já vimos anteriormente que eles podem ser divididos em circulantes e não circulantes e seus diversos tipos. Utilize essa classificação para identificar os ativos da sua empresa e ter uma visão clara da situação atual.

Centralização de dados

Outro passo importante é a centralização de dados em um único local. Faça um inventário completo incluindo todas as categorias e os tipos de cada uma – conforme vistos mais acima. Registre todos os bens da empresa inserindo-os na classificação especificada.

Acrescentar uma descrição detalhada aos registros bem como os diferenciais de cada item ajuda a uma melhor identificação posterior dos dados durante o trabalho da equipe. E é fundamental certificar-se de que os dados inseridos sejam confiáveis.

Indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para medir o desempenho de uma empresa e, portanto, uma forma de otimizar ainda mais o gerenciamento de ativos.

Existem vários tipos de indicadores de desempenho que podem ser utilizados: de produtividade, de qualidade, de capacidade e estratégicas. Cada um deles irá oferecer um resultado específico no seu processo de gestão.

Plano de manutenção

É fundamental que o controle de ativos inclua um plano de manutenção preventiva. Com esse plano é possível antecipar-se aos problemas ou descobri-los ainda no início, o que evita gastos desnecessários de emergência.

A prevenção de acidentes é outro benefício de um plano de manutenção, já que garantimos que os ativos tangíveis, principalmente os imobilizados, estejam funcionando de forma adequada.

Calibração dos ativos

A calibração é mais uma forma de otimizar a sua gestão de ativos. Com ela há um aumento da produtividade e a otimização de recursos.

Garantir a compatibilidade de serviços e produtos é outra vantagem da calibração dos ativos, que inclui a programação, documentação, planejamento, análise e gerenciamento de calibrações em equipamentos como medidores e outros dispositivos.

Tecnologias para gerenciamento e controle de ativos

tecnologias para gestão de ativos

Depois de chegar até aqui você pode estar pensando que realizar o gerenciamento de ativos é uma tarefa de difícil execução dada a sua complexidade. Principalmente se a sua empresa dispõe de uma grande quantidade de ativos.

A boa notícia é que você e sua equipe não precisam realizar todas essas etapas manualmente. Existem tecnologias desenvolvidas especialmente para esse fim e irão tornar todo o processo mais simples. Veja abaixo algumas dessas tecnologias.

Geolocalização Indoor

A Geolocalização Indoor é um sistema de localização em tempo real – RTLS – que permite monitorar a movimentação de ativos, máquinas e pessoas em espaços físicos cobertos. Com isso é possível otimizar operações e reduzir custos, essenciais no processo de controle de ativos.

A tecnologia, que utiliza radiofrequência, torna possível localizar o ativo monitorado, traçando um histórico de como foi o fluxo de atividades durante um determinado período. A partir do rastreio do ativo é feita a coleta de dados utilizados para aprimorar as tomadas de decisão.

RFID

Também funcionando por radiofrequência, o RFID (Radio Frequency Identification) utiliza tags com chips nos ativos e um leitor com antena para identificá-las. As tags podem ser colocadas em caixas ou pallets para gerenciar a movimentação desses objetos.

No entanto, o sinal de RFID é unidirecional. Isso significa que o objeto a ser monitorado precisa passar na mesma direção para a qual o leitor da antena esteja apontando. Com isso, não é possível realizar o monitoramento de ativos em tempo real.

Softwares de gestão

Mas, depois de utilizadas as ferramentas acima, como serão registrados os dados coletados? O controle de ativos terá que ser feito em planilhas criadas para esse fim?

Não. Já existem softwares de gestão que possibilitam automatizar os diversos processos da empresa, inclusive o gerenciamento de ativos.

Por meio desses softwares é possível registrar os ativos da empresa, a sua localização, quais estão em uso e por quanto tempo, ou seja, um registro completo do inventário que comentamos mais acima.

Você terá em um único lugar documentos, informações e métricas que poderão ser acessados de qualquer lugar, via computador ou aplicativos.

Como o Moki auxilia o controle de ativos empresariais?

O Moki é uma ferramenta de automação de processos que utiliza KPIs (Key Performance Indicator), indicadores que analisam as ações implementadas pela empresa, combinadas com um sistema de checklist.

É totalmente customizável, robusto e inteligente. A ferramenta reúne as informações coletadas transformando-as em dados fáceis de visualizar e que auxiliam na estratégia da sua empresa.

Com ele, o processo de gestão de informação é realizado de forma totalmente eletrônica, permitindo integração com outros sistemas e realizando a coleta de dados via dispositivos IoT (Internet of Things), objetos com tecnologia que permite a troca de dados com outros dispositivos via Internet).

O uso do Moki possibilita automatizar a criação de planos de ação a partir do levantamento ágil de dados realizado por meio de checklist, integrações a outros sistemas ou pelos indicadores fornecidos pela própria empresa.

A coleta de informações pode ser feita com código de barras ou QR Code, acessando a base de dados em tempo real, por meio de consulta de estoques, listagens de produtos e muito mais. Tudo isso online ou offline. E todas as informações ficam armazenadas na nuvem.

A partir da análise desses dados e da identificação dos indicadores que estejam fora das faixas desejáveis de controle, acontece o cruzamento das informações com os indicadores operacionais. Isso permite a definição ou correção de estratégias de controle de qualidade, segurança e desempenho.

No Moki é possível configurar gatilhos de disparo das ações necessárias, automatizando, por exemplo, a criação de planos de ação a serem implementados, evitando que problemas passem despercebidos e causem prejuízos e perda de produtividade.

Se você quer entender que tipo de fatores estão impactando no seu negócio e busca aumentar a eficiência por meio da sistematização e automatização dos processos, o Moki é a sua solução viável para análise e cruzamento de dados.

Ilustração de um computador e de um celular em suas respectivas telas de checklist.

Agende uma demonstração e veja como o Moki auxilia o controle monitoramento de ativos!

Conclusão

Para obter vantagem no mercado as empresas precisam se tornar mais produtivas e conseguirem reduzir custos facilmente. Essas duas ações as tornam mais competitivas e, portanto, mais prósperas. Entre as ferramentas disponíveis para isso está a gestão de ativos.

Vimos aqui que colocar esse processo em prática na sua empresa irá reduzir custos com desperdícios e perdas, melhorar a qualidade dos serviços prestados, otimizar o uso de ativos nas diferentes etapas do ciclo de vida e garantir maior segurança e controle sobre os processos, entre outros.

Agora que você conhece os benefícios do gerenciamento de ativos empresariais e as tecnologias disponíveis, é hora de colocar isso em prática e melhorar o posicionamento da sua empresa no mercado.

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