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Guia prático do BPM: saiba como aplicar e otimizar processos!

Dos grandes aos pequenos negócios, os objetivos acabam sendo os mesmos: aumento da produtividade e diminuição dos custos operacionais. Se esses são, também, os seus desejos, chegou a hora de conhecer a BPM (Business Process Management). 

No mundo empresarial, é comum usar essa solução para analisar e redefinir processos. Tudo para que o andamento da empresa possa condizer com as metas e objetivos pré-estabelecidos. 

Curioso para saber mais? Nós indicamos a leitura deste verdadeiro guia! 

Dividimos as informações nos seguintes tópicos: 

Aproveite para saber tudo e, assim, melhorar os processos diários dos negócios! 

O que é Business Process Management (BPM)

Antes de vermos como aplicar a solução em pauta, é muito importante entender do que ela se trata e quais são todos os seus aspectos. 

Então, vamos lá! 

Business Process Management (BPM), de acordo com a própria Association of Business Process Management Professionals (ABPMP), é uma disciplina focada na gestão de trabalho em empresas, não importa se essas vendem produtos ou serviços. 

Na prática, a BPM une gestão de negócios e tecnologia da informação. Isso para ser possível: definir, analisar, otimizar e monitorar os processos

Dessa forma, a empresa acaba por ter mais facilidade para implementar a melhoria contínua, aumentar a produtividade, diminuir os custos e ganhar notoriedade perante a concorrência. 

Dito o que é BPM, chegou a hora de ver mais detalhes de cada um dos pilares da disciplina para, então, poder aplicá-la no dia a dia. 

Confira os passos: 

1. Mapeamento

A mudança interna é algo muito importante para as empresas, não há dúvidas disso. Mas, antes de aplicar as transformações, o ideal é fazer o mapeamento dos processos

Trabalhe para que todos os processos e atividades, praticados atualmente, sejam levantados. 

Aliás, também envolva outras pessoas nisso, ou seja, pergunte sobre como são os detalhes das atividades de outros colaboradores. 

Muitas vezes, os líderes correm o risco de ter uma visão deturpada do trabalho diário dos times, caso não olhem com mais cuidado para o que é feito diariamente. 

Pensando nisso, já aproveite o período do mapeamento de processos para tomar mais conhecimento sobre as atividades dos times

2. Padronização

Em seguida, para usar a disciplina Business Process Management (BPM), vem o papel de padronizar os processos. 

Anteriormente, falamos sobre fazer um levantamento das atividades e processos, certo? 

Agora, então, é o momento de analisar aquelas ações dos times. Será que os processos realmente, hoje, são suficientes para a empresa alcançar ou intensificar a excelência? 

Depois dessa reflexão, você deve criar a nova padronização, ou seja, realinhar ou, até mesmo, substituir todos os processos vigentes. Faça o que for melhor para os negócios! 

A padronização ajudará a deixar bem claro, aos times, o que é esperado deles e como todas as atividades devem ser feitas diariamente, de modo a se alcançar as metas e os objetivos. 

É realmente muito importante ser o mais claro e objetivo possível, para que não restem dúvidas às equipes! 

3. Monitoria 

Pense que, até aqui, você já fez o levantamento de processos e criou padrões, ok? O terceiro passo é monitorar as modificações feitas até então. 

É neste passo que se deve ver e entender se existem pontos a serem ajustados nos processos. 

O objetivo final, dentro dessa etapa, é alinhar os trabalhos realizados por todas as equipes às metas dos negócios e à satisfação plena dos clientes. 

4. Otimização

Lembra que, no passo anterior, falamos sobre monitorar os novos padrões de processos? A partir de agora, o esforço tem que ser o de otimizar aqueles mesmos processos. 

Sendo assim, você terá que verificar quais são os gargalos que ainda persistem e buscar soluções para eles

Além disso, claro, também é essencial identificar e eliminar, assim que possível, custos e despesas desnecessárias.

Lembrando que a participação de outros colaboradores é sempre bem-vinda para a construção e otimização de processos. 

Nesta quarta etapa, por exemplo, procure saber como as atividades e processos estão sendo encarados pelas equipes. Além disso, quais são os feedbacks e sugestões de melhorias! 

Entenda a diferença de BPM para BPMS e BPMN

gestão de processos de negócios

Quando nos debruçamos sobre o conceito de BPM, também é comum encontrar as siglas BPMS e BPMN. 

Mas, será que elas têm algo em comum? Vamos descobrir isso neste parágrafo. 

BPM 

Nós já vimos, no início deste conteúdo, que a BPM (Business Process Management) é uma disciplina gerencial, que reúne organização dos negócios e uso de tecnologia.

Tudo isso para definir processos de modo que sejam mais produtivos e, também, econômicos. 

BPMS 

Já a BPMS significa Sistemas de Gestão de Processos de Negócio. Na prática, ela serve como grande apoio para os líderes redefinirem e automatizarem processos. 

O destaque aqui, sem dúvidas, acaba sendo a praticidade e economia de tempo, uma vez que dá para automatizar as tarefas. 

Apesar da grande vantagem, isso não significa que todas as empresas devem implementar a BPMS. Tudo depende bastante das necessidades dos negócios. 

Para uma empresa de grande porte e que, assim, possui muitas atividades diárias, a automatização pode ser um grande passo. 

BPMN 

Por fim, mas não menos importante, nós temos a BPMN, traduzida como Notação de Modelagem de Processos de Negócio.

Ela significa, mais especificamente, o conjunto de ícones para ser possível desenhar processos. Dessa forma, a BPMN serve como apoio para a definição ou, se for o caso, a reformulação de processos. 

Benefícios de implementar um sistema BPM

Existem muitos benefícios de usar a Business Process Management no dia a dia da empresa. 

Para você não ficar com nenhuma dúvida quanto a isso, fizemos uma lista dos pontos positivos. Eles estão logo abaixo: 

1. Clareza sobre os próprios processos 

Pode acontecer, muitas vezes, da liderança empresarial estabelecer metas e objetivos que fogem um pouco da alçada dos profissionais. 

Isso porque não há equipes suficientes para dar conta de todas as demandas ou porque o tempo de trabalho estabelecido é curto demais. 

Em todo o caso, precisamos concordar haver uma visão viciada do trabalho por parte da liderança, certo? Com a Business Process Management, esse dilema pode ser resolvido. 

Afinal, a disciplina faz com que líderes e liderados tenham mais conhecimento de como são as tarefas e processos a serem realizados. E com clareza fica mais fácil caminhar rumo aos objetivos da empresa. 

2. Mais comunicação e integração entre os times 

O simples fato de repensar e redesenhar processos já faz com que os times conversem mais. A comunicação intensa e a integração soma bastante ao trabalho. 

Um time pode ajudar mais o outro e realmente buscar os recursos necessários para conquistar os objetivos pré-determinados. 

3. Controle maior dos processos 

É preciso deixar bem claro que a Business Process Management não “apenas” analisa e redefine processos, quando necessário. 

Ela também tem a ver com o monitoramento das atividades. A observação de mais perto e feita com frequência maior, também, melhora as atividades de toda a empresa. 

Qualquer desvio de padrão já pode ser corrigido quanto antes, quando se faz um monitoramento eficiente.

4. Aumento da produtividade 

O fato de analisar processos aplicados, hoje, juntamente aos times da empresa, já escancara os gargalos e dificuldades em diferentes atividades. 

Logo, também é possível trabalhar para que esses mesmos processos sejam mudados e, assim, para que haja a evolução. 

Com um dia a dia mais prático e fácil, os funcionários se sentem mais motivados. O resultado disso acaba sendo o aumento da produtividade de todos os times. 

Por isso, é tão importante ver se tudo o que é realizado realmente corresponde com as metas dos negócios e, claro, sempre ouvir os outros funcionários. Opiniões e sugestões alheias sempre somam à BPM. 

5. Agilidade nos processos 

Lembra que dissemos: em alguns casos, é interessante que os processos da empresa sejam automatizados? Pois bem! 

Nessas situações, além de todas as vantagens que já citamos, também é possível ter agilidade nas tarefas e entregas

Dessa forma, vale a pena estudar se a automação não é, também, uma solução para o seu caso. 

Como fazer Gestão de Processos (BPM)

bpm como usar

O primeiro passo você, na verdade, já deu: ter o conhecimento e aprofundamento sobre a disciplina Business Process Management. 

Isso por si só já é excelente, pois mostra que você e a empresa para qual trabalha estão abertos às inovações. 

Em seguida, é preciso focar no passo a passo para implementar a BPM. Veja: 

1. Faça o levantamento e mapeamento dos processos 

Quais são os processos que a empresa ainda aplica? É necessário fazer um levantamento e mapeamento sobre isso. 

Lembrando que essa atividade não deve ser solitária, ok? Ou seja, reúna outros colaboradores e equipes, eles também saberão te dizer os detalhes do dia a dia. 

2. Monte os processos com base em padrões 

O segundo passo é estabelecer quais novos padrões precisam fazer parte da rotina da empresa, de uma forma em que eles possam ir ao encontro das metas e objetivos estabelecidos, otimizando o desempenho operacional

Depois, então, defina os novos processos e deixe-os bem claros para todos os times. 

3. Implemente os novos processos 

Padrões definidos, é hora de colocar tudo em ação. Nesta etapa, os processos não só podem como devem ser colocados para rodar. 

Analise o andamento de tudo, mas ainda sem se preocupar com as alterações necessárias. 

4. Realinhe os processos, se necessário, e tenha uma gestão de metas

A partir da observação dos processos, você viu ser preciso mudar algum padrão? Sem problemas, faça todas as adaptações necessárias para alinhar as atividades aos objetivos da empresa. 

Falando nisso, também é muito importante que se tenha uma gestão de metas. 

Dá para usar, por exemplo, a ferramenta de OKR (Objectives and Key Results), em que se estabelece os objetivos da empresa e, também, indicadores de desempenho. 

Assim, fica mais fácil saber se todas as equipes estão na rota certa. 

Como a tecnologia é uma aliada no processo

Analisar, realinhar e monitorar processos não precisam ser tarefas manuais. Até porque, em uma rotina com muitas atividades e entregas, isso pode ser simplesmente impossível. 

O melhor mesmo é sempre contar com a tecnologia. Existem, por exemplo, aplicativos que fazem o acompanhamento de todas as tarefas executadas em uma empresa. 

Com isso, já fica muito mais fácil analisar as entregas e, em seguida, identificar as possibilidades de melhoria. 

Além disso, vale dizer que, com o uso da tecnologia, as informações e dados dos negócios ficam bem mais seguros. 

No nosso exemplo de aplicativo, pense que todas as informações são guardadas na nuvem, o que é muito mais seguro do que armazená-las nos arquivos dos computadores. 

Entenda como o Moki pode ajudá-lo a otimizar processos

Quando falamos sobre Business Process Management e, consequentemente, uso de tecnologias, o Moki aparece como destaque. 

Até então com mais de 20 mil usuários, o Moki é um Software de Gestão da Informação. Com o Moki, é possível acompanhar atividades diárias, redefinir e otimizar processos, fazer a gestão de equipes de campo e do tempo produtivo, criar planos de ação, construir indicadores de sucesso e muito mais. 

Também é válido dizer que todas as informações e dados ficam armazenados na nuvem, assim, a empresa pode contar com mais segurança e tranquilidade. 

Vale muito a pena conhecer mais sobre o Moki e, com isso, ter uma aplicação eficiente de Business Process Management!

Ilustração de um computador com a tela de planos de ação do Moki

Saiba como o Moki pode otimizar e aumentar a eficiência dos seus processos. Solicite uma demonstração!

Conclusão 

Neste conteúdo, você viu que BPM (Business Process Management) trata-se de uma disciplina gerencial

Na prática, ela é usada para fazer o levantamento, mapeamento, análise, desenho e monitoramento de processos. 

Todos esses esforços acabam por aumentar a produtividade das equipes e, ao mesmo tempo, reduzir os custos dos negócios. 

Você também pode aplicar essa solução com a ajuda do Moki, aplicativo para o acompanhamento de tarefas, processos, metas e indicadores de desempenho. 

Não perca mais tempo e tenha os resultados tão sonhados para os negócios!

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