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5w2h o que é

5W2H: o que é, como fazer e por que usar!

Se você quer tirar uma ideia do papel e fazer ela ter sucesso, aplicar a ferramenta 5W2H é o primeiro passo que você deve dar neste sentido. 

Essa é uma ferramenta de gestão tão prática e eficiente, que você pode aplicar não apenas na empresa, mas também na vida pessoal, já que é simples, objetiva e pode ser aplicada a qualquer iniciativa ou tomada de decisão.

Ao responder 7 questões simples, você modela seu projeto, estruturando o propósito, as etapas para execução, quais são as pessoas que devem ser envolvidas, o momento e o lugar para colocar em prática e quanto precisará ser investido até atingir seu objetivo. 

Amplamente utilizada nas empresas de sucesso para definição do planejamento estratégico anual e de planos de ação e atividades, essa ferramenta simples pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da sua ideia ou iniciativa.

Nesse artigo você vai saber mais sobre a valiosa ferramenta 5W2H e como você pode aproveitá-la para alinhar seus projetos de maneira clara e objetiva.

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H traz um conjunto de questões norteadoras que ajudam o usuário a delinear as etapas de uma nova iniciativa ou decisão, com o objetivo de compor um plano de ação eficiente. 

A partir das respostas dessas questões, o gestor pode criar um checklist de ações que devem ser desenvolvidas para se atingir o objetivo do projeto. A ferramenta também ajuda a controlar a execução das metas.

Então, a partir da criação de um checklist orientado por 5W2H, o gestor controla com facilidade o andamento de um projeto, administrando o tempo, evitando o desperdício de recursos, delegando e cobrando o andamento das iniciativas.

Apesar de o nome parecer complexo, o significado de 5W2H é simplesmente uma combinação de letras e números – 5 W (What – Why – Who – Where – When) + 2 H (How – How Much) – que se refere às iniciais das letras das perguntas norteadoras em inglês.

What (O quê?) 

– WHAT – o que deve ser feito? >> Etapas / Ações

Descrição do que será feito, o objetivo ou meta a ser alcançada.

Why (Por que?)

– WHY – por que deve ser feito? >> Justificativa / Motivo

Conclusão do motivo pelo qual a iniciativa precisa ser adotada.

Where (Onde?)

– WHERE – onde deve ser feito? >> Local 

Definição do departamento ou lugar onde a ação deve ser realizada.

When (Quando?)

– WHEN – quando deve ser feito? >> Data

Descrição de prazos para colocar o plano de ação em prática.

Who (Quem?)

– WHO – por quem deve ser feito? >> Responsáveis

Definição de um responsável pela realização do objetivo.

How (Como será feito?)

– HOW – como deve ser feito? >> Método

Delimitação de como a ação será desenvolvida para o sucesso do projeto.

How much (Quanto?)

– HOW MUCH – quanto deve custar? >> Custo

Previsão dos recursos financeiros necessários para atingir o objetivo.

5w2h perguntas

Nem sempre será preciso responder a todas as perguntas para criar um bom plano de ação a partir da ferramenta. 

A pergunta “How Much”, por exemplo, algumas vezes pode ser desconsiderada se o valor for muito baixo.

O importante é estar atento à estrutura de implicações, ou seja, as perguntas na verdade são uma maneira de modelar o pensamento, ajudando a estruturar os principais fatores envolvidos em uma tomada de decisão.

Quando usar 5W2H na gestão empresarial?

Como é uma ferramenta de suporte ao planejamento e à tomada de decisão, a 5W2H pode ser usada a todo momento na gestão empresarial. 

E ela já está tão disseminada na administração, que muitas vezes o gestor usa de maneira intuitiva, sem perceber que em seu processo decisório está aplicando um plano 5W2H.

A partir das respostas das questões norteadoras é possível visualizar com clareza a dimensão de uma iniciativa, seu impacto financeiro e de recursos e os benefícios que ela trará ao ser implementada.

Assim, ao definir um novo projeto ou iniciativa, ao fazer o mapeamento de processos, ao definir o planejamento estratégico anual e ao implementar ações de melhoria, usar essa ferramenta de análise ajuda a focar esforços na direção correta, entendendo a real dimensão de cada ação dentro da companhia.

A ferramenta também pode ser utilizada em ações corretivas para tratar desvios na operação, através da criação de checklists de ações inspirados na metodologia 5W2H, que garantem que os aspectos mais importantes do planejamento sejam tratados.

Outros benefícios da aplicação da ferramenta são a maior visibilidade dos prazos e responsabilidades, o que possibilita uma melhor organização e aplicação dos recursos, aumentando a produtividade. 

Ou seja, a utilidade da metodologia é ampla e ela pode ser usada pelas diversas áreas da empresa, independente da função do colaborador. 

Confira abaixo como ela pode ser útil.

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No planejamento estratégico

O 5W2H no planejamento estratégico evidencia o que a empresa precisa fazer para alcançar as metas estipuladas. A partir disso é possível desdobrar o objetivo em metas específicas e criar checklists de atividades alinhados aos objetivos. 

Nas atividades diárias

A metodologia também pode ser usada para organizar e direcionar os processos e ações específicas da empresa de maneira estruturada e alinhada ao objetivo principal da companhia.   

Na implementação de inovações

Atualmente, um olhar no futuro é um diferencial competitivo para as empresas. Mas como implementar inovações sem perder o foco e prejudicar o objetivo principal do negócio? 

Use 5W2H e entenda os benefícios e custos de investir esforços nas novas iniciativas.

Esses são alguns exemplos de aplicação, mas para qualquer atividade que envolva tomada de decisão, 5W2H é muito útil, já que é uma ferramenta objetiva, versátil e que oferece uma visão completa de todas as implicações da decisão a ser tomada.

Qual a origem dessa ferramenta?

Não se sabe quem inventou 5W2H. A metodologia começou a ser utilizada na indústria automobilística no Japão, em iniciativas de qualidade total. Os objetivos principais eram otimizar o tempo de produção, evitar o desperdício e manter a qualidade.

A técnica de gestão se popularizou mundialmente e foi evoluindo com o tempo. Hoje é amplamente usada com o objetivo de promover melhoria contínua nas ações pessoais e de empresas. 

Quais as vantagens de usar a ferramenta 5W2H?

vantagens 5w2h

Um dos principais benefícios de se adotar a metodologia nas atividades da empresa – no planejamento estratégico, na implementação de inovações e nas ações corretivas – é que a ferramenta facilita a compreensão das iniciativas e ajuda a definir a importância de se implementar o acompanhamento, a melhoria ou a inovação.

Mas qual a importância do 5W2H e por que implementá-lo entre tantas outras ferramentas de gestão?

1 – Foco

Com 5W2H, o gestor tem em mãos um painel de bordo que ajuda a focar nas atividades principais, compreendendo a importância e o impacto de cada iniciativa para a operação. É um painel que evidencia todos os aspectos que devem ser considerados para uma gestão com foco no resultado.

2 – Planejamento em relação a prazos

A ferramenta é excelente para orientar o planejamento de prazos das múltiplas iniciativas dentro da empresa. Ela apresenta o propósito de cada iniciativa, as pessoas envolvidas, a complexidade de execução, ou seja, todas as informações necessárias para definir prioridades e acompanhar prazos.  

3 – Organização de recursos

A ferramenta ajuda a entender os custos diretos e indiretos das iniciativas, as implicações das ações nas diversas áreas e departamentos, alinhando todos os esforços para otimizar o resultado.

Ao adotar 5W2H para a tomada de decisão, naturalmente acontece um ganho de produtividade, já que a ferramenta evidencia impactos e sobreposição de esforços, que podem gerar perdas e retrabalho nas equipes.

4 – É universal e acessível

A ferramenta é grátis e é para todos! E, por ser simples e eficiente, passou a ser usada na administração em todo o mundo, independente do mercado ou tamanho do negócio. Basta ter uma ideia na cabeça para aplicar 5W2H.

5 – Economiza tempo

A matriz 5W2H é estruturada sempre em um mesmo padrão. Então, qualquer gestor sabe onde procurar as informações necessárias para a tomada de decisão. E quanto mais o gestor estrutura seu modelo mental a partir de 5W2H, mais simples e intuitivo se torna o processo decisório.

Como fazer 5W2H na prática?

A tabela da metodologia 5W2H pode ser feita em uma planilha ou até mesmo em um editor de texto. 

O principal é que as perguntas norteadoras gerem respostas objetivas e claras, de maneira que o plano de ação possa ser desdobrado em metas e atividades simples de serem executadas e com um propósito claro.

Para começar, observe os 3 passos a seguir:

  • Defina em que a metodologia que será usada – projeto, processo, inovação, plano de ação…
  • Monte a tabela usando um software ou mesmo uma folha de papel com as 7 perguntas.
  • Responda às perguntas de maneira objetiva, clara e concisa. 
  • Importante: ao responder as perguntas, tenha sempre em mente o objetivo estratégico da empresa e o propósito da iniciativa. 

Exemplo 5W2H – Planilha 

exemplo 5w2h

E, apesar da ferramenta 5W2H poder ser aplicada até mesmo em um pedaço de papel, atualmente, o uso de tecnologia de inteligência de negócios simplifica o acompanhamento e torna os benefícios da ferramenta ainda mais robustos.

A partir da criação de planos de ação e checklists norteados pela 5W2H em softwares de tecnologia, as empresas conseguem implementar e acompanhar em tempo real o andamento dos projetos e iniciativas. 

Se, após uma análise de 5W2H, o gestor concluir que precisa suspender a venda de um determinado produto, por exemplo, com o Moki ele pode divulgar ações instantâneas, indicando responsáveis e prazos de implementação dos ajustes e mudanças necessárias na operação.

Ou seja, os planos de ação, norteados pela metodologia 5W2H e fortalecidos por um software de tecnologia de negócio, agilizam os processos e colocam todos os recursos e atividades da empresa orientados para resultados.

Outro benefício da tecnologia é a possibilidade de coletar dados específicos, que podem ser cruzados com outros indicadores, gerando uma valiosa fonte de informação para gestão, o que garante uma melhoria contínua dos processos. 

Assim, a tecnologia de inteligência do Moki pode ser uma excelente aliada para o monitoramento, correção e comunicação, disseminando os benefícios da metodologia 5W2H em uma cultura de melhoria contínua dos processos, nas diversas áreas da sua empresa.

Ilustração de um computador com uma tela cheia de gráficos e uma lupa em sua frente.

Solicite uma demonstração do Moki e veja como otimizar a gestão da sua empresa!

Conclusão

Como podemos ver, a ferramenta 5W2H nas empresas tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações, pois ela evidencia os aspectos cruciais de uma iniciativa ou tomada de decisão. 

É, assim, um modelo mental, que se for adotado na cultura da empresa, com certeza trará mais assertividade e resultado para o negócio.

Além disso, a adoção da metodologia proporciona a disseminação de uma cultura de melhoria contínua nas empresas, simplificando a compreensão das etapas e objetivos dos projetos de maneira sistêmica e estratégica.  

Outro benefício importante de aplicar 5W2H é que a ferramenta ajuda a reduzir custos e gastos desnecessários, otimiza a produtividade e estrutura o negócio e seus esforços de gestão em torno dos aspectos estratégicos para o resultado, especialmente com o suporte de ferramentas de tecnologia de inteligência de negócio como o Moki.

Então, não perca tempo! Comece a aplicar 5W2H em seus processos decisórios, nas novas iniciativas, e, a partir da ferramenta, crie checklists de acompanhamento, envolva os diversos departamentos e alinhe os objetivos da empresa para o sucesso. 

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