Todo processo, por mais que tenha sido bem planejado, pode apresentar problemas ou não conformidades que devem ser tratadas o quanto antes a fim de evitar impactos negativos para os negócios de sua empresa.
Para tal, se faz necessário o uso de ferramentas que auxiliam a detectar as causas e solucionar esses desvios.
Neste artigo vamos abordar uma importante ferramenta usada no controle de qualidade, o Diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Diagrama Espinha de Peixe.
O que é e como surgiu o Diagrama Espinha de Peixe?
Chamado de diagrama espinha de peixe, em função de sua forma, ou diagrama de causa e efeito, em função do conteúdo, é uma ferramenta que auxilia na identificação das possíveis causas dos desvios que ocorrem nos processos de uma organização.
O objetivo do seu idealizador, o engenheiro japonês Ishikawa, era criar uma metodologia de fácil entendimento levando em conta que todo problema tem causas associadas que precisam ser analisadas e testadas até se encontrar qual causa está associada a um determinado desvio. Ou seja, o método espinha de peixe é aplicado para encontrar a causa-raiz dos problemas.
Um diferencial significativo desta ferramenta é a visualização gráfica das causas e efeitos permitindo uma organização de raciocínio que pode ser alcançada por toda a equipe de trabalho, envolvendo todos os colaboradores na solução dos problemas.
Como funciona o Diagrama de Espinha de Peixe
Conforme vimos, o diagrama tem como finalidade identificar a causa-raiz dos desvios detectados nos processos de uma empresa através da visualização de todas as possibilidades de causa de um determinado efeito.
Agora, vamos ver como elaborar um diagrama de espinha de peixe em 10 etapas.
1. Escolha do tema
O primeiro passo para a construção do gráfico é a definição do problema (efeito ou desvio), que deve ser bem delimitada para que o levantamento das causas seja realizado de forma objetiva e eficiente.
Uma vez escolhido o tema, já é possível iniciar o gráfico traçando uma linha horizontal e inserindo o problema selecionado ao fim desta linha à direita, na extremidade.
2. Brainstorm
O segundo passo é uma etapa fundamental para o desenho de um diagrama eficaz. Nesta fase, deve-se reunir todos os colaboradores das mais variadas áreas que, de alguma forma, têm envolvimento com o tema delimitado.
Quanto mais diversidade de visões, mais abrangente será o levantamento que levará em conta perspectivas diferentes de um mesmo problema.
3. Organização do diagrama
Nesta etapa, será desenhado um esboço do diagrama facilitando a visualização da espinha de peixe desde o início do processo.
É um passo intermediário entre o levantamento e a análise das causas que permite consolidar as informações de forma gráfica viabilizando o entendimento do tema versus as possíveis causas para esse efeito.
4. Identificação de causas
A fase de identificação das possíveis causas de um efeito deve reunir, assim como no brainstorming, o máximo de colaboradores envolvidos garantindo que haja diversas perspectivas do mesmo problema.
Esta etapa é complementar ao brainstorming, trazendo efetivamente as causas para debate.
5. Listagem de causas
Uma vez identificadas, agora é a hora de listar as causas e atribuir, para cada uma delas, características que especifiquem melhor a situação de ocorrência.
Nesta etapa pode ser útil a primeira fase do método 5W2H, objetivando responder às perguntas: o quê, porquê, onde, quando e por quem.
É preciso entender bem as causas listadas antes de desenhar o diagrama.
6. Categorização das causas
Criar categorias para as causas complementa as especificações realizadas na fase de listagem. As classificações escolhidas vão depender do efeito em questão, costuma-se usar o 6M: Mão de obra, maquinário, matéria-prima, método e meio ambiente.
Este não é um passo imprescindível, mas pode auxiliar a esclarecer dúvidas surgidas nas outras fases e que passaram despercebidas.
Método 6M
Ishikawa também criou um método de agrupamento de causas que consiste em estabelecer categorias base possibilitando um detalhamento maior e, consequentemente, auxiliam na definição da causa-raiz de forma mais assertiva. São elas:
Mão de obra: Problemas gerados em função da ação dos funcionários, por incompetência ou falta de capacitação.
Maquinário: Problemas gerados por falhas nos equipamentos e máquinas em decorrência de mau uso ou desgaste.
Matéria-prima: Materiais de insumo que faltam ou possuem má qualidade e podem influenciar no resultado final do processo de produção.
Método: Problemas relacionados à metodologia usada para realização do trabalho.
Meio ambiente: Condições climáticas que podem impactar os processos.
7. Criação do diagrama
Finalmente chegou a fase de desenhar o diagrama. A partir do tema bem delimitado, das informações levantadas e das causas categorizadas tem início o gráfico que vai ajudar a visualizar e compreender a relação causa e efeito para o problema escolhido.
Nesta etapa é necessário atenção especial à montagem do gráfico para que represente bem os dados levantados.
8. Coleta de dados
A fase de coleta de dados a partir da análise do diagrama serve para determinar a frequência de ocorrência das diferentes causas listadas e categorizadas. Nesta etapa é necessário agrupar as causas de acordo com as suas características e especificações (método 6M), isso ajudará a organizar melhor os dados para determinar a causa-raiz.
Para tal, o uso de um software pode ser bastante útil, o Moki é uma ferramenta que organiza e viabiliza a coleta de dados.
9. Encerramento
O encerramento é a etapa em que, após a análise das causas em relação ao efeito, consegue-se determinar a causa-raiz, ou seja, definir qual é a principal causa para aquele tema delimitado na primeira etapa do processo.
Esta fase de fato encerra o diagrama e dá início aos próximos passos de elaboração de um plano para solucionar o desvio ou não conformidade.
10. Plano de ação
O plano de ação deve considerar 3 tipos de ação:
Ação preventiva: Atua nas causas dos problemas antes da sua ocorrência, é uma ação pré efeito, anterior a construção do diagrama.
Ação corretiva: Uma vez detectado um problema (efeito) deve-se eliminar suas causas. Para tal é necessário ter o conhecimento das causas, é uma ação pós diagrama.
Ação de contenção: Esta também é uma ação pós diagrama. Trata-se de situações em que não é mais possível eliminar a causa de um problema, mas evitar que se propague.
O planejamento deve ser elaborado de acordo com as especificidades da empresa. Com o Moki é possível criar, gerir e acompanhar os planos de ação de forma simples, através do aplicativo. Os planos podem ser avulsos, independentes de um checklist, para montar ações corretivas ou preventivas.
Saiba mais sobre como fazer diagrama espinha de peixe e analisar as possíveis causas para o efeito selecionado:
Quais as vantagens do uso da espinha de peixe?
Para além da função do diagrama espinha de peixe que é levantar e hierarquizar as possíveis causas de um desvio identificando a causa-raiz, a adoção desta ferramenta viabiliza uma melhora de todos os processos de uma organização.
O diagrama espinha de peixe faz parte de uma série de ferramentas que compõem o controle de qualidade em uma empresa, viabilizando uma gestão eficiente e capaz de solucionar os problemas que ocorrem ao longo dos processos.
Outra vantagem importante é o envolvimento da equipe de trabalho na solução das questões, a rápida visualização de todas as partes do problema e das possíveis soluções, funciona como um facilitador da compreensão dos dados e da participação de todos.
Este é um benefício tanto para o processo em si, uma vez que viabiliza perspectivas diferentes de um mesmo problema e fortalece o clima organizacional.
O gráfico em formato de espinha de peixe é bastante intuitivo e permite analisar até mesmo outros efeitos que as causas listadas podem produzir no futuro. Portanto, outro benefício ao adotar este método é a antecipação de problemas, permitindo um plano de ação específico para evitar que os desvios aconteçam – ações preventivas.
Veja um artigo sobre a implantação do diagrama espinha de peixe no sistema de gestão da qualidade de uma empresa de fabricação termoplástica.
Organize seus dados com o Moki
O controle de qualidade dos processos em uma empresa é fundamental para identificar e tratar desvios ou não conformidades.
Para tal, é extremamente importante a adoção de sistemas que auxiliem a organizar e consolidar as informações.
O software Moki permite a coleta e o armazenamento de dados através de lançamentos manuais ou automáticos.
Oferece também automação para o cruzamento e processamento das informações dos processos tornando possível a elaboração do diagrama, além de produzir relatórios que auxiliam a análise de dados.
Moki é a solução perfeita para tornar a rotina de trabalho da sua empresa mais ágil e eficiente através de soluções inteligentes, adaptadas à realidade da sua organização.
Conclusão
Vimos neste artigo a importância da adoção de ferramentas de gestão e controle para tratar desvios e não conformidades, evitando impactos negativos para os negócios. O diagrama espinha de peixe é um método que possibilita levantar, listar e categorizar possíveis causas para problemas que, se tratados a tempo, geram até mesmo a oportunidade de rever processos e identificar desvios no dia a dia de produção. A cultura de boas práticas e melhoria contínua de uma organização é também alimentada justamente pela detecção de riscos a que todo processo de trabalho está sujeito. O que faz a diferença é se antecipar e tratar adequadamente cada situação que se apresenta. A adoção de um software robusto e que oferece ferramentas de gestão úteis e integradas é fundamental para auxiliar os gestores no gerenciamento desses processos e dar segurança e confiabilidade à tomada de decisões.